Buchhaltung für Selbständige in der Schweiz: der einfache Einstieg
Konto trennen, Belege sammeln, Rechnungen schreiben, AHV und Steuern einplanen: Wir gehen der Reihe nach durch, was wirklich in deine Buchhaltung gehört – und was du dir sparen kannst.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du hast dich selbständig gemacht, weil du gut bist in dem, was du tust. Vielleicht machst du Musik, fotografierst, unterrichtest, gestaltest, reparierst oder berätst. Wegen der Belege hast du es vermutlich nicht getan.
Die gute Nachricht: Solange du weniger als CHF 500’000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was habe ich eingenommen, was ausgegeben, was gehört zum Geschäft – und die passenden Belege dazu.
Was das konkret heisst, schauen wir uns Schritt für Schritt an: vom ersten Konto bis zum Jahresabschluss. Ohne Buchhaltungsdeutsch, dafür mit den paar Zahlen, die du wirklich kennen solltest.
Was du wirklich musst – und was nicht
Ja, du musst Buch führen. Nein, das heisst nicht das, was du befürchtest.
Verlangt wird von dir dreierlei: eine Liste deiner Einnahmen, eine Liste deiner Ausgaben und eine Übersicht darüber, was am Jahresende zum Geschäft gehört – der Kontostand, offene Rechnungen, grössere Anschaffungen, allfällige Schulden.
Das war es. Kein Kontenplan, keine doppelte Buchhaltung, keine Bilanz. Für diese einfache Form gibt es einen schönen alten Ausdruck: Milchbüechlirechnung. Der trifft den Kern gut – eine verständliche, chronologische Übersicht darüber, was reinkommt und was rausgeht.
Erst wenn du die CHF 500’000 Umsatz überschreitest, wird daraus eine kaufmännische Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Bis dahin gilt: Ordnung schlägt Buchhaltungswissen. Wie du eine solche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung konkret aufbaust, zeigen wir in einem eigenen Beitrag.
Der erste Schritt: privat und geschäftlich trennen
Wenn du aus diesem Artikel nur eine Sache mitnimmst, dann diese: Eröffne ein eigenes Konto für dein Geschäft.
Vorgeschrieben ist das für Einzelfirmen nicht. Es ist trotzdem die wirksamste Einzelmassnahme gegen Chaos. Alles Geschäftliche läuft über dieses Konto, alles Private bleibt draussen. Am Jahresende gehst du eine Liste durch statt drei – und du musst dich nicht mehr erinnern, ob die Zahlung im März nun der Kunde oder deine Schwester war.
Bei Dingen, die du privat und geschäftlich nutzt – Auto, Laptop, Handy, Internet –, gehört nur der geschäftliche Anteil in die Buchhaltung. Eine nachvollziehbare Schätzung, bei der du dann auch bleibst, ist dabei besser als eine exakte Zahl, die du jedes Jahr neu erfindest.
In easyBalance erfasst du ausschliesslich Geschäftliches – dein Privatkonto bleibt aussen vor. Bei gemischten Ausgaben trägst du nur den geschäftlichen Anteil ein und hältst im Notizfeld fest, wie du darauf gekommen bist. Diese Notiz ist Gold wert, wenn drei Jahre später jemand nachfragt.
Einnahmen erfassen
Honorare, Gagen, Kursgelder, Verkäufe, Projektzahlungen, Mitgliederbeiträge, Spenden: Alles, was für deine Arbeit hereinkommt, ist eine Einnahme – auch Bargeld, auch Twint, auch der Fünfziger, den dir jemand nach dem Auftritt in die Hand gedrückt hat.
Wichtig sind nur drei Dinge pro Eintrag: ein Datum, ein Betrag und eine Beschreibung, aus der in fünf Jahren noch hervorgeht, worum es ging. «Zahlung» ist keine Beschreibung. «Workshop Fotografie, Muster AG» schon.
Einnahmen und Ausgaben stehen in einer einzigen Liste, chronologisch und durchnummeriert. Rechnungen, die du in easyBalance schreibst, landen automatisch darin – du tippst nichts zweimal ab. Und wo ein Beleg fehlt, siehst du das sofort am Hinweis in der Zeile.
