Buchhaltung für Coaches und Berater:innen in der Schweiz
Honorare und Pakete, die Anerkennung als selbständig, Weiterbildung, Praxisraum und die Frage nach der Heilbehandlung: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du arbeitest mit Menschen. Ein Gespräch, eine Frage zur richtigen Zeit, ein Prozess über mehrere Monate – das ist deine Arbeit. Ein Belegordner gehört nicht dazu, und trotzdem kommt er dazu, sobald du regelmässig Geld mit Coaching oder Beratung verdienst.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
Das Anspruchsvolle am Coaching ist buchhalterisch nicht die Menge der Buchungen. Es sind zwei andere Dinge: die Frage, ob dich die Ausgleichskasse überhaupt als selbständig anerkennt, und die Frage, was mit Paketen passiert, die heute bezahlt und über ein halbes Jahr geliefert werden. Beides gehen wir hier durch.
Bist du wirklich selbständig?
Diese Frage steht bei Coaches und Berater:innen weiter vorne als in fast jeder anderen Branche – und sie entscheidet nicht nur über die Buchhaltung, sondern über deine Sozialversicherungen.
Ob du selbständig bist, entscheidest weder du noch dein Auftraggeber, sondern die Ausgleichskasse deines Kantons. Sie schaut auf ein paar einfache Punkte: Arbeitest du für mehrere Auftraggeber:innen? Trittst du unter eigenem Namen auf? Stellst du Rechnungen? Trägst du das unternehmerische Risiko – also auch den Verlust, wenn ein Mandat platzt? Bestimmst du selbst, wann und wie du arbeitest?
Der kritische Fall ist der, in dem du praktisch nur für ein Unternehmen arbeitest, dort feste Tage präsent bist und dessen Infrastruktur nutzt. Dann kann die Kasse zum Schluss kommen, dass du faktisch angestellt bist. Die Folge trifft in der Regel den Auftraggeber, der Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen muss – und die Zusammenarbeit ist damit meist beendet.
Melde dich bei der Ausgleichskasse deines Kantons als selbständigerwerbend an, bevor du die ersten grösseren Rechnungen stellst. Das ist ein Formular und ein Entscheid, kein Verfahren. Mit der Anerkennung in der Hand bist du auf der sicheren Seite – ohne sie schwebt die Frage über jedem Jahr.
Stundenhonorar oder Paket?
Beides ist üblich, und beide Modelle verhalten sich in der Buchhaltung unterschiedlich.
Beim Stundenhonorar ist es einfach: Du erfasst die Sitzungen, stellst am Monatsende Rechnung, das Geld kommt. Einnahme bei Zahlungseingang, fertig.
Beim Paket – zehn Sitzungen, ein halbes Jahr Begleitung, ein Führungskräfte-Programm – bekommst du das Geld oft vorne und lieferst hinten. In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst du die Einnahme, wenn sie eingeht. Buchhalterisch ist das korrekt und unkompliziert.
Nur fürs eigene Gefühl ist wichtig zu wissen: Ein Teil dieses Geldes ist noch nicht verdient. Wer im Januar drei Jahrespakete verkauft und das Konto für den Gewinn hält, plant sich in eine unangenehme Lage. Leg dir daneben eine simple Liste an, welche Pakete noch offen sind – nicht für die Steuer, sondern für dich.
Angebote erstellst du mit deinem Logo aus gespeicherten Kunden und Leistungen; sagt jemand zu, wird daraus per Klick eine Rechnung oder ein Projekt. Läuft ein Mandat über Monate, führst du es als Projekt und erfasst die Zeit per Start/Stopp – du siehst dann schwarz auf weiss, was dein Paketpreis pro Stunde wirklich ergibt.
Die Rechnung stellen
Damit deine Rechnung sauber ist, braucht sie deine vollständige Adresse, die Adresse der Kundin, das Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine verständliche Beschreibung deiner Leistung und den Betrag.
Dazu kommt in der Schweiz der QR-Code. Darin stecken Kontonummer, Betrag und Referenz. Deine Kundschaft scannt ihn im E-Banking und muss nichts abtippen – das verhindert Fehler und bringt dir dein Geld schneller.
Ein Punkt, der im Coaching regelmässig für Ärger sorgt: Halte auf der Rechnung fest, was enthalten ist. «Coaching-Prozess, 5 Sitzungen à 90 Minuten, inkl. Vor- und Nachbereitung» ist eine andere Ausgangslage für ein Gespräch als «Coaching-Pauschale». Bei Firmenkunden lohnt sich zusätzlich eine Zeile mit Bestellnummer oder Kostenstelle – sonst wandert deine Rechnung in der Buchhaltung deines Kunden von Tisch zu Tisch.
Um den QR-Code musst du dich nicht kümmern – er sitzt automatisch und korrekt auf jeder Rechnung. Jede Rechnung trägt einen Status: offen, bezahlt oder überfällig. Du siehst also jederzeit, wo du nachfassen solltest, ohne eine zweite Liste zu führen.
Rechnungen schreiben, ohne Word-Vorlage
Kunde wählen, Positionen erfassen, fertiges PDF mit deinem Logo und QR-Code herunterladen oder direkt versenden.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteAusgaben und Belege
Coaching gilt als Geschäft ohne Kosten. Das stimmt nicht – die Kosten sind nur unauffälliger als eine Maschine in der Werkstatt. Diese Posten gehen am häufigsten vergessen, obwohl sie geschäftlich sind:
- Weiterbildung, Ausbildung und Supervision. In vielen Beratungsberufen der grösste Ausgabenblock überhaupt – und abziehbar, solange es um deine ausgeübte Tätigkeit geht.
- Verbandsbeiträge und Zertifizierungen. Mitgliedschaft im Berufsverband, Rezertifizierung, Ethikkodex-Gebühren.
- Raummiete. Ob eigener Praxisraum, stundenweise gemietet oder ein Platz in einer Bürogemeinschaft.
- Ein Teil von Handy und Internet. Du telefonierst und arbeitest online mit Klient:innen – dieser Anteil ist geschäftlich.
- Website, Newsletter-Tool, Terminbuchung, Videokonferenz. Monatlich klein, übers Jahr erstaunlich viel.
- Fachliteratur, Testverfahren und Lizenzen für Diagnostik-Instrumente.
- Berufshaftpflicht. Die geschäftliche ja, die private Haftpflicht nein.
- Fahrten zu Klient:innen und Auswärtstermine, inklusive Parkgebühren und Bahnbilletten.
Bei allem, was du auch privat nutzt – Auto, Laptop, Handy, Arbeitszimmer –, gehört nur der geschäftliche Anteil in die Buchhaltung. Eine nachvollziehbare Schätzung, bei der du bleibst, ist besser als eine genaue Zahl, die du jedes Jahr neu erfindest.
Du fotografierst die Quittung mit dem Handy oder hängst ein PDF an – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Du schaust kurz drüber und speicherst. Der Beleg bleibt bei der Buchung, auch in zehn Jahren noch.
Das Arbeitszimmer zu Hause
Viele Coaches arbeiten aus den eigenen vier Wänden – teils online, teils mit Klient:innen im Haus. Ein Anteil der Wohnkosten kann dann eine Geschäftsausgabe sein.
Die Kantone handhaben das unterschiedlich, aber die Logik ist überall ähnlich: Es geht um einen Raum oder Raumanteil, den du überwiegend geschäftlich nutzt, und der Abzug bemisst sich nach dessen Anteil an der Gesamtfläche. Ein Laptop am Küchentisch reicht dafür in der Regel nicht.
Rechne den Anteil einmal sauber aus, halte fest, wie du darauf gekommen bist, und bleib dabei. Wenn das Arbeitszimmer bei dir ein grosser Posten ist, ist es einer der wenigen Punkte, bei denen sich eine kurze Rückfrage beim Steueramt deines Kantons wirklich lohnt.
Grössere Anschaffungen: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du einen Flipchart-Block für CHF 40, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du einen Laptop für CHF 2'500 oder richtest einen Praxisraum ein, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Geräte, Mobiliar, Fahrzeuge, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Weil die Kantone das unterschiedlich handhaben, ist der sinnvolle Schritt vor einer teuren Anschaffung ein Anruf beim Steueramt deines Kantons: «Ich kaufe X für CHF Y – kann ich das im Kaufjahr vollständig abziehen?» Zwei Minuten, und du weisst es.
Für dich heisst das praktisch nur eines: Erfasse jede Anschaffung mit Datum, Betrag und Beleg – auch wenn du gerade nicht weisst, wie sie behandelt wird. Diese Angaben braucht man später ohnehin.
Mehrwertsteuer – und die Frage nach der Heilbehandlung
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Die meisten selbständigen Coaches liegen darunter und müssen sich damit gar nicht befassen. Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn.
Wenn du in die Nähe der Grenze kommst, wird eine zweite Frage wichtig: Coaching und Beratung sind grundsätzlich normal steuerbare Leistungen zum Satz von 8,1 %. Davon abzugrenzen sind Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind – dafür braucht es aber eine kantonale Berufsausübungsbewilligung beziehungsweise eine anerkannte Qualifikation im Gesundheitsbereich.
Die Grenze verläuft also nicht dort, wo sich deine Arbeit therapeutisch anfühlt, sondern entlang der beruflichen Anerkennung. Wenn dein Angebot in diesem Grenzbereich liegt und du auf die Umsatzgrenze zugehst, ist das der Punkt, an dem eine kurze Abklärung mit einer Fachperson wirklich Geld wert ist.
Wenn du irgendwann MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt, effektiv oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
AHV: der Posten, der überrascht
Auf deinem Gewinn aus selbständiger Tätigkeit zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Das ist der Punkt, an dem im ersten Jahr am häufigsten eine unangenehme Rechnung kommt: Die Ausgleichskasse arbeitet zunächst mit einer Schätzung und gleicht später aus, wenn die definitive Steuerveranlagung vorliegt.
Nimm das nicht als Schreckensmeldung, sondern als Planungshinweis: Leg von jeder Einnahme einen Teil zur Seite, für Steuern und für die AHV. Wer das ab dem ersten Mandat macht, hat später nie ein Problem.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für die Steuererklärung und für die AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Nach jedem Mandat: Rechnung stellen und die Belege dazu fotografieren. Zehn Minuten.
- Einmal im Monat: Kontoauszug durchgehen, offene Rechnungen prüfen, bei überfälligen freundlich nachfragen.
- Einmal im Quartal: Kurz draufschauen. Läuft es wie geplant? Ist genug für Steuern und AHV zurückgelegt?
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Brauche ich als Coach eine richtige Buchhaltung?
Meistens nicht. Solange deine Einzelfirma weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr macht, genügt eine einfache Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben plus die Belege dazu. Eine vollständige Buchhaltung mit Bilanz ist erst ab dieser Grenze vorgeschrieben.
Wann gelte ich als selbständigerwerbend?
Das entscheidet die Ausgleichskasse deines Kantons, nicht du und nicht dein Auftraggeber. Sie schaut darauf, ob du für mehrere Auftraggeber:innen arbeitest, unter eigenem Namen auftrittst, Rechnungen stellst und das unternehmerische Risiko trägst. Melde dich früh an – mit der Anerkennung in der Hand ist die Frage vom Tisch.
Wie verbuche ich ein Coaching-Paket, das im Voraus bezahlt wird?
In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst du die Einnahme, wenn das Geld eingeht – auch wenn du die Sitzungen erst später lieferst. Wichtig ist nur, dass du es immer gleich handhabst. Für deine eigene Planung lohnt sich daneben eine Liste, welche Pakete noch offen sind.
Kann ich Weiterbildung und Supervision abziehen?
Ja, solange es um deine ausgeübte Tätigkeit geht. Weiterbildung, Supervision, Fachliteratur und Verbandsbeiträge sind in Beratungsberufen oft der grösste Ausgabenblock – Beleg aufheben und laufend erfassen.
Muss ich als Coach Mehrwertsteuer abrechnen?
Erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Coaching und Beratung sind dann normal steuerbar zum Satz von 8,1 %. Die Ausnahme für Heilbehandlungen greift nur bei entsprechender beruflicher Anerkennung im Gesundheitsbereich – wenn dein Angebot in diesem Grenzbereich liegt, lohnt sich eine Abklärung.
Kann ich mein Arbeitszimmer zu Hause abziehen?
Wenn du einen Raum oder Raumanteil überwiegend geschäftlich nutzt, ja – anteilig nach Fläche. Ein Laptop am Küchentisch reicht in der Regel nicht. Die Kantone handhaben das unterschiedlich, deshalb lohnt sich bei einem grossen Posten eine kurze Rückfrage beim Steueramt.
Kann ich einen neuen Laptop sofort abziehen?
Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Darüber gilt der Grundsatz, den Betrag über mehrere Jahre zu verteilen – viele Kantone erlauben aber eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen, also den vollen Abzug im Kaufjahr. Bedingung ist meist, dass dadurch kein Verlust entsteht. Weil das kantonal geregelt ist, fragst du am besten kurz beim Steueramt nach.
Fazit
Buchhaltung im Coaching besteht im Kern aus vier Dingen: die Anerkennung als selbständig sauber klären, Honorare und Pakete nachvollziehbar verrechnen, Belege sofort erfassen und einen Teil des Gewinns für Steuern und AHV zurücklegen. Der Rest ergibt sich – wenn du dranbleibst.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance