Buchhaltung für Grafikdesigner:innen und Freelancer

Projekte, Teilrechnungen, Software-Abos, Auslandskunden und MWST: Buchhaltung für Designer:innen und Freelancer einfach erklärt.

Du gestaltest Logos, Websites, Kampagnen, Illustrationen, Texte, Social-Media-Inhalte oder digitale Produkte. Als Freelancer:in bist du kreativ tätig – aber gleichzeitig führst du dein eigenes kleines Unternehmen.

Das bedeutet: Du brauchst eine klare Übersicht über Projekte, Rechnungen, Zahlungseingänge, Softwarekosten und deinen Jahresgewinn.

Typische Einnahmen

Freelancer:innen und Designer:innen haben oft Einnahmen aus:

• Projekthonoraren,
• Stundenhonoraren,
• Pauschalangeboten,
• Retainern,
• Wartung oder Betreuung,
• Lizenzgebühren,
• Verkauf digitaler Produkte,
• Workshops oder Beratungen.

Wichtig ist, dass jede Einnahme nachvollziehbar erfasst wird.

Projekte sauber abrechnen

Bei Projektarbeit sind klare Rechnungen besonders wichtig. Eine gute Rechnung beschreibt, wofür bezahlt wird:

• Projektname,
• Leistungszeitraum,
• Leistung oder Meilenstein,
• Betrag,
• Zahlungsfrist,
• Zahlungsinformationen.

Mit easyBalance kannst du Rechnungen mit Swiss QR-Code erstellen. Über den Status „offen“ oder „bezahlt“ behältst du offene Zahlungen jederzeit im Blick.

Wenn du projektbasiert arbeitest, kannst du in easyBalance ein Projekt anlegen und deine Arbeitszeit direkt per Start/Stopp oder manuell erfassen. So siehst du jederzeit, wie viele Stunden bereits in ein Projekt geflossen sind – und ob du im Rahmen deines Angebots liegst. Aus den erfassten Leistungen erstellst du anschliessend mit einem Klick eine Teil- oder Schlussrechnung.

Anzahlungen und Teilrechnungen

Bei grösseren Projekten sind Anzahlungen oder Teilrechnungen sinnvoll. Buchhalterisch erfasst du jede Zahlung nachvollziehbar, sobald sie eingeht.

Beispiel:

• 40 % Anzahlung bei Projektstart,
• 40 % nach Entwurf,
• 20 % nach Abschluss.

Jede Teilzahlung wird einzeln erfasst und mit der passenden Rechnung dokumentiert. In easyBalance kannst du direkt aus einem Projekt eine Teilrechnung erstellen; die App zeigt dir übersichtlich, was bereits verrechnet wurde und was noch offen ist.

Software-Abos und laufende Kosten

Viele Freelancer:innen zahlen monatlich für Tools:

• Adobe Creative Cloud,
• Figma,
• Canva,
• Schriftlizenzen,
• Hosting,
• Cloud-Speicher,
• Projektmanagement,
• Buchungstools,
• Newsletter-Software.

Diese Kosten können geschäftliche Ausgaben sein. Eine eigene Kategorie für Software und Abos hilft dir, deine laufenden Kosten im Blick zu behalten.

In easyBalance kannst du solche Ausgaben kategorisieren und am Jahresende in der Kategorienauswertung sehen, wie viel deine Tools gekostet haben.

Hardware und grössere Anschaffungen

Laptop, Bildschirm, Tablet oder Kamera: Erfasse die Anschaffung in easyBalance und lege den Beleg direkt dazu. So hast du bei grösseren Investitionen alle Angaben an einem Ort. Bei grösseren Beträgen lohnt sich eine kurze Abklärung mit einer Fachperson.

Auslandskunden und MWST

Wenn du für Kund:innen im Ausland arbeitest, können MWST-Fragen entstehen. Je nach Art der Leistung, Kund:in und Ort der Leistung kann die Behandlung anders sein als bei Schweizer Kund:innen.

Auch wenn du unter CHF 100’000 Umsatz liegst, ist es sinnvoll, Auslandumsätze sauber zu kategorisieren. Wenn du dich der Schwelle näherst oder viele Auslandskunden hast, solltest du die MWST-Behandlung prüfen.

Wenn du MWST-pflichtig bist, rechnet easyBalance sowohl mit der Saldosteuersatz-Methode (pauschal) als auch mit der effektiven Methode ab und berechnet den geschuldeten MWST-Betrag automatisch. Sonderfälle solltest du separat klären.

Deine einfache Routine

Eine gute Freelancer-Routine sieht so aus:

• Nach Projektstart: Anzahlung oder erste Rechnung stellen.
• Wöchentlich: Ausgaben und Abos prüfen.
• Nach Zahlungseingang: Rechnung in easyBalance auf „bezahlt“ setzen.
• Monatlich: offene Rechnungen prüfen.
• Jahresende: Einnahmen-Ausgaben-Übersicht, Kategorien und Reingewinn kontrollieren.

Fazit

Als Designer:in oder Freelancer:in brauchst du vor allem klare Rechnungen, eine Übersicht über offene Zahlungen und saubere Kategorien für deine laufenden Kosten. easyBalance unterstützt dich dabei, deine Buchhaltung einfach zu halten – damit du mehr Zeit fürs Gestalten hast.

Quellen

• KMU.admin.ch: Buchführungspflicht
• KMU.admin.ch: Einzelunternehmen
• ESTV: MWST-Steuerpflicht
• ESTV: Schweizer MWST-Sätze
• ESTV: Saldosteuersätze