Ausgaben und Belege – der lästigste Teil
Hier scheitert Buchhaltung am häufigsten. Nicht am Wissen, sondern am Aufschieben: Die Quittung wandert ins Portemonnaie, das Portemonnaie in die Tasche, und im Januar suchst du drei Stunden lang nach einem Parkticket vom letzten Mai.
Der einzige Trick, der wirklich funktioniert: Erfasse den Beleg, solange du ihn noch in der Hand hast. An der Kasse, im Auto, direkt nach dem Termin.
Und was gehört überhaupt dazu? Material und Werkzeug haben alle auf dem Radar. Diese Posten gehen dagegen oft vergessen, obwohl sie geschäftlich sind:
- Ein Teil deiner Handy- und Internetrechnung. Du telefonierst mit Kund:innen und arbeitest online – dieser Anteil ist geschäftlich.
- Software-Abos und Cloud-Speicher. Monatlich klein, übers Jahr gerechnet erstaunlich viel.
- Website, Domain, Hosting und Werbung. Auch der gesponserte Beitrag auf Social Media.
- Weiterbildung. Kurse, Workshops, Fachbücher, Konferenzen.
- Geschäftsversicherungen. Eine Betriebshaftpflicht ja, die private Hausratversicherung nein.
- Fahrten zu Kund:innen. Zugtickets, Parkgebühren – und beim eigenen Auto die geschäftlich gefahrenen Kilometer.
- Ein Anteil der Miete, wenn du zu Hause einen echten, überwiegend geschäftlich genutzten Arbeitsplatz hast.
- Die Gebühren deines Geschäftskontos.
Belege musst du zehn Jahre aufbewahren. Digital ist ausdrücklich erlaubt – ein Foto der Quittung genügt, solange es lesbar bleibt und nachträglich nicht verändert wird. Mehr dazu im Beitrag Belege richtig sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Du fotografierst die Quittung mit dem Handy oder hängst ein PDF an – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Du schaust kurz drüber und speicherst. Der Beleg bleibt für immer bei der Buchung, an der er hingehört.
Rechnungen schreiben und Geld hereinholen
Damit deine Rechnung sauber ist, braucht sie ein paar Angaben: deine vollständige Adresse, die Adresse des Kunden, das Datum, eine Rechnungsnummer, eine Beschreibung deiner Leistung und den Betrag.
Dazu kommt in der Schweiz der QR-Code. Darin stecken deine Kontonummer, der Betrag und die Referenznummer. Dein Kunde scannt ihn im E-Banking und muss nichts mehr abtippen – das verhindert Fehler und du bekommst dein Geld schneller.
Aber: Rechnung geschrieben heisst noch nicht Geld erhalten. Nicht bezahlte Rechnungen sind der häufigste Grund, warum Selbständigen plötzlich das Geld auf dem Konto fehlt – obwohl das Jahr eigentlich gut lief. Schau deshalb einmal im Monat durch, was noch offen ist, und frag freundlich nach. Das ist keine Unhöflichkeit, das ist dein Beruf.
Um den QR-Code musst du dich nicht kümmern – er wird auf jede Rechnung automatisch gesetzt, korrekt und offiziell. Jede Rechnung hat einen Status: offen, bezahlt oder überfällig. Überfällige siehst du auf einen Blick und versendest mit einem Klick eine Zahlungserinnerung.
Im Handumdrehen Rechnungen schreiben
Kunde wählen, Positionen erfassen, fertiges PDF mit deinem Logo und QR-Code herunterladen oder direkt versenden.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteWenn du nach Stunden arbeitest
Nicht jeder Auftrag lässt sich pauschal abrechnen. Und selbst wenn du pauschal offerierst, lohnt es sich zu wissen, wie viel Zeit tatsächlich draufgeht: Die Arbeit vor Ort ist meist nur die Hälfte. Dazu kommen Anfahrt, Vorbereitung, Nachbearbeitung, E-Mails, Korrekturrunden.
Eine Zeiterfassung ist keine gesetzliche Pflicht – niemand verlangt sie von dir. Aber es ist die Zahl, die darüber entscheidet, ob du von deiner Arbeit leben kannst. Und sie ist die Grundlage dafür, deine Preise irgendwann mit gutem Gewissen anzuheben.
Du führst einen Auftrag als Projekt mit Stundenansatz und Budget und lässt die Zeit per Start/Stopp mitlaufen – oder trägst sie abends von Hand nach. Du siehst laufend, wie viel Budget noch übrig ist. Am Schluss erstellst du aus den erfassten Stunden direkt die Rechnung.
Die drei Zahlen, die du im Kopf haben solltest
Für Selbständige in der Schweiz gibt es im Wesentlichen drei Schwellen. Solange du unter allen liegst, bleibt deine Pflicht überschaubar: einfach aufschreiben, Belege aufbewahren, Gewinn deklarieren.
| Schwellenwert | Was gilt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| CHF 100’000 Jahresumsatz (weltweit) | Mehrwertsteuerpflicht: Anmeldung bei der ESTV innert 30 Tagen | Art. 10 MWSTG |
| CHF 100’000 Jahresumsatz | Handelsregister-Eintrag für Einzelfirmen mit nach kaufmännischer Art geführtem Gewerbe obligatorisch | Art. 931 OR |
| CHF 500’000 Umsatzerlös | Kaufmännische Buchführung: doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung | Art. 957 OR |
| 10 Jahre | Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbücher und Belege | Art. 958f OR |
Zum Handelsregister noch ein Wort: Wer ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibt und mindestens CHF 100’000 Umsatz macht, muss sich eintragen lassen. Darunter ist der Eintrag freiwillig – er kann sich trotzdem lohnen, etwa weil manche Auftraggeber ihn erwarten. Wichtig zu wissen: Wer eingetragen ist, kann unabhängig vom Umsatz zur ordentlichen Buchführung verpflichtet sein. Im Zweifel kurz mit einer Fachperson klären.
Mehrwertsteuer – betrifft dich wahrscheinlich nicht
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du erst ab CHF 100’000 Umsatz im Jahr. Die grosse Mehrheit der Selbständigen in der Schweiz liegt darunter – und muss sich mit dem Thema gar nicht befassen.
Liegst du darunter, schreibst du deine Rechnungen ohne Mehrwertsteuer und weist auch keine aus. Das ist kein Nachteil: Für Privatkund:innen bist du dadurch effektiv günstiger.
Zwei Situationen machen das Thema trotzdem interessant. Erstens, wenn du auf die Grenze zugehst – dann planst du das besser frühzeitig, denn die Anmeldefrist von 30 Tagen ist kurz. Zweitens kannst du dich freiwillig anmelden. Der Vorteil: Du bekommst die Mehrwertsteuer zurück, die du selbst beim Einkauf bezahlt hast. Bei einer grossen Investition kann sich das rechnen.
Falls es soweit ist, gibt es drei Sätze:
| Satz | Gilt für |
|---|---|
| 8,1 % (Normalsatz) | Die meisten Leistungen und Produkte, z. B. Dienstleistungen, Design, Handwerk, Technik |
| 2,6 % (reduzierter Satz) | U. a. Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Medikamente |
| 3,8 % (Sondersatz) | Beherbergung inklusive Frühstück |
Nicht jede Einnahme zählt gleich: Gewisse Leistungen sind von der Mehrwertsteuer ausgenommen, darunter viele Bildungs- und Kulturangebote. Wenn du dich der Grenze näherst, lohnt sich deshalb eine kurze Prüfung, welcher Teil deines Umsatzes überhaupt massgebend ist.
Für einfache Fälle gibt es zudem eine Abkürzung, die Saldosteuersatz-Methode: Statt jede einzelne Vorsteuer abzurechnen, verwendest du einen von der ESTV bewilligten Branchensatz. Das spart viel Arbeit und ist für die allermeisten Kleinunternehmen zulässig.
Wenn du irgendwann MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – wahlweise nach der effektiven oder der Saldosteuersatz-Methode. Zum Stichtag hast du einen fertigen Wert für deine Abrechnung. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
AHV und Steuern: Ein Teil des Gewinns gehört dir nicht
Das ist die Erkenntnis, die im ersten Jahr am meisten weh tut: Was am Ende auf deinem Konto liegt, ist nicht dein Lohn. Davon gehen noch Sozialversicherungsbeiträge und Steuern ab – nur eben erst später.
Als selbständigerwerbende Person zahlst du AHV/IV/EO-Beiträge auf deinem Gewinn. Ab einem Jahreseinkommen von CHF 60’500 sind das 10 %, bei tieferem Einkommen gilt eine sinkende Skala ab 5,371 %, und der Mindestbeitrag liegt bei CHF 530 pro Jahr (Stand 2026). Melde dich gleich zu Beginn deiner Tätigkeit bei der kantonalen Ausgleichskasse an – sie entscheidet auch, ob du sozialversicherungsrechtlich überhaupt als selbständig giltst.
Dazu kommen die Einkommenssteuern von Bund, Kanton und Gemeinde auf deinem Gewinn. Wie viel das ist, hängt stark von Wohnort und Gesamteinkommen ab.
Die praktische Konsequenz: Leg laufend einen festen Anteil deines Gewinns auf ein separates Konto – je nach Situation etwa einen Viertel bis einen Drittel. Dann ist die erste definitive Steuer- und Beitragsrechnung eine Zahl und keine Krise.
Excel, Heft oder App?
Rechtlich schreibt dir niemand ein bestimmtes Werkzeug vor. Ein sauber geführtes Heft erfüllt das Gesetz genauso wie eine Software. Die Frage ist nur, womit du im November noch weiterarbeitest.
Excel kommt für sehr einfache Fälle weit. Aber Excel denkt nicht mit: Formeln gehen kaputt, ohne dass du es merkst, Belege liegen in einem anderen Ordner, Rechnungen entstehen in Word, und am Jahresende suchst du doch wieder alles zusammen.
easyBalance ist für Menschen gemacht, die eine einfache Schweizer Buchhaltung führen wollen, ohne Buchhalter:in zu sein: Einnahmen und Ausgaben erfassen, Belege direkt daran ablegen, QR-Rechnungen erstellen und deren Status verfolgen, bei Projektarbeit die Zeit erfassen und abrechnen, am Jahresende die Auswertung ziehen. Für CHF 9 pro Monat oder CHF 89 pro Jahr, mit kostenloser Testphase (alle Details zu den Preisen).
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über regelmässig erfasst hast, ist der Jahresabschluss keine grosse Sache mehr. Du rechnest: Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Gewinn. Diese Zahl brauchst du zweimal – für die Steuererklärung und als Grundlage für deine AHV-Beiträge.
Dazu kommt die Übersicht über deine Vermögenslage: Kontostand am 31. Dezember, noch offene Kundenrechnungen, grössere Anschaffungen, allfällige Schulden. Danach legst du alles ab und bewahrst es zehn Jahre auf.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien, dem Gewinn des Jahres und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Nach jedem Auftrag: Rechnung stellen und die Belege dazu fotografieren. Zehn Minuten.
- Einmal pro Woche, 15 Minuten: neue Einnahmen und Ausgaben erfassen, Belege anhängen.
- Einmal im Monat: Kontoauszug durchgehen und bei überfälligen Rechnungen freundlich nachfragen.
- Einmal im Quartal: kurz draufschauen. Läuft es wie geplant? Hast du genug für Steuern und AHV zurückgelegt?
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es. Eine Viertelstunde pro Woche ist unangenehmer als gar nichts, aber unendlich viel angenehmer als ein verlorenes Wochenende im Januar.
Die fünf häufigsten Anfängerfehler
Privates und Geschäftliches vermischen
Ein separates Konto oder zumindest eine konsequente Markierung spart dir jedes Jahr Stunden.
Belege sammeln, aber nicht zuordnen
Eine Schachtel voller Quittungen ist noch keine Buchhaltung. Jeder Beleg muss zu einer Buchung gehören – sonst nützt er dir nichts.
Die AHV vergessen
Melde dich bei Aufnahme der selbständigen Tätigkeit bei der Ausgleichskasse an und plane die Beiträge von Anfang an ein. Nachzahlungen für mehrere Jahre sind unangenehm.
Keine Rücklagen bilden
Dein Gewinn gehört nicht vollständig dir. Leg regelmässig einen Teil zur Seite, statt am Schluss eine Lösung suchen zu müssen.
Die Mehrwertsteuer zu spät prüfen
Wenn du dich der Grenze von CHF 100’000 näherst, kläre früh ab, ob du pflichtig wirst und welche Methode für dich passt. Die 30-Tage-Frist ist schnell vorbei.
Häufige Fragen
Brauche ich als Selbständige:r in der Schweiz eine richtige Buchhaltung?
Meistens nicht. Solange deine Einzelfirma weniger als CHF 500’000 Umsatz im Jahr macht, genügt eine einfache Aufstellung: was eingegangen ist, was ausgegeben wurde und was am Jahresende zum Geschäft gehört – plus die Belege dazu (Art. 957 Abs. 2 OR). Eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung ist erst ab dieser Grenze vorgeschrieben.
Ab wann bin ich mehrwertsteuerpflichtig?
Ab CHF 100’000 weltweitem Jahresumsatz aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind. Dann musst du dich innert 30 Tagen von dir aus bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung anmelden. Darunter bist du befreit, kannst dich aber freiwillig anmelden – das lohnt sich vor allem, wenn du viel investierst.
Was ist eine Milchbüechlirechnung?
So nennt man umgangssprachlich die vereinfachte Buchhaltung nach Art. 957 Abs. 2 OR: eine chronologische Liste der Einnahmen und Ausgaben plus eine Übersicht darüber, was zum Geschäft gehört. Sie ist für Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500’000 Umsatz zulässig.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Digital ist erlaubt: Ein Foto der Quittung genügt, solange es lesbar bleibt und nachträglich nicht verändert wird.
Wie viel AHV zahle ich als selbständigerwerbende Person?
Ab einem Jahreseinkommen von CHF 60’500 sind es 10 % für AHV/IV/EO. Darunter gilt eine sinkende Skala ab 5,371 %, der Mindestbeitrag liegt bei CHF 530 pro Jahr (Stand 2026). Zuständig ist deine kantonale Ausgleichskasse.
Muss ich meine Einzelfirma ins Handelsregister eintragen?
Ja, wenn du ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibst und mindestens CHF 100’000 Jahresumsatz erzielst. Darunter ist der Eintrag für Einzelfirmen freiwillig.
Reicht Excel für meine Buchhaltung?
Rechtlich ja – das Gesetz schreibt keine bestimmte Software vor. In der Praxis stösst Excel aber schnell an Grenzen: Belege, Rechnungen und Auswertungen liegen verstreut, und Formeln gehen leicht kaputt, ohne dass du es merkst.
Brauche ich ein separates Geschäftskonto?
Vorgeschrieben ist es für Einzelfirmen nicht, aber es ist die wirksamste Einzelmassnahme gegen Chaos. Die Trennung von privat und geschäftlich spart Zeit bei der Buchhaltung, bei der Steuererklärung und bei Rückfragen der Behörden.
Fazit
Buchhaltung als Selbständige:r besteht im Kern aus vier Dingen: privat und geschäftlich trennen, Einnahmen und Ausgaben laufend erfassen, Belege sofort dazulegen und einen Teil des Gewinns für Steuern und AHV zurücklegen. Die Schwellen bei CHF 100’000 und CHF 500’000 behältst du nebenbei im Auge.
Alles andere ergibt sich – wenn du dranbleibst. Investiere deine Zeit in deine Arbeit, nicht in Zahlen.
Quellen
Stand: August 2026. Alle Angaben ohne Gewähr – massgebend sind die offiziellen Quellen:
- Fedlex: Obligationenrecht (OR) – Art. 931 (Handelsregister), Art. 957 (Buchführungspflicht), Art. 958f (Aufbewahrung)
- KMU-Portal des Bundes: Buchhaltung und Revision
- ESTV: MWST-Steuerpflicht (Umsatzgrenze CHF 100’000, Anmeldung)
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze (8,