Buchhaltung für Fotograf:innen in der Schweiz

Kamera, Objektive, Aufträge, Nutzungsrechte und Reisekosten: Buchhaltung für Fotograf:innen in der Schweiz einfach erklärt.

Als Fotograf:in arbeitest du mit Bildern, Licht, Momenten und Menschen. Gleichzeitig bist du als Selbständige:r auch dein eigenes kleines Unternehmen. Das bedeutet: Einnahmen, Ausgaben, Belege und Rechnungen müssen nachvollziehbar sein.

Die Buchhaltung muss aber nicht kompliziert sein. Wenn du weniger als CHF 500’000 Umsatz erzielst, reicht in vielen Fällen eine vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Typische Einnahmen von Fotograf:innen

Fotograf:innen haben oft verschiedene Einnahmequellen:

• Hochzeiten,
• Portraits,
• Business-Shootings,
• Eventfotografie,
• Produktfotografie,
• Bildlizenzen,
• Verkauf von Prints,
• Workshops,
• Retainer oder laufende Betreuung.

Alle geschäftlichen Einnahmen gehören in deine Buchhaltung. Bei easyBalance kannst du sie erfassen und Kategorien zuordnen, damit du am Jahresende siehst, womit du wie viel verdient hast.

Rechnungen und QR-Code

Für viele Aufträge stellst du eine Rechnung. Mit easyBalance kannst du Rechnungen mit Swiss QR-Code erstellen. Über den Status „offen“ oder „bezahlt“ behältst du den Überblick über deine Aufträge.

Das ist besonders praktisch, wenn du mehrere Shootings gleichzeitig abrechnest und den Überblick über offene Rechnungen behalten möchtest.

Typische Ausgaben

Zu deinen geschäftlichen Ausgaben können gehören:

• Kameras,
• Objektive,
• Blitze,
• Stative,
• Speicherkarten,
• Festplatten,
• Backup-Lösungen,
• Bildbearbeitungssoftware,
• Studio- oder Ateliermiete,
• Requisiten,
• Website und Portfolio,
• Werbung,
• Fahrten zu Shootings,
• Weiterbildung.

Bei gemischter Nutzung – zum Beispiel Laptop oder Handy – gehört nur der geschäftliche Anteil in die Buchhaltung.

Kamera, Objektive und Ausrüstung

Ob Speicherkarte, Objektiv oder eine neue Kamera: Erfasse die Anschaffung in easyBalance und lege den Beleg direkt dazu. So hast du auch bei grösseren Investitionen alle Angaben an einem Ort. Bei grösseren Beträgen lohnt sich eine kurze Abklärung mit einer Fachperson.

Nutzungsrechte und Lizenzen

Fotograf:innen verkaufen oft nicht nur ein Bild, sondern Nutzungsrechte. Das sollte in Angebot, Vertrag und Rechnung klar stehen:

• Wer darf das Bild nutzen?
• Für welchen Zweck?
• Für wie lange?
• In welchen Medien?
• Zu welchem Preis?

Die Einnahmen aus Nutzungsrechten gehören ebenfalls in die Buchhaltung. Eine klare Beschreibung auf der Rechnung hilft dir und deinen Kund:innen.

Reisekosten und Locations

Fahrten zu Shootings, Parkgebühren, Zugtickets, Location-Mieten oder Übernachtungen können geschäftliche Ausgaben sein, wenn sie direkt mit einem Auftrag zusammenhängen.

Bewahre die Belege auf und ordne sie dem Auftrag zu. In easyBalance kannst du sie direkt bei der entsprechenden Ausgabe ablegen.

MWST als Fotograf:in

Wenn du dich der CHF-100’000-Schwelle näherst, solltest du prüfen, ob du MWST-pflichtig wirst. Die aktuellen MWST-Sätze betragen 8,1 %, 2,6 % und 3,8 % für bestimmte Leistungen. Welche Behandlung gilt, hängt von der konkreten Leistung ab.

Wenn du mit der Saldosteuersatz-Methode abrechnest, kann easyBalance den pauschalen MWST-Betrag vom Umsatz berechnen. Bei Auslandskunden, Lizenzen oder gemischten Leistungen ist eine Abklärung sinnvoll.

Fazit

Fotografie-Buchhaltung dreht sich vor allem um Aufträge, Ausrüstung, Nutzungsrechte und Belege. Mit einer einfachen Routine und klaren Kategorien behältst du den Überblick – und kannst mehr Zeit in deine Bilder investieren.

Quellen

• KMU.admin.ch: Buchführungspflicht
• ESTV: MWST-Steuerpflicht
• ESTV: Schweizer MWST-Sätze
• ESTV: Saldosteuersätze