Buchhaltung für Fotograf:innen in der Schweiz
Angebot schreiben, Shooting abrechnen, Belege sammeln, Ausrüstung kaufen: Wir gehen deinen Arbeitsalltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört – einfach und verständlich.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du hast dich selbständig gemacht, um zu fotografieren – nicht um Quittungen zu sortieren. Trotzdem gehört es dazu: Wer in der Schweiz eine Einzelfirma führt, muss festhalten, was hereinkommt und was hinausgeht.
Die gute Nachricht: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was habe ich eingenommen, was ausgegeben – und die passenden Belege dazu.
Wie das konkret aussieht, schauen wir uns Schritt für Schritt an: von der ersten Anfrage bis zum Jahresabschluss.
Die Anfrage: ein Angebot schreiben
Am Anfang steht meistens eine Frage: «Was kostet ein Hochzeitsshooting bei dir?»
Ein schriftliches Angebot ist hier mehr als Höflichkeit. Es hält fest, was du lieferst – wie viele Stunden, wie viele bearbeitete Bilder, bis wann – und erspart dir später die Diskussion, ob etwas «doch noch dazugehört hätte».
Für die Buchhaltung passiert beim Angebot noch nichts. Du hast ja noch nichts verdient, also gibt es auch nichts einzutragen. Relevant wird es erst, wenn der Auftrag zustande kommt.
Angebote erstellst du mit deinem eigenen Logo aus gespeicherten Kunden und Leistungen – in Sekunden statt aus einer Word-Vorlage. Sagt der Kunde zu, wird daraus per Klick ein Projekt oder direkt eine Rechnung. Du tippst nichts zweimal ab.
Der Auftrag: wie viel Zeit geht wirklich drauf?
Ein Hochzeitsshooting sind nicht acht Stunden. Es sind acht Stunden vor Ort, plus Anfahrt, plus Bildauswahl, plus Retusche, plus Übergabe. Viele Fotograf:innen rechnen zu knapp, weil sie nur den sichtbaren Teil zählen.
Das ist keine gesetzliche Pflicht – niemand verlangt von dir eine Zeiterfassung. Aber es ist die Zahl, die darüber entscheidet, ob du von deiner Arbeit leben kannst. Und es ist die Grundlage dafür, deine Preise irgendwann mit gutem Gewissen anzuheben.
Du kannst einen Auftrag als Projekt führen und die Zeit per Start/Stopp mitlaufen lassen – oder sie abends von Hand nachtragen. Nach ein paar Aufträgen siehst du schwarz auf weiss, was eine Hochzeit wirklich kostet. Aus den erfassten Stunden erstellst du direkt die Rechnung.
Die Rechnung stellen
Jetzt wird es buchhalterisch ernst. Damit deine Rechnung sauber ist, braucht sie ein paar Angaben: deine vollständige Adresse, die Adresse des Kunden, das Datum, eine Rechnungsnummer, eine Beschreibung deiner Leistung und den Betrag.
Dazu kommt in der Schweiz der QR-Code. Darin stecken deine Kontonummer, der Betrag und die Referenznummer. Dein Kunde scannt ihn im E-Banking und muss nichts mehr abtippen – das verhindert Fehler und du bekommst dein Geld schneller.
Ein Tipp aus der Praxis: Weise die Positionen einzeln aus – die Pauschale fürs Shooting, die Anfahrt, allfällige Nutzungsrechte. Das wirkt professioneller und beugt Rückfragen vor.
Um den QR-Code musst du dich nicht kümmern – er wird auf jede Rechnung automatisch gesetzt, korrekt und offiziell. Du wählst den Kunden, erfasst die Positionen und lädst das PDF herunter oder verschickst es gleich per E-Mail.
Im Handumdrehen Rechnungen schreiben
Kunde wählen, Positionen erfassen, fertiges PDF mit deinem Logo und QR-Code herunterladen oder direkt versenden.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteOffene Rechnungen im Blick behalten
Rechnung geschrieben heisst noch nicht Geld erhalten. Gerade in der Hochsaison, wenn mehrere Shootings parallel laufen, verliert man den Überblick: Welche Rechnung ist bezahlt, welche noch offen, und bei welcher ist die Zahlungsfrist längst abgelaufen?
Das ist kein Detail. Nicht bezahlte Rechnungen sind der häufigste Grund, warum Selbständigen plötzlich das Geld auf dem Konto fehlt – obwohl das Jahr eigentlich gut lief.
Jede Rechnung hat einen Status: offen, bezahlt oder überfällig. Du siehst auf einen Blick, wo du nachfassen solltest. Mit einem Klick versendest du Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen.
Ausgaben und Belege – der lästigste Teil
Hier scheitert Buchhaltung am häufigsten. Nicht am Wissen, sondern am Aufschieben: Die Quittung wandert ins Portemonnaie, das Portemonnaie in die Fototasche, und im Januar suchst du drei Stunden lang nach einem Parkticket vom letzten Mai.
Der einzige Trick, der wirklich funktioniert: Erfasse den Beleg, solange du ihn noch in der Hand hast. Direkt nach dem Shooting, im Auto, bevor du losfährst.
Und was gehört überhaupt dazu? Kamera und Objektive haben alle auf dem Radar. Diese Posten gehen dagegen oft vergessen, obwohl sie geschäftlich sind:
- Ein Teil deiner Handy- und Internetrechnung. Du telefonierst mit Kund:innen und lädst Bilder hoch – dieser Anteil ist geschäftlich. Schätze ihn realistisch und bleib dann bei deiner Schätzung.
- Festplatten, Cloud-Speicher, Backups. In der Fotografie ein echter Kostenblock – und vollständig geschäftlich.
- Abos für Bildbearbeitung, Galerien und deine Website. Monatlich klein, übers Jahr gerechnet erstaunlich viel.
- Weiterbildung. Workshops, Online-Kurse, Fachbücher.
- Die Versicherung für deine Ausrüstung. Eine Geschäftsversicherung ja, die private Hausratversicherung nein.
- Requisiten und Verbrauchsmaterial. Von der Hintergrundrolle bis zu den Blumen fürs Portraitshooting.
Bei allem, was du auch privat nutzt – Auto, Laptop, Handy –, gehört nur der geschäftliche Anteil in die Buchhaltung. Eine nachvollziehbare Schätzung, bei der du bleibst, ist dabei besser als eine genaue Zahl, die du jedes Jahr neu erfindest.
Du fotografierst die Quittung mit dem Handy oder hängst ein PDF an – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Du schaust kurz drüber und speicherst.
Neue Kamera: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du eine Speicherkarte für CHF 40, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du eine Kamera für CHF 3'500, sieht das Steueramt es anders. Aus seiner Sicht hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Wertvolles gekauft, das dir jahrelang nützt. Deshalb darfst du nicht den ganzen Betrag im Kaufjahr abziehen, sondern verteilst ihn über mehrere Jahre. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Wo die Grenze liegt: in vielen Kantonen bei ungefähr CHF 1'000. Darunter ziehst du sofort ab, darüber verteilst du. Weil das kantonal unterschiedlich gehandhabt wird, lohnt sich bei einer teuren Anschaffung ein kurzer Anruf beim Steueramt – das ist meist unkompliziert und kostet nichts.
Für dich heisst das praktisch nur eines: Erfasse jede Anschaffung mit Datum, Betrag und Beleg – auch wenn du gerade nicht weisst, wie sie behandelt wird. Diese Angaben braucht man später ohnehin, und alles Weitere lässt sich daraus ableiten.
Nutzungsrechte: was du eigentlich verkaufst
Als Fotograf:in verkaufst du selten ein Bild. Du verkaufst das Recht, es zu nutzen.
Das klingt nach Juristerei, ist aber sehr praktisch gemeint: Der Kunde bestellt Portraits fürs Team auf der Website – und ein halbes Jahr später hängt dein Bild auf einem Plakat am Bahnhof. Ohne Absprache ist das ein unangenehmes Gespräch, bei dem du meist schlecht dastehst.
Halte deshalb schon im Angebot fest: Wer darf die Bilder nutzen, wofür, wie lange und wo. Steht das auch auf der Rechnung, hast du im Zweifelsfall etwas in der Hand. Und du kannst dem Kunden eine Erweiterung anbieten, statt dich zu ärgern.
Für die Buchhaltung sind Einnahmen aus Nutzungsrechten ganz normale Einnahmen. Es lohnt sich aber, sie separat zu erfassen – oft ist das die Einnahmequelle, bei der am meisten für dich übrig bleibt.
Fahrten zum Shooting
Fahrten zu Aufträgen, Parkgebühren, Zugtickets, Miete für eine Location und Übernachtungen sind geschäftliche Ausgaben, wenn sie direkt mit einem Auftrag zu tun haben.
Fährst du mit dem eigenen Auto, rechnest du üblicherweise pro Kilometer ab. Halte dazu fest, wann du wohin gefahren bist und zu welchem Auftrag es gehörte. In der Beispielrechnung weiter oben siehst du genau das: 87 Kilometer, transparent für den Kunden ausgewiesen und sauber in der Buchhaltung.
Mehrwertsteuer – betrifft dich wahrscheinlich nicht
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Die grosse Mehrheit der selbständigen Fotograf:innen in der Schweiz liegt darunter – und muss sich mit dem Thema gar nicht befassen.
Liegst du darunter, schreibst du deine Rechnungen ohne Mehrwertsteuer und weist auch keine aus. Das ist kein Nachteil: Für Privatkund:innen bist du dadurch effektiv günstiger.
Zwei Situationen machen das Thema trotzdem interessant. Erstens, wenn du auf die Grenze zugehst – dann planst du das besser frühzeitig, statt mitten im Jahr überrascht zu werden. Zweitens kannst du dich auch freiwillig anmelden. Der Vorteil: Du bekommst die Mehrwertsteuer zurück, die du selbst beim Kauf von Ausrüstung bezahlt hast. Bei einer grossen Investition kann sich das rechnen.
Falls es soweit ist: Für Fotografie gilt der normale Satz, aktuell 8,1 %. Sobald Kunden im Ausland oder reine Lizenzgeschäfte dazukommen, wird es schnell unübersichtlich – das ist der Moment, in dem sich eine kurze Abklärung mit einer Fachperson lohnt.
Wenn du irgendwann MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über regelmässig erfasst hast, ist der Jahresabschluss keine grosse Sache mehr. Du brauchst am Ende im Wesentlichen eine Aufstellung: Was ist eingegangen, was ist rausgegangen, was bleibt übrig. Diese Zahlen kommen in die Steuererklärung.
Belege musst du danach zehn Jahre lang aufbewahren. Digital ist ausdrücklich erlaubt – ein Foto der Quittung genügt, solange es lesbar bleibt. Mehr dazu im Beitrag Belege richtig sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Nach jedem Auftrag: Rechnung stellen und die Belege des Auftrags fotografieren. Zehn Minuten.
- Einmal im Monat: Kontoauszug durchgehen, offene Rechnungen prüfen, bei überfälligen freundlich nachfragen.
- Einmal im Quartal: Kurz draufschauen. Läuft es wie geplant? Hast du genug für die Steuern zurückgelegt?
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es. Zehn Minuten nach jedem Shooting sind unangenehmer als gar nichts, aber unendlich viel angenehmer als ein verlorenes Wochenende im Januar.
Häufige Fragen
Brauche ich als selbständige:r Fotograf:in eine richtige Buchhaltung?
Meistens nicht. Solange deine Einzelfirma weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr macht, genügt eine einfache Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben plus die Belege dazu. Eine vollständige Buchhaltung mit Bilanz ist erst ab dieser Grenze vorgeschrieben.
Kann ich eine neue Kamera sofort von den Steuern abziehen?
Kleine Anschaffungen ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Bei teureren – die Grenze liegt je nach Kanton bei etwa CHF 1'000 – verteilst du den Betrag über mehrere Jahre. Weil die Kantone das unterschiedlich handhaben, lohnt sich bei grösseren Käufen eine kurze Nachfrage beim Steueramt.
Muss ich als Fotograf:in Mehrwertsteuer abrechnen?
Erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Die meisten selbständigen Fotograf:innen liegen darunter und müssen keine Mehrwertsteuer abrechnen. Freiwillig anmelden kann man sich trotzdem – das lohnt sich vor allem, wenn du viel in Ausrüstung investierst.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Zehn Jahre. Digital ist erlaubt: Ein Foto der Quittung genügt, solange es lesbar bleibt und nachträglich nicht verändert wird.
Gehören Nutzungsrechte in die Buchhaltung?
Ja, Einnahmen aus Lizenzen sind ganz normale Geschäftseinnahmen. Wichtig ist vor allem, auf der Rechnung klar zu beschreiben, was der Kunde mit den Bildern machen darf.
Fazit
Buchhaltung in der Fotografie besteht im Kern aus vier Dingen: Aufträge sauber verrechnen, Belege sofort erfassen, teure Anschaffungen richtig behandeln und festhalten, was der Kunde mit den Bildern darf. Der Rest ergibt sich – wenn du dranbleibst.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance