Einnahmen-Ausgaben-Rechnung einfach erklärt

Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung? Erfahre einfach erklärt, wie du Einnahmen, Ausgaben und Gewinn für deine Schweizer Einzelfirma erfasst.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die einfachste Form der Buchhaltung. Sie beantwortet drei Fragen:

Was hast du eingenommen?
Was hast du ausgegeben?
Was bleibt am Ende übrig?

Wenn du als Einzelfirma oder Freelancer:in in der Schweiz weniger als CHF 500’000 Umsatz erzielst, ist diese einfache Form in vielen Fällen ausreichend. Auch kleine Vereine können mit einer übersichtlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung arbeiten, solange keine strengeren Anforderungen gelten.

Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine geordnete Liste deiner geschäftlichen Geldbewegungen.

Du notierst Einnahmen, sobald Geld in dein Geschäft fliesst. Du notierst Ausgaben, sobald du geschäftlich Geld ausgibst. Am Jahresende ziehst du die Ausgaben von den Einnahmen ab. Das Ergebnis ist dein Reingewinn oder dein Verlust.

Das klingt simpel – und genau das ist der Vorteil. Für viele kleine Selbständige ist nicht eine komplizierte Bilanz entscheidend, sondern eine nachvollziehbare Übersicht.

Was zählt als Einnahme?

Als Einnahme erfasst du alles, was du für deine geschäftliche Tätigkeit erhältst. Dazu gehören zum Beispiel:

• Honorare,
• Gagen,
• Kursgebühren,
• Projektzahlungen,
• Verkäufe von Produkten,
• Lizenzzahlungen,
• Vereinsbeiträge oder Teilnahmegebühren,
• Spenden, falls sie für den Verein oder die Tätigkeit bestimmt sind.

Bei der einfachen Buchhaltung orientierst du dich in der Praxis oft am Zahlungseingang. Wenn du im Dezember eine Rechnung stellst, das Geld aber erst im Januar erhältst, wird die Einnahme häufig im Januar erfasst. Wichtig ist, dass du konsequent und nachvollziehbar arbeitest.

Wenn du MWST-pflichtig bist, können zusätzliche Regeln zur Abrechnungsmethode gelten. Dann solltest du deine MWST-Behandlung bewusst einrichten.

Was zählt als Ausgabe?

Als Ausgabe gilt, was geschäftlich begründet ist. Eine einfache Frage hilft:

Hätte ich diese Ausgabe auch privat gemacht – oder brauche ich sie für meine selbständige Tätigkeit?

Typische geschäftliche Ausgaben sind:

• Material,
• Ausrüstung,
• Software,
• Raummiete,
• Fahrten zu Aufträgen,
• Weiterbildung,
• Werbung,
• Website,
• Versicherungen,
• Bankgebühren.

Bei gemischt genutzten Dingen – zum Beispiel Handy, Internet, Auto oder Arbeitszimmer – darfst du nur den geschäftlichen Anteil berücksichtigen. Dieser Anteil sollte realistisch und erklärbar sein.

Was ist mit fehlenden Belegen?

Grundsätzlich gilt: Je besser der Nachweis, desto besser die Buchhaltung. Eine Ausgabe ohne Beleg ist schwer zu erklären.

Wenn ausnahmsweise ein Beleg fehlt, kannst du in einfachen Fällen einen Eigenbeleg erstellen. Darin notierst du Datum, Betrag, Zweck, Zahlungsempfänger:in und weshalb kein Originalbeleg vorhanden ist. Das sollte aber die Ausnahme bleiben, nicht die Regel.

easyBalance hilft dir, Belege direkt bei der Buchung abzulegen. So entsteht deine Dokumentation laufend und nicht erst kurz vor der Steuererklärung.

Beispiel einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Ein Monat könnte so aussehen:

Der Überschuss ist nicht automatisch dein „frei verfügbares Geld“. Davon können später Steuern, AHV-Beiträge oder Rücklagen abgehen.

Kategorien: Ordnung ohne Überforderung

Kategorien helfen dir, deine Ausgaben zu verstehen. Du siehst nicht nur, wie viel du ausgegeben hast, sondern wofür.

Starte einfach. Zu viele Kategorien machen die Buchhaltung unnötig kompliziert. Für viele reichen zum Beispiel:

• Einnahmen aus Aufträgen,
• Kurse / Workshops,
• Material,
• Software,
• Raum / Miete,
• Reise / Transport,
• Werbung,
• Weiterbildung,
• Versicherungen,
• Gebühren.

In easyBalance kannst du Buchungen Kategorien zuordnen. Die Kategorienauswertung zeigt dir am Jahresende, wohin dein Geld geflossen ist.

Der Jahresabschluss in drei Schritten

1. Einnahmen und Ausgaben prüfen
Stimmen alle Buchungen? Fehlen Belege? Sind private Ausgaben ausgeschlossen?

2. Reingewinn berechnen
Einnahmen minus Ausgaben ergibt deinen Reingewinn oder Verlust.

3. Auswertung für die Steuererklärung nutzen
easyBalance zeigt dir die Einnahmen-Ausgaben-Übersicht, die Kategorienauswertung und den Reingewinn des Jahres. Diese Werte kannst du als Grundlage für deine Steuerunterlagen verwenden.

Fazit

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist keine Hexerei. Sie ist eine saubere Liste deiner Einnahmen und Ausgaben. Wenn du sie regelmässig führst, hast du jederzeit den Überblick – und der Jahresabschluss wird viel entspannter.

Quellen

• KMU.admin.ch: Buchhaltungspflicht für Einzelunternehmen und Personengesellschaften
• KMU.admin.ch: Einzelunternehmen
• ESTV: MWST-Steuerpflicht