Rechnung schreiben in der Schweiz
Was auf jede Rechnung gehört, wie der Swiss QR-Code funktioniert, welche Zahlungsfrist sinnvoll ist und was zu tun ist, wenn nicht bezahlt wird.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Eine Rechnung ist das Dokument, mit dem du dein Geld holst. Sie entscheidet darüber, wie schnell bezahlt wird, wie professionell du wirkst – und ob es später eine Diskussion gibt. Trotzdem wird sie oft in fünf Minuten aus einer Word-Vorlage zusammengeschoben.
Das Wichtigste vorweg: In der Schweiz gibt es für nicht mehrwertsteuerpflichtige Selbständige keine gesetzliche Formvorschrift für Rechnungen. Es gibt aber Angaben, ohne die deine Rechnung nicht bezahlt wird oder du im Streitfall schlecht dastehst. Genau die gehen wir durch.
Und dazu: der Swiss QR-Code, Zahlungsfristen, Teilrechnungen und was zu tun ist, wenn nicht bezahlt wird.
Was auf jede Rechnung gehört
- Deine vollständige Adresse und dein Firmenname, so wie du auftrittst.
- Adresse der Kundin – bei Firmen mit Abteilung oder Ansprechperson.
- Rechnungsdatum.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer. Ohne Lücken und ohne Doppel – das ist der Punkt, an dem eine Prüfung ansetzt.
- Beschreibung der Leistung, so konkret, dass sie in einem Jahr noch jemand versteht, der nicht dabei war.
- Leistungsdatum oder -zeitraum.
- Der Betrag, sinnvoll in Positionen aufgeteilt.
- Zahlungsfrist und Zahlungsangaben.
Bist du mehrwertsteuerpflichtig, kommen zwingend dazu: deine MWST-Nummer, der Steuersatz und der Steuerbetrag oder der Hinweis, dass die Steuer im Preis enthalten ist. Bist du es nicht, weist du keine Mehrwertsteuer aus – und darfst es auch nicht.
Der häufigste Fehler in der Praxis ist keiner dieser Punkte, sondern eine zu vage Leistungsbeschreibung. «Beratung» ist keine. «Konzept Website, 12 Std. à CHF 130, Zeitraum Mai» ist eine – und sie beantwortet die Rückfrage, bevor sie gestellt wird.
Der Swiss QR-Code
Die QR-Rechnung ist in der Schweiz der Standard. Im Code stecken deine IBAN, der Betrag, die Währung, deine Adresse, die Adresse der zahlenden Person und – falls verwendet – eine Referenznummer.
Der Nutzen ist unmittelbar: Deine Kundschaft scannt den Code im E-Banking, es wird nichts abgetippt, es entstehen keine Zahlendreher, und du wirst schneller bezahlt. Für Firmenkunden ist eine Rechnung ohne QR-Code inzwischen ein Ärgernis.
Zwei Varianten sind gebräuchlich: mit QR-Referenz, die eine automatische Zuordnung der Zahlung erlaubt, oder ohne Referenz mit Mitteilungsfeld. Für die meisten Selbständigen genügt die zweite.
Der Swiss QR-Code sitzt automatisch und korrekt auf jeder Rechnung – du musst dich um nichts kümmern. Du wählst die Kundin aus den gespeicherten Kontakten, erfasst die Positionen und lädst das PDF herunter oder verschickst es direkt per E-Mail, mit deinem Logo.
Rechnungen mit QR-Code in zwei Minuten
Kunde wählen, Positionen erfassen, fertiges PDF mit deinem Logo herunterladen oder direkt versenden.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteRechnungsnummern, die funktionieren
Eine gute Nummerierung ist fortlaufend, eindeutig und erkennbar. Bewährt hat sich das Muster Jahr–laufende Nummer, also 2026-001, 2026-002 und so weiter.
Zwei Regeln: Keine Lücken – wenn du eine Rechnung stornierst, wird die Nummer nicht wiederverwendet, sondern die Stornierung dokumentiert. Und keine Doppel, auch nicht über Jahre hinweg.
Der Grund ist nicht Formalismus: Eine lückenlose Nummernfolge ist der einfachste Nachweis dafür, dass du keine Einnahmen weggelassen hast.
Zahlungsfristen und Skonto
Üblich sind 30 Tage. Kürzere Fristen – 10 oder 14 Tage – sind zulässig, wenn du sie vereinbarst; bei Firmenkunden ändern sie in der Praxis oft wenig, weil dort in Zahlungsläufen gearbeitet wird.
Schreib die Frist als Datum hin, nicht nur als Anzahl Tage: «Zahlbar bis 30. September 2026» wird häufiger eingehalten als «zahlbar innert 30 Tagen».
Skonto – ein Abzug bei schneller Zahlung – ist in manchen Branchen üblich. Rechne aber nach: 2 % Skonto bei Zahlung innert 10 statt 30 Tagen entspricht aufs Jahr gerechnet einem sehr hohen Zins. Bei knapper Liquidität kann sich das trotzdem lohnen; als Gewohnheit ist es teuer.
Für die Buchhaltung gilt: In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst du, was eingeht. Wird mit Skonto bezahlt, ist deine Einnahme der tatsächlich überwiesene Betrag.
Anzahlungen und Teilrechnungen
Bei grösseren Aufträgen gehört die Aufteilung zum Handwerk: ein Teil bei Auftragserteilung, ein Teil bei einem definierten Zwischenstand, der Rest nach Abnahme.
Das schützt dich vor Projekten, die in der Mitte einschlafen, und verteilt deinen Cashflow. Buchhalterisch ist jede Teilzahlung eine ganz normale Einnahme, sobald sie eingeht; in der Schlussrechnung ziehst du die bereits bezahlten Positionen ab, damit nachvollziehbar bleibt, was der Auftrag insgesamt gekostet hat.
Wichtig ist, dass die Zahlungspunkte im Angebot stehen – nicht erst auf der ersten Teilrechnung.
Wenn nicht bezahlt wird
Nicht bezahlte Rechnungen sind der häufigste Grund, warum Selbständigen das Geld ausgeht, obwohl das Jahr gut lief. Der Ablauf, der sich bewährt hat:
- Nach 7–10 Tagen Überfälligkeit: freundlich nachfragen. Meist ist die Rechnung schlicht untergegangen. Ein kurzes Mail mit angehängter Rechnung löst die Mehrheit der Fälle.
- Erste Mahnung. Sachlich, mit neuer Frist und der Rechnung im Anhang.
- Zweite Mahnung mit klarer letzter Frist und dem Hinweis auf die weiteren Schritte.
- Betreibung. Beim Betreibungsamt am Wohnsitz beziehungsweise Sitz der schuldnerischen Partei. Das kostet einen Vorschuss und ist kein Drama – für viele Firmen ist es der Moment, in dem gezahlt wird.
Zum Verzugszins: Ohne abweichende Vereinbarung beträgt er nach Obligationenrecht 5 % pro Jahr, sobald Verzug eingetreten ist. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie vereinbart wurden – etwa in deinen Geschäftsbedingungen oder auf der Rechnung.
Und für die Buchhaltung: Eine unbezahlte Rechnung ist in der einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung keine Einnahme – und sie wird auch nicht abgezogen. Du hast ja nichts erhalten. Einen Abzug für entgangenen Umsatz gibt es nicht.
Eine Rechnung korrigieren
Ist eine Rechnung falsch, wird sie nicht gelöscht und nicht überschrieben. Du stornierst sie – mit einer Gutschrift oder einer klar bezeichneten Stornorechnung – und stellst eine neue mit neuer Nummer aus.
Beide Dokumente bleiben in deinen Unterlagen. Das ist der ganze Unterschied zwischen einer nachvollziehbaren und einer angreifbaren Buchhaltung.
Rechnungen ins Ausland
Für Geschäftskunden im Ausland gilt: Dienstleistungen gelten mehrwertsteuerlich in der Regel als am Ort des Empfängers erbracht. Du stellst ohne Schweizer Mehrwertsteuer Rechnung, dein Kunde versteuert die Leistung in seinem Land selbst – in der EU heisst das Verfahren Reverse Charge.
Auf die Rechnung gehören dann ein entsprechender Hinweis und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden. Rechnest du in Fremdwährung ab, erfasst du die Einnahme in Franken zum Kurs am Tag des Zahlungseingangs; die Gebühren von Bank oder Zahlungsdienst sind eine Ausgabe.
Und nicht vergessen: Auslandumsätze zählen für deine eigene MWST-Grenze mit. Mehr dazu unter MWST anmelden in der Schweiz.
Aufbewahren
Deine gestellten Rechnungen gehören zu den Geschäftsunterlagen und sind zehn Jahre aufzubewahren – digital erlaubt. Zusammen mit dem Zahlungsnachweis sind sie der Beleg für deine Einnahme. Mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Deine vollständige Adresse, die Adresse der Kundin, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine konkrete Leistungsbeschreibung, das Leistungsdatum, der Betrag, die Zahlungsfrist und deine Zahlungsangaben. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, kommen MWST-Nummer, Satz und Steuerbetrag dazu.
Darf ich MWST ausweisen, wenn ich nicht pflichtig bin?
Nein. Solange du nicht mehrwertsteuerpflichtig bist, weist du keine Mehrwertsteuer aus.
Wie vergebe ich Rechnungsnummern?
Fortlaufend, eindeutig und ohne Lücken – bewährt hat sich das Muster Jahr-laufende Nummer, etwa 2026-001. Stornierte Nummern werden nicht wiederverwendet. Eine lückenlose Folge ist der einfachste Nachweis dafür, dass keine Einnahme fehlt.
Welche Zahlungsfrist ist üblich?
30 Tage. Kürzere Fristen sind zulässig, wenn du sie vereinbarst. Schreib die Frist als Datum hin, nicht als Anzahl Tage – das wird häufiger eingehalten.
Wie viel Verzugszins darf ich verlangen?
Ohne abweichende Vereinbarung 5 % pro Jahr nach Obligationenrecht, sobald Verzug eingetreten ist. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie vereinbart wurden.
Kann ich eine unbezahlte Rechnung abziehen?
Nein. In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst du, was eingeht. Eine unbezahlte Rechnung ist keine Einnahme und wird auch nicht abgezogen – einen Abzug für entgangenen Umsatz gibt es nicht.
Wie korrigiere ich eine falsche Rechnung?
Nicht löschen und nicht überschreiben. Du stornierst sie mit einer Gutschrift oder einer klar bezeichneten Stornorechnung und stellst eine neue mit neuer Nummer aus. Beide Dokumente bleiben in deinen Unterlagen.
Fazit
Eine gute Rechnung ist vollständig, konkret beschrieben, fortlaufend nummeriert und trägt einen QR-Code. Setz eine Zahlungsfrist als Datum, fass nach 7 bis 10 Tagen freundlich nach und halte offene Posten im Blick. Der Rest – Mahnung, Verzugszins, Betreibung – ist selten nötig, wenn die ersten beiden Schritte sitzen.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance