Buchhaltung für IT-Freelancer in der Schweiz
Stundensatz und Rahmenvertrag, Scheinselbständigkeit, Kunden im EU-Ausland, Hardware und die Mehrwertsteuer, die früher kommt als gedacht: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du schreibst Code, baust Infrastruktur auf oder berätst Teams. Dass du dafür eine Einzelfirma führst, war eine Nebenentscheidung – die Buchhaltung ist nicht der Grund, warum du dich selbständig gemacht hast. Trotzdem gehört sie dazu, sobald regelmässig Geld für deine Arbeit fliesst.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
Für IT-Freelancer ist die Buchhaltung selbst meist unspektakulär: wenige, dafür grosse Rechnungen. Die Fallstricke liegen woanders – bei der Scheinselbständigkeit, bei Kunden im EU-Ausland und bei der Frage, wie du teure Hardware behandelst. Genau die gehen wir durch.
Der Fallstrick Nummer eins: Scheinselbständigkeit
Kein anderes Thema kostet IT-Freelancer in der Schweiz so viel Geld wie dieses – und es hat mit deiner Buchhaltung direkt nichts zu tun.
Ob du selbständig bist, entscheidet die Ausgleichskasse. Sie schaut auf ein paar Punkte: Arbeitest du für mehrere Auftraggeber:innen? Trittst du unter eigenem Namen auf? Trägst du das unternehmerische Risiko? Bestimmst du selbst, wie und wann du arbeitest? Nutzt du eigene Arbeitsmittel?
Der typische kritische Fall in der IT: ein einziger Kunde, ein Jahresvertrag, fünf Tage pro Woche vor Ort, Laptop und Zugänge vom Kunden, im Team wie alle anderen. Das sieht aus Sicht der Kasse nach einem Anstellungsverhältnis aus, egal was im Vertrag steht.
Wenn eine Ausgleichskasse dich nachträglich als unselbständig einstuft, muss in der Regel der Auftraggeber die Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen – rückwirkend, mitsamt seinem Arbeitgeberanteil. Genau deshalb verlangen viele Schweizer Firmen von Freelancern die Bestätigung der Ausgleichskasse, bevor sie überhaupt einen Vertrag unterschreiben.
Praktisch heisst das: Melde dich früh bei der Ausgleichskasse deines Kantons als selbständigerwerbend an, und achte darauf, mehr als einen Kunden zu haben. Ein zweiter Kunde ist nicht nur betriebswirtschaftlich gesund, er ist das stärkste Argument für deinen Status.
Läuft dein Mandat über einen Personalvermittler, der dich anstellt und weiterverleiht, bist du für diesen Teil angestellt. Der Lohn erscheint auf einem Lohnausweis und gehört nicht in deine selbständige Aufstellung. Er taucht an einer anderen Stelle der Steuererklärung auf. Wer beides mischt, zahlt am Ende doppelt oder erklärt der Steuerbehörde ein Jahr lang, was passiert ist.
Stundensatz, Rahmenvertrag, Abrechnung
Die meisten IT-Mandate laufen über Zeit und Material: ein Rahmenvertrag, ein vereinbarter Stundensatz, monatliche Abrechnung nach geleisteten Stunden. Das ist buchhalterisch die angenehmste aller Welten.
Trotzdem lohnt sich Sorgfalt bei zwei Dingen. Erstens: Halte die Stunden fest, während du sie leistest, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis. Zweitens: Beschreibe sie so, dass sie auch drei Monate später jemand versteht, der nicht im Projekt war – das ist die Person, die deine Rechnung freigibt.
Bei Festpreisprojekten kommt eine dritte Sache dazu: Vereinbare Teilzahlungen. Ein Drittel bei Auftragserteilung, ein Drittel bei einem definierten Zwischenstand, der Rest bei Abnahme. Das schützt dich nicht nur vor Zahlungsausfällen, es verteilt auch deinen Cashflow über das Projekt.
Du führst ein Mandat als Projekt und lässt die Zeit per Start/Stopp mitlaufen – oder trägst sie abends nach. Aus den erfassten Stunden erstellst du direkt die Rechnung, mit den Positionen, die du erfasst hast. Du tippst nichts zweimal ab.
Die Rechnung stellen
Deine Rechnung braucht deine vollständige Adresse, die Adresse des Kunden, das Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine verständliche Leistungsbeschreibung und den Betrag. In der Schweiz kommt der QR-Code dazu: Kontonummer, Betrag und Referenz stecken darin, dein Kunde scannt ihn im E-Banking und tippt nichts ab.
Bei Firmenkunden entscheidet oft ein Detail über die Zahlungsfrist: die Bestellnummer beziehungsweise die Referenz aus dem Beschaffungssystem. Fehlt sie, landet die Rechnung in einer Warteschlange, und du fragst in sechs Wochen nach.
Der QR-Code sitzt automatisch und korrekt auf jeder Rechnung. Jede Rechnung trägt einen Status: offen, bezahlt oder überfällig. Bei grossen Beträgen und langen Zahlungsfristen ist das der Unterschied zwischen «ich glaube, das ist bezahlt» und «ich weiss es».
Stunden erfassen, Rechnung daraus erzeugen
Projekt anlegen, Zeit mitlaufen lassen, am Monatsende ein fertiges PDF mit deinem Logo und QR-Code.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteKunden im EU-Ausland
Ein Kunde in Deutschland, ein Startup in Estland, eine Agentur in Österreich – in der IT ist das der Normalfall, und es ist einfacher, als viele befürchten.
Dienstleistungen an Geschäftskunden im Ausland gelten mehrwertsteuerlich in der Regel als am Ort des Empfängers erbracht. Das heisst: Du stellst deine Rechnung ohne Schweizer Mehrwertsteuer, und dein Kunde versteuert die Leistung in seinem Land selbst. In der EU heisst dieses Verfahren Reverse Charge; ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung ist üblich, ebenso die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden.
Zwei Punkte, die dabei gerne untergehen. Erstens zählen solche Auslandumsätze trotzdem für die Frage, ob du in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig wirst – die Umsatzgrenze bemisst sich am weltweiten Umsatz. Zweitens: Rechnest du in Euro ab, ist die Einnahme in Franken zu erfassen. Nimm den Kurs am Tag des Zahlungseingangs, halte ihn fest und bleib bei dieser Methode.
Bei Auslandkunden: Vertrag beziehungsweise Auftragsbestätigung, deine Rechnung, den Zahlungseingang mit Kurs und – falls vorhanden – die USt-IdNr. deines Kunden. Das ist die Dokumentation, nach der im Zweifel gefragt wird, und sie ist in zwei Minuten abgelegt.
Ausgaben und Belege
In der IT ist der grösste Kostenblock unsichtbar: er besteht aus Abos. Diese Posten sind geschäftlich und gehen trotzdem oft vergessen:
- Cloud- und Hosting-Kosten. AWS, Azure, Hetzner, Vercel – monatlich abgebucht, oft in Fremdwährung, selten angeschaut.
- Software-Lizenzen und Entwickler-Abos. IDE, Design-Tools, CI-Minuten, Monitoring, KI-Assistenten.
- Domains, Zertifikate, Passwortmanager, Backup.
- Weiterbildung. Kurse, Zertifizierungen, Konferenztickets, Fachbücher.
- Ein Teil von Handy und Internet, sowie ein Anteil an einem überwiegend geschäftlich genutzten Arbeitszimmer.
- Berufshaftpflicht. Bei Beratungsmandaten zunehmend vertraglich verlangt.
- Fahrten und Auswärtstermine, wenn du beim Kunden vor Ort bist.
- Fremdleistungen. Was du an andere Freelancer weitergibst, ist deine Ausgabe – und deren Rechnung dein Beleg.
Bei allem, was du auch privat nutzt, gehört nur der geschäftliche Anteil in die Buchhaltung. Eine nachvollziehbare Schätzung, bei der du bleibst, ist besser als eine genaue Zahl, die du jedes Jahr neu erfindest.
Du fotografierst die Quittung oder hängst das PDF der Rechnung an – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Bei Abos, die jeden Monat gleich kommen, ist das eine Sache von Sekunden.
Hardware: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du eine Tastatur für CHF 120, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du einen Laptop für CHF 3'500 samt zwei Bildschirmen, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Geräte, Mobiliar, Fahrzeuge, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Für die IT ist das eine gute Nachricht, denn Hardware verliert schnell an Wert. Weil die Kantone es unterschiedlich handhaben, ist der sinnvolle Schritt vor einer teuren Anschaffung ein Anruf beim Steueramt deines Kantons. Und unabhängig davon gilt: Erfasse jede Anschaffung mit Datum, Betrag und Beleg, auch wenn du gerade nicht weisst, wie sie behandelt wird.
Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Bei IT-Freelancern ist diese Grenze – anders als in vielen anderen Branchen – schnell erreicht: Bei einem Tagessatz von CHF 1'000 sind es hundert Arbeitstage.
Massgebend ist der weltweite Umsatz, nicht der Gewinn, und Auslandumsätze zählen mit, auch wenn sie in der Schweiz nicht steuerbar sind. Für Leistungen an Schweizer Kunden gilt der Normalsatz von 8,1 %.
Wenn du absehbar über die Grenze kommst, plane die Anmeldung, statt dich überraschen zu lassen. Für Geschäftskunden ist die MWST ein durchlaufender Posten – sie ziehen sie als Vorsteuer ab. Für dich bedeutet sie vor allem eine zusätzliche Abrechnung, dafür bekommst du die Mehrwertsteuer auf deinen eigenen Einkäufen zurück, Hardware und Cloud-Rechnungen inklusive.
Wenn du MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt, effektiv oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
AHV und Rückstellungen
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet im ersten Jahr mit einer Schätzung und gleicht später aus – deshalb kommt die unangenehme Rechnung typischerweise im zweiten Jahr.
Gerade bei IT-Sätzen lohnt sich Disziplin: Von jeder Zahlung geht ein fester Anteil auf ein zweites Konto, für Steuern und AHV. Wer das ab dem ersten Mandat macht, hat später nie ein Problem. Und wenn du über die Säule 3a hinaus vorsorgen willst, ist die Anbindung an eine Vorsorgeeinrichtung für Selbständige der Punkt, den du im zweiten Jahr anschauen solltest – nicht im fünften.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Täglich, nebenbei: Stunden erfassen, während du sie leistest.
- Einmal im Monat: Rechnungen stellen, Kontoauszug durchgehen, die Abo-Belege des Monats ablegen.
- Einmal im Quartal: Offene Rechnungen prüfen und schauen, ob genug für Steuern und AHV zurückgelegt ist.
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Ab wann bin ich als IT-Freelancer scheinselbständig?
Kritisch wird es, wenn du praktisch nur für einen Auftraggeber arbeitest, dort fest eingebunden bist und dessen Arbeitsmittel nutzt. Entschieden wird das von der Ausgleichskasse. Wird sie nachträglich anders eingestuft, muss meist der Auftraggeber Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen – deshalb verlangen viele Firmen die Bestätigung der Ausgleichskasse vorab.
Muss ich einem Kunden in Deutschland Schweizer MWST verrechnen?
In der Regel nicht. Dienstleistungen an Geschäftskunden im Ausland gelten mehrwertsteuerlich als am Ort des Empfängers erbracht – du stellst ohne Schweizer MWST Rechnung, dein Kunde versteuert die Leistung selbst (Reverse Charge). Der Umsatz zählt aber für deine eigene Umsatzgrenze mit.
Wie erfasse ich eine Rechnung in Euro?
Die Einnahme wird in Franken erfasst. Nimm den Kurs am Tag des Zahlungseingangs, halte ihn beim Beleg fest und bleib bei dieser Methode. Wichtig ist die Einheitlichkeit, nicht die letzte Kommastelle.
Kann ich meinen Laptop sofort abziehen?
Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Darüber gilt der Grundsatz, den Betrag über mehrere Jahre zu verteilen – viele Kantone erlauben aber eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen, also den vollen Abzug im Kaufjahr. Bedingung ist meist, dass dadurch kein Verlust entsteht. Weil das kantonal geregelt ist, fragst du am besten kurz beim Steueramt nach.
Gehört ein Mandat über einen Payroller in meine Buchhaltung?
Nein. Wenn dich ein Personalvermittler anstellt und weiterverleiht, bist du für diesen Teil angestellt. Der Lohn erscheint auf einem Lohnausweis und gehört nicht in deine selbständige Aufstellung, sondern an eine andere Stelle der Steuererklärung.
Ab wann muss ich als IT-Freelancer MWST abrechnen?
Ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr, weltweit gerechnet. Bei üblichen IT-Tagessätzen ist diese Grenze schnell erreicht. Für Schweizer Kunden gilt dann der Normalsatz von 8,1 %; im Gegenzug bekommst du die Vorsteuer auf Hardware und Cloud-Rechnungen zurück.
Sind Cloud- und Software-Abos abziehbar?
Ja, vollständig, soweit sie geschäftlich genutzt werden – Hosting, Lizenzen, CI-Minuten, Monitoring, Domains. Es ist in der IT der grösste und zugleich unauffälligste Kostenblock, weil er monatlich automatisch abgebucht wird.
Fazit
Buchhaltung als IT-Freelancer besteht im Kern aus vier Dingen: den eigenen Status als selbständig absichern, Stunden sauber erfassen und verrechnen, die vielen kleinen Abos nicht vergessen und rechtzeitig für Steuern und AHV zurücklegen. Die Mehrwertsteuer kommt in dieser Branche früher als in anderen – wer sie kommen sieht, hat kein Problem damit.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance