Buchhaltung für Veranstaltungstechnik in der Schweiz
Material vermieten statt verkaufen, Zumietung weiterverrechnen, Aushilfen pro Event und teure Anschaffungen im richtigen Jahr: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Dein Arbeitsplatz wechselt jede Woche: Halle, Bühne, Festzelt, Kongresszentrum. Du baust auf, fährst die Show, baust ab. Buchhaltung passiert dazwischen – oder eben nicht. Trotzdem gehört sie dazu, sobald du auf eigene Rechnung arbeitest.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
In der Veranstaltungstechnik prägen drei Dinge die Buchhaltung: teures Material, das du vermietest statt verkaufst, Aushilfen pro Event und ein Geschäft, das über das Jahr stark schwankt. Der Reihe nach.
Dienstleistung, Miete oder beides?
Die meisten Aufträge sind eine Mischung: Du stellst Material, du bist als Techniker vor Ort, und manchmal kommt Fremdmaterial dazu, das du selbst zumietest.
Für die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die Unterscheidung unerheblich – alles ist Einnahme, wenn es eingeht. Auf der Rechnung lohnt sich die Trennung trotzdem: Materialmiete, Personal, Transport und Zumietung als eigene Positionen. Das ist nicht nur transparenter, sondern erspart dir die Diskussion, wenn ein Veranstalter beim nächsten Mal «nur die Technik ohne Personal» will.
Zur Zumietung: Was du bei einem anderen Betrieb mietest und weiterverrechnest, ist bei dir eine Ausgabe und eine Einnahme – beides gehört in die Aufstellung, auch wenn du nichts daran verdienst. Und es zählt für die MWST-Grenze mit.
Du legst Material und Leistungen einmal als Positionen an und stellst die Rechnung daraus in Minuten zusammen – mit deinem Logo und Swiss QR-Code. Führst du den Auftrag als Projekt, ordnest du Zumietung und Transport direkt dem Event zu und siehst am Ende, was er wirklich abgeworfen hat.
Kautionen und Schäden
Eine Kaution, die du erhältst und später vollständig zurückzahlst, ist wirtschaftlich kein Ertrag – sie geht durch. Erfasse sie so, dass du sie wiederfindest, und halte die Rückzahlung dagegen. Was du am Ende einbehältst, weil etwas beschädigt wurde, ist dagegen eine Einnahme.
Umgekehrt: Repariert du beschädigtes Material, ist die Reparatur eine Ausgabe. Geht ein Gerät kaputt und du ersetzt es, ist der Ersatz eine Anschaffung – dazu gleich mehr.
Nach dem Abbau die Rechnung, nicht nächsten Monat
Positionen auswählen, fertiges PDF mit deinem Logo und QR-Code herunterladen oder direkt versenden.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteAushilfen pro Event
Kaum ein Aufbau geht allein. Und hier liegt das grösste finanzielle Risiko dieser Branche – nicht in der Technik.
Sobald jemand weisungsgebunden für dich arbeitet, wirst du Arbeitgeber: auch für einen einzigen Aufbautag. Das heisst Anmeldung bei der Ausgleichskasse als Arbeitgeber, Abrechnung von AHV/IV/EO und ALV, Unfallversicherung nach UVG und eine Lohnabrechnung. Für kleinere Löhne gibt es das vereinfachte Abrechnungsverfahren, das genau für solche Fälle gemacht ist.
Etwas anderes ist es, wenn du eine andere selbständige Technikerin beiziehst, die eigene Kundschaft hat, unter eigenem Namen auftritt und dir Rechnung stellt. Dann ist das eine Fremdleistung: ihre Rechnung ist dein Beleg, der Betrag deine Ausgabe.
Der Fehler, der teuer wird: Helfer:innen pro Event bar und ohne Abrechnung bezahlen. Bei einer Kontrolle zahlst du die Sozialversicherungsbeiträge nach – beide Anteile, rückwirkend. Und ohne Unfallversicherung haftest du persönlich, wenn beim Aufbau etwas passiert. In einer Branche mit Traversen und Höhenarbeit ist das kein theoretisches Risiko.
Material vermieten statt verkaufen
Dein Kapital steht im Lager: Licht, Ton, Traversen, Kabel, Cases. Buchhalterisch heisst das, dass ein grosser Teil deines Geldes in Anlagevermögen gebunden ist – und dass die Frage der Abschreibung bei dir mehr Gewicht hat als in fast jeder anderen Branche.
Zwei praktische Punkte vorweg. Erstens: Führe eine Materialliste mit Anschaffungsdatum und Preis. Du brauchst sie für die Buchhaltung, für die Versicherung und im Schadenfall – und sie entsteht praktisch von selbst, wenn du jede Anschaffung sauber erfasst.
Zweitens: Verbrauchsmaterial ist etwas anderes als Anlagevermögen. Gaffa, Kabelbinder, Leuchtmittel, Batterien und Ersatzteile sind laufende Ausgaben, egal wie viel du davon kaufst.
Teure Anschaffungen: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du eine Rolle Gaffa für CHF 25, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du ein Pult für CHF 12'000, einen Satz Movinglights oder einen Transporter, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Geräte, Fahrzeuge, Mobiliar, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Für dich ist das eines der wirksamsten Instrumente überhaupt: In einem starken Jahr das ohnehin fällige Material kaufen und vollständig abziehen, statt den Gewinn zu versteuern. Das passt zudem zur Realität deiner Branche, in der Technik schnell an Wert verliert. Weil die Kantone es unterschiedlich handhaben, gehört vor eine grosse Investition ein Anruf beim Steueramt deines Kantons.
Weitere Ausgaben und Belege
- Verbrauchsmaterial. Gaffa, Kabelbinder, Leuchtmittel, Batterien, Ersatzteile.
- Zumietung bei Kolleg:innen und Verleihern.
- Fahrzeug und Transport – anteilig, wenn du privat mitfährst –, Miete von Transportern, Vignetten, Parkgebühren.
- Lagerraum und dessen Nebenkosten.
- Versicherungen: Betriebshaftpflicht und eine Versicherung fürs Material. In dieser Branche das Fundament, nicht die Kür.
- Weiterbildung und Zertifikate, Höhenarbeit, Elektro-Sicherheit, Verbandsbeiträge.
- Arbeitskleidung und persönliche Schutzausrüstung.
- Spesen bei Auswärtsproduktionen, Übernachtungen und Verpflegung.
- Ein Teil von Handy und Internet, sowie Software und Büromaterial.
Du fotografierst die Quittung direkt auf der Baustelle oder im Transporter – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Bei einer Produktionswoche mit dreissig Belegen ist das der Unterschied zwischen erledigt und aufgeschoben.
Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Weil weiterverrechnete Zumietung und Transport mitzählen, ist diese Grenze in der Veranstaltungstechnik schnell erreicht.
Technikdienstleistungen und Materialvermietung sind normal steuerbar zum Satz von 8,1 %. Bist du pflichtig, bekommst du im Gegenzug die Vorsteuer auf Material, Fahrzeug und Zumietung zurück – bei einem materialintensiven Betrieb ein erheblicher Betrag. Und weil deine Kundschaft überwiegend geschäftlich ist und die MWST selbst abziehen kann, verteuert sie dein Angebot faktisch nicht.
Das ist einer der Fälle, in denen sich auch eine freiwillige Anmeldung rechnen kann – besonders in einem Jahr mit grossen Investitionen.
Wenn du MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt, effektiv oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
Saison, AHV und Rücklagen
Dein Jahr ist nicht gleichmässig. Auf eine dichte Festivalsaison folgen ruhige Monate, in denen Lager, Versicherung und Leasing trotzdem laufen.
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet mit einer Schätzung und gleicht später aus – bei einem stark schwankenden Geschäft heisst das: Die Nachzahlung für die starke Saison kommt, wenn es ruhig ist.
Die einzige Methode, die im Alltag hält: Von jeder Zahlung geht ein fester Anteil auf ein zweites Konto, bevor du überlegst, was davon dir gehört – für Steuern, AHV und die ruhigen Monate.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Nach jedem Abbau, im Transporter: Belege fotografieren, Spesen erfassen. Fünf Minuten.
- Nach jedem Event: Rechnung stellen, Zumietung und Transport dem Event zuordnen.
- Einmal im Monat: Kontoauszug durchgehen, offene Rechnungen prüfen, Aushilfen abrechnen.
- Am Jahresende: Materialliste nachführen, Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Wie verbuche ich zugemietetes Material?
Die Zumietung ist eine Ausgabe, die Weiterverrechnung eine Einnahme – beides gehört in die Aufstellung, auch wenn du nichts daran verdienst. Und beides zählt für die MWST-Grenze mit.
Was gilt für Aushilfen an einem Event?
Sobald jemand weisungsgebunden für dich arbeitet, wirst du Arbeitgeber – auch für einen einzigen Aufbautag. Nötig sind die Anmeldung bei der Ausgleichskasse, die Abrechnung von AHV/IV/EO und ALV sowie die Unfallversicherung; für kleine Löhne gibt es das vereinfachte Abrechnungsverfahren. Ohne Unfallversicherung haftest du persönlich, wenn beim Aufbau etwas passiert.
Und wenn ich eine andere selbständige Technikerin beiziehe?
Dann ist das eine Fremdleistung: Ihre Rechnung ist dein Beleg, der Betrag deine Ausgabe. Voraussetzung ist, dass sie tatsächlich selbständig ist – eigene Kundschaft, eigener Auftritt, eigenes Risiko.
Wie behandle ich eine Kaution?
Eine Kaution, die du vollständig zurückzahlst, ist wirtschaftlich kein Ertrag – erfasse sie so, dass du sie wiederfindest, und halte die Rückzahlung dagegen. Was du wegen eines Schadens einbehältst, ist eine Einnahme.
Kann ich ein neues Pult sofort abziehen?
Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Darüber gilt der Grundsatz, den Betrag über mehrere Jahre zu verteilen – viele Kantone erlauben aber eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen, also den vollen Abzug im Kaufjahr, sofern dadurch kein Verlust entsteht. In einer Branche, in der Technik schnell an Wert verliert, ist das eines der wirksamsten Instrumente.
Brauche ich eine Materialliste?
Für die Buchhaltung, für die Versicherung und im Schadenfall: ja. Sie entsteht praktisch von selbst, wenn du jede Anschaffung mit Datum und Preis erfasst.
Ab wann muss ich Mehrwertsteuer abrechnen?
Ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr – weiterverrechnete Zumietung und Transport zählen mit, die Grenze ist also schnell erreicht. Technikdienstleistungen und Materialvermietung sind normal steuerbar zum Satz von 8,1 %. Weil deine Kundschaft überwiegend geschäftlich ist, verteuert die MWST dein Angebot faktisch nicht.
Fazit
Buchhaltung in der Veranstaltungstechnik besteht im Kern aus vier Dingen: Aushilfen korrekt anstellen statt bar zu bezahlen, Zumietung als Ausgabe und Einnahme führen, teure Anschaffungen bewusst in ein starkes Jahr legen und für die ruhigen Monate zurücklegen. Das Material ist dein Kapital – die Materialliste ist deshalb kein Papierkram, sondern dein Inventar.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance