Für Musiker:innen

Buchhaltung für Musiker:innen in der Schweiz

Gagen bar und auf Rechnung, Unterricht, SUISA, das neue Instrument und Auftritte im Ausland: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.

Sven FerstlGründer von easyBalance

Aktualisiert: 2. September 20269 Minuten Lesezeit

Musiker spielt bei einem Auftritt auf einer Bühne, im Vordergrund Mikrofonstative und Technik

Du machst Musik. Du stehst auf der Bühne, gibst Unterricht, spielst Sessions, nimmst auf. Deine Energie gehört in die Musik – nicht in einen Belegordner. Trotzdem gehört er dazu, sobald du regelmässig Geld mit Musik verdienst.

Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.

Das Unangenehme an der Musik ist nicht die Menge, sondern die Streuung: fünfzig Franken hier, eine SUISA-Abrechnung da, eine Bargage im Umschlag, ein Instrument für zweitausend. Genau dafür brauchst du ein System, das du auch im Tourbus bedienen kannst.

Bin ich überhaupt selbständig?

Nicht jede:r, der für Musik Geld bekommt, gilt automatisch als selbständig. Ob du es bist, entscheidet nicht du und auch nicht dein Veranstalter, sondern die Ausgleichskasse. Dafür schaut sie auf ein paar einfache Fragen: Trittst du unter eigenem Namen auf? Arbeitest du für mehrere Auftraggeber:innen? Stellst du Rechnungen? Trägst du das Risiko, wenn ein Abend platzt?

Ein einmaliger Auftritt an einem Dorffest ist etwas anderes als Unterricht plus regelmässige Konzerte plus Studiojobs. Wenn du dir unsicher bist: melde dich bei der Ausgleichskasse deines Kantons. Das ist ein Formular und ein Gespräch, kein Verfahren. Und es ist deutlich angenehmer, als die Frage drei Jahre vor sich herzuschieben und dann rückwirkend Beiträge nachzuzahlen.

Ein Hinweis vorweg

Viele Musiker:innen sind gleichzeitig angestellt und selbständig – etwa mit einem Teilpensum an einer Musikschule und daneben eigenen Auftritten. Das ist völlig normal und ändert nichts daran, dass der selbständige Teil eine eigene Aufstellung braucht.

Die Gage: auf Rechnung

Der saubere Fall. Du spielst, du schreibst eine Rechnung, das Geld kommt aufs Konto. Auf die Rechnung gehören dein Name und deine Adresse, der Veranstalter, das Datum des Auftritts, was du gespielt hast, der Betrag und deine Zahlungsangaben.

Was viele vergessen: Reisespesen gehören als eigene Position auf die Rechnung, nicht in die Gage hineingerechnet. Wenn du für 800 Franken spielst und 120 Franken Anfahrt hast, dann steht das auch so da. Sonst sieht dein Umsatz höher aus, als er ist, und du diskutierst beim nächsten Mal über den falschen Betrag.

Bezahlt wird in dieser Branche selten sofort. Erfasst wird die Einnahme in einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung normalerweise dann, wenn das Geld eingeht – spielst du im Dezember und wirst im Januar bezahlt, fällt die Einnahme praktisch ins neue Jahr. Wichtig ist nur, dass du es immer gleich handhabst.

So hilft easyBalance

Rechnung mit Swiss QR-Code aus gespeicherten Kunden und Positionen, mit deinem Logo. Der Status springt von «offen» auf «bezahlt», sobald das Geld da ist – du siehst also jederzeit, welche Gage noch aussteht, ohne eine zweite Liste zu führen.

Die Gage: im Umschlag

Bar bezahlt wird in der Musik häufiger als in fast jeder anderen Branche. Am Ende des Abends drückt dir jemand einen Umschlag in die Hand, du steckst ihn ein, und drei Wochen später weisst du nicht mehr, ob es 400 oder 450 waren.

Eine Bargage ist eine Einnahme wie jede andere. Der Unterschied ist nur: Es gibt keinen Kontoauszug, der sie beweist. Den Beleg musst du selbst erzeugen. Zwei Minuten im Auto, bevor du losfährst, reichen: Betrag, Datum, Veranstalter, Anlass. Fotografiere die Abrechnung des Veranstalters, wenn es eine gibt.

Zahle grössere Bargagen aufs Geschäftskonto ein. Nicht weil du es müsstest, sondern weil eine Einzahlung mit Datum und Betrag der beste Beleg ist, den du dir selbst ausstellen kannst.

Die Gage erfassen, solange du sie noch weisst

Betrag eintippen, Foto der Abrechnung dazu, fertig. Auch vom Handy im Backstage.

Kostenlos testen – ohne Kreditkarte

Unterricht als zweites Standbein

Für viele ist der Unterricht die verlässliche Hälfte des Einkommens – gleichmässig, planbar, monatlich. Buchhalterisch ist er unkompliziert: Honorare sind Einnahmen wie Gagen auch.

Zwei Punkte lohnen einen Blick. Erstens: Wenn du an einer Musikschule angestellt bist, ist das Lohn und gehört nicht in deine selbständige Aufstellung – der taucht in der Steuererklärung an einer anderen Stelle auf. Zweitens: Wenn Schüler:innen ein Semester im Voraus zahlen, hast du das Geld heute und die Leistung erst später. Für die einfache Aufstellung ist das kein Problem, du erfasst es beim Eingang. Fürs eigene Gefühl ist es aber wichtig zu wissen, dass ein Teil dieses Geldes noch «gearbeitet» werden muss.

SUISA, Streaming und Lizenzen

SUISA-Ausschüttungen, Streaming-Erlöse und Lizenzzahlungen sind Einnahmen, wenn sie zu deiner selbständigen Tätigkeit gehören. Sie sind die Posten, die am häufigsten vergessen gehen – weil sie klein sind, unregelmässig kommen und auf Plattformen liegen, in die man selten schaut.

Eine Routine löst das: einmal im Monat, immer am gleichen Tag, die Abrechnungen durchgehen und erfassen. Fünf Minuten. Wer das nicht macht, sucht im Februar drei Abende lang nach Beträgen, die er im Juni schon hatte.

Das neue Instrument

Saiten, Kabel, Reeds, ein neues Mikrofon: Das sind Ausgaben im Jahr des Kaufs, du ziehst sie direkt ab. Bei grösseren Anschaffungen wird es interessant. Ein Instrument für 6'000 Franken ziehst du in der Regel nicht in einem Jahr ab, sondern verteilst den Betrag über mehrere Jahre.

Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben. Wo die Grenze liegt, ab der verteilt wird, handhaben die Kantone unterschiedlich – häufig liegt sie bei etwa CHF 1'000. Bei einem teuren Instrument lohnt sich deshalb eine kurze Nachfrage beim Steueramt deines Kantons, bevor du es in der Steuererklärung einträgst.

Unabhängig davon gilt: Beleg aufheben, Kaufdatum und Betrag festhalten. Auch wenn du erst später entscheidest, wie du es abziehst.

Besitzt du eine eigene Ton- oder Lichtanlage und vermietest sie auch an andere Bands oder Veranstalter, wird aus dem Material ein eigenes Standbein: mit Mietrechnungen, Zumietung und Abschreibungen, die mehr Gewicht haben als beim einzelnen Instrument. Wie du das sauber trennst, steht in Buchhaltung für Veranstaltungstechnik in der Schweiz.

Auftritte im Ausland

Ein Konzert in Deutschland oder Österreich ist musikalisch dasselbe wie eines in Zürich, steuerlich aber nicht. Je nach Land wird von deiner Gage direkt eine Quellensteuer abgezogen; ausserdem stellen sich Fragen zur Mehrwertsteuer und dazu, wo dein Einkommen versteuert wird.

Wenn du zwei- oder dreimal im Jahr im Ausland spielst, ist das kein Drama: Dokumentiere Vertrag, Abrechnung, Zahlungseingang und alle abgezogenen Beträge sauber, und nimm die Unterlagen zur Steuererklärung mit. Wenn Auslandauftritte ein fester Teil deines Jahres sind, ist das der eine Punkt in diesem Text, bei dem sich eine Fachperson wirklich lohnt.

Belege – der lästigste Teil

Proberaummiete, Zugbillett, Hotel nach dem späten Gig, Saiten, Software-Abo, der Anteil an Handy und Internet: Das alles sind Ausgaben, die deinen Gewinn und damit deine Steuern senken. Aber nur, wenn du den Beleg hast.

Bei gemischten Kosten zählt der geschäftliche Anteil. Wenn du dein Handy zur Hälfte privat nutzt, ziehst du die Hälfte ab – nicht alles. Wähle einen Anteil, den du jemandem erklären könntest, und bleib dabei.

Belege musst du 10 Jahre aufbewahren. Digital ist ausdrücklich erlaubt – ein Foto der Quittung genügt, das Papier darf weg.

Das ist die eigentliche Erleichterung: Du brauchst keinen Ordner und keinen Schuhkarton. Du brauchst nur die Angewohnheit, die Quittung zu fotografieren, bevor sie in der Jackentasche zerknittert.

So hilft easyBalance

Beleg fotografieren, und Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch ausgelesen und ins Formular übernommen. Du prüfst kurz und speicherst. Der Beleg bleibt bei der Buchung – auch in zehn Jahren noch.

Mehrwertsteuer – betrifft dich wahrscheinlich nicht

Die Mehrwertsteuer ist das Thema, vor dem am meisten Respekt herrscht und das die wenigsten betrifft. Pflichtig wirst du erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Die allermeisten selbständigen Musiker:innen liegen darunter und müssen sich damit gar nicht befassen.

Zwei Ergänzungen. Zum Einen zählt für die Grenze der Umsatz, nicht der Gewinn – also alles, was hereinkommt, bevor du deine Kosten abziehst. Zum Anderen ist Musikunterricht unter bestimmten Voraussetzungen von der Mehrwertsteuer ausgenommen; wenn Unterricht ein grosser Teil deines Einkommens ist und du in die Nähe der Grenze kommst, lohnt sich eine Abklärung.

AHV: der Posten, der überrascht

Auf deinem Gewinn aus selbständiger Tätigkeit zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Das ist der Punkt, an dem im ersten Jahr am häufigsten eine unangenehme Rechnung kommt – weil die Ausgleichskasse zunächst mit einer Schätzung arbeitet und später ausgleicht.

Nimm dir das nicht als Schreckensmeldung, sondern als Planungshinweis: Leg von jeder Einnahme einen Teil zur Seite, für Steuern und für die AHV. Wer das ab dem ersten Auftritt macht, hat später nie ein Problem.

Das Jahresende

Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für die Steuererklärung und für die AHV.

Wenn du das Jahr über nichts erfasst hast, ist es ein Projekt. Das ist der ganze Unterschied.

Häufige Fragen

Muss ich eine Bargage wirklich erfassen?

Ja. Eine Bargage ist eine Einnahme wie jede andere – nur ohne Kontoauszug, der sie belegt. Schreib dir Betrag, Datum, Veranstalter und Anlass auf, sobald du das Geld bekommen hast, und fotografiere die Abrechnung, wenn es eine gibt. Grössere Beträge zahlst du am besten aufs Geschäftskonto ein.

Brauche ich als Musiker:in eine richtige Buchhaltung?

Meistens nicht. Solange dein Umsatz unter CHF 500'000 im Jahr liegt, genügt eine einfache Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben mit den passenden Belegen. Eine vollständige Buchhaltung mit Bilanz ist erst ab dieser Grenze vorgeschrieben.

Kann ich ein neues Instrument sofort abziehen?

Kleinere Anschaffungen ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Bei teureren verteilst du den Betrag über mehrere Jahre. Die Grenze liegt je nach Kanton bei etwa CHF 1'000 und wird unterschiedlich gehandhabt – bei einem teuren Instrument fragst du am besten kurz beim Steueramt nach.

Muss ich auf meine Gagen Mehrwertsteuer abrechnen?

Erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Die meisten selbständigen Musiker:innen liegen darunter. Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn.

Sind SUISA-Ausschüttungen Einnahmen?

Ja, wenn sie zu deiner selbständigen Tätigkeit gehören. Weil sie unregelmässig und oft in kleinen Beträgen kommen, gehen sie leicht vergessen – eine feste monatliche Routine zum Nachschauen hilft mehr als jeder Vorsatz.

Was ist mit einem Auftritt im Ausland?

Dort können Quellensteuer und Mehrwertsteuerfragen dazukommen, je nach Land unterschiedlich. Bei einzelnen Auftritten reicht es, Vertrag, Abrechnung, Zahlung und abgezogene Beträge sauber zu dokumentieren. Bei regelmässigen Auslandauftritten lohnt sich eine fachliche Abklärung.

Quellen

Sven Ferstl

Gründer von easyBalance