Gage richtig verbuchen als Musiker:in in der Schweiz
Bar erhalten oder per Rechnung, mit Abzug des Veranstalters oder über eine Agentur: Diese Vertiefung zeigt an zwei Beispielen, wie eine Gage sauber in die Buchhaltung kommt.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du hast gespielt, der Abend war schön, die Gage ist da. Und dann kommt die Frage: Wie erfasse ich das jetzt richtig?
Die kurze Antwort: Eine Gage zu verbuchen ist einfach. Es braucht drei Dinge – das richtige Datum, den richtigen Betrag und einen nachvollziehbaren Beleg. Alles Weitere auf dieser Seite erklärt nur, was das im Einzelfall heisst.
Diese Seite ist die Vertiefung zu einem einzelnen Vorgang. Den ganzen Alltag – Unterricht, SUISA, Instrumente, Auslandauftritte – findest du in Buchhaltung für Musiker:innen in der Schweiz.
Das richtige Datum: wann wird eine Gage erfasst?
In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung orientierst du dich am Zahlungseingang. Entscheidend ist, wann das Geld tatsächlich bei dir ankommt – nicht, wann du gespielt oder wann du die Rechnung geschrieben hast.
Ein Beispiel: Du spielst am 20. Dezember ein Konzert. Die Veranstalterin zahlt am 10. Januar. Die Einnahme fällt damit ins neue Jahr.
Das ist keine Schwäche der einfachen Buchhaltung, sondern ihr Prinzip. Wichtig ist nur, dass du konsequent bleibst und nicht von Jahr zu Jahr wechselst – mal nach Auftritt, mal nach Zahlung. Genau das fällt bei einer Prüfung auf.
Praktisch heisst das auch: Ein Dezemberkonzert, das im Januar bezahlt wird, verschiebt Steuern und AHV-Basis ins Folgejahr. Wenn du absehbar ein sehr starkes und ein sehr schwaches Jahr hast, ist der Zeitpunkt deiner Rechnungsstellung eines der wenigen Instrumente, die du legal in der Hand hast.
Gage per Rechnung
Für einen Veranstalter, eine Gemeinde, eine Firma oder eine Schule stellst du in der Regel eine Rechnung. Darauf gehören:
- dein Name und deine Adresse,
- Name und Adresse des Auftraggebers,
- Datum und Beschreibung des Auftritts,
- der Betrag, aufgeteilt in Gage und Spesen,
- die Zahlungsfrist,
- deine Zahlungsangaben mit QR-Code.
Ein Punkt, der oft vergessen geht: Reisespesen gehören als eigene Position auf die Rechnung, nicht in die Gage hineingerechnet. Wenn du für CHF 800 spielst und CHF 120 Anfahrt hast, dann steht das auch so da. Sonst sieht dein Umsatz höher aus, als er ist, und du diskutierst beim nächsten Mal über den falschen Betrag.
Bei Gemeinden und grösseren Institutionen lohnt sich zusätzlich die Bestell- oder Referenznummer aus deren System. Fehlt sie, wandert deine Rechnung von Tisch zu Tisch und du fragst in sechs Wochen nach.
Der Swiss QR-Code sitzt automatisch und korrekt auf jeder Rechnung. Jede Rechnung trägt einen Status: offen, bezahlt oder überfällig – du siehst also jederzeit, welche Gage noch aussteht, ohne eine zweite Liste zu führen.
Die Gage erfassen, solange du sie noch weisst
Betrag eintippen, Foto der Abrechnung dazu, fertig. Auch vom Handy im Backstage.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteGage bar erhalten
Bar bezahlt wird in der Musik häufiger als in fast jeder anderen Branche. Am Ende des Abends drückt dir jemand einen Umschlag in die Hand, du steckst ihn ein, und drei Wochen später weisst du nicht mehr, ob es 400 oder 450 waren.
Eine Bargage ist eine Einnahme wie jede andere. Der Unterschied ist nur: Es gibt keinen Kontoauszug, der sie beweist. Den Beleg musst du selbst erzeugen. So gehst du vor:
- Betrag am Tag des Erhalts notieren – im Auto, bevor du losfährst.
- Quittung erstellen oder die Abrechnung des Veranstalters fotografieren.
- Als Einnahme erfassen, mit Datum, Betrag, Veranstalter und Anlass.
- Den Beleg direkt bei der Buchung ablegen.
- Grössere Beträge aufs Geschäftskonto einzahlen.
Der letzte Punkt ist der wirksamste. Eine Einzahlung mit Datum und Betrag ist der beste Beleg, den du dir selbst ausstellen kannst – nicht weil du müsstest, sondern weil sie die Bargage im Nachhinein nachvollziehbar macht.
Eine einfache Quittung braucht nicht mehr als: Datum, Betrag, Anlass, Auftraggeber:in und deine Angaben. Sie muss nicht schön sein, sie muss verständlich sein.
Spesen, Abzüge und was der Veranstalter einbehält
Manchmal kommt nicht an, was vereinbart war. Drei Fälle tauchen regelmässig auf.
Der Veranstalter behält etwas ein – für Technik, Werbeanteil oder Verpflegung. Dann ist deine Einnahme trotzdem der volle vereinbarte Betrag, und der Abzug ist eine Ausgabe. Nur den Nettobetrag zu erfassen, verkürzt Umsatz und Kosten zugleich.
Stellst du die Technik dagegen selbst und rechnest sie mit dem Veranstalter ab, sitzt du auf der anderen Seite dieser Abrechnung – dafür gibt es eine eigene Seite: Buchhaltung für Veranstaltungstechnik in der Schweiz.
Eine Agentur rechnet für dich ab und behält ihre Provision. Gleiche Logik: volle Gage als Einnahme, Provision als Ausgabe. Die Abrechnung der Agentur ist dein Beleg.
Im Ausland wird Quellensteuer abgezogen. Auch hier ist deine Einnahme der Bruttobetrag; der Abzug gehört dokumentiert, weil er unter Umständen an deine Schweizer Steuer angerechnet werden kann. Heb den Beleg über den Abzug unbedingt auf.
Muss ich auf meine Gage MWST rechnen?
Nur, wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist – und das wirst du erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Die allermeisten freischaffenden Musiker:innen liegen darunter und müssen sich damit gar nicht befassen.
Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn: alles, was hereinkommt, bevor du deine Kosten abziehst. Kommst du in die Nähe der Grenze, plane die Anmeldung, statt dich überraschen zu lassen.
Zwei Sonderfälle sind erwähnenswert. Musikunterricht kann unter bestimmten Voraussetzungen als Bildungsleistung von der MWST ausgenommen sein – wenn Unterricht ein grosser Teil deines Einkommens ist, lohnt sich eine Abklärung. Und bei Auftritten im Ausland gelten je nach Land eigene Regeln.
Wenn du MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – wahlweise nach der effektiven Methode oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
Welche Belege brauchst du?
Bei einer Gage per Rechnung:
- deine Rechnung,
- den Zahlungseingang beziehungsweise den Kontoauszug,
- allenfalls Vertrag oder Buchungsbestätigung.
Bei einer Bargage:
- deine Quittung,
- den Vertrag oder die Buchungsbestätigung,
- die Abrechnung des Veranstalters, wenn es eine gibt,
- und – am besten – den Einzahlungsbeleg.
Belege bewahrst du zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt: Ein Foto der Quittung genügt, solange es lesbar bleibt. Mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Zwei Beispiele
Beispiel 1 – auf Rechnung. Du spielst am 15. Juni ein Firmenfest für CHF 1'200 plus CHF 90 Anfahrt. Du stellst am 16. Juni Rechnung über CHF 1'290. Das Geld trifft am 5. Juli ein.
Du erfasst die Einnahme von CHF 1'290 mit dem Datum 5. Juli und legst Rechnung und Zahlungsnachweis dazu.
Beispiel 2 – bar, mit Abzug. Du spielst am 3. September an einem Fest. Vereinbart sind CHF 600. Der Veranstalter behält CHF 80 für die Technik ein und drückt dir CHF 520 in die Hand.
Du erfasst eine Einnahme von CHF 600 und eine Ausgabe von CHF 80 – beides mit dem Datum 3. September. Als Beleg fotografierst du die Abrechnung des Veranstalters und schreibst dir den Anlass dazu. Am Montag zahlst du die CHF 520 aufs Geschäftskonto ein.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Im Auto nach dem Gig: Betrag, Datum, Veranstalter, Anlass erfassen. Zwei Minuten.
- Am nächsten Werktag: Bargeld einzahlen, Rechnung stellen, falls noch nicht geschehen.
- Einmal im Monat: Offene Gagen prüfen und bei überfälligen freundlich nachfragen.
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Häufige Fragen
Wann erfasse ich eine Gage – am Auftritt oder bei der Zahlung?
In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung beim Zahlungseingang. Ein Konzert am 20. Dezember, das am 10. Januar bezahlt wird, ist eine Einnahme des neuen Jahres. Wichtig ist, dass du konsequent bleibst und nicht von Jahr zu Jahr wechselst.
Muss ich eine Bargage wirklich erfassen?
Ja. Eine Bargage ist eine Einnahme wie jede andere – nur ohne Kontoauszug, der sie belegt. Notiere Betrag, Datum, Veranstalter und Anlass am Tag des Erhalts, erstelle eine Quittung oder fotografiere die Abrechnung und zahle grössere Beträge aufs Geschäftskonto ein.
Der Veranstalter hat etwas einbehalten – was erfasse ich?
Deine Einnahme ist der volle vereinbarte Betrag, der Abzug ist eine Ausgabe. Das gilt auch für die Provision einer Agentur. Nur den Nettobetrag zu erfassen, verkürzt Umsatz und Kosten zugleich.
Gehören Reisespesen in die Gage?
Nein, sie gehören als eigene Position auf die Rechnung. Sonst sieht dein Umsatz höher aus, als er ist, und du diskutierst beim nächsten Mal über den falschen Betrag.
Muss ich auf meine Gage Mehrwertsteuer rechnen?
Nur wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist – und das wirst du erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Die meisten freischaffenden Musiker:innen liegen darunter. Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn.
Was gilt bei Quellensteuer auf einer Auslandgage?
Deine Einnahme ist der Bruttobetrag. Den Abzug dokumentierst du sauber – er kann unter Umständen an deine Schweizer Steuer angerechnet werden. Heb den Beleg über den Abzug unbedingt auf.
Welche Belege brauche ich?
Bei Rechnung: deine Rechnung, den Zahlungseingang, allenfalls den Vertrag. Bei Bargeld: Quittung, Vertrag oder Buchungsbestätigung, die Abrechnung des Veranstalters und am besten den Einzahlungsbeleg.
Fazit
Eine Gage ist keine komplizierte Buchung. Erfasse sie mit dem Zahlungsdatum, dem vollen Betrag und einem Beleg. Ob bar oder per Rechnung: Entscheidend ist, dass du später noch erklären kannst, woher das Geld kam und wann es eingegangen ist.
Quellen
- KMU.admin.ch: Buchführungspflicht
- ESTV: MWST-Steuerpflicht
- ESTV: Saldosteuersätze
- AHV/IV: Beiträge der Selbständigerwerbenden
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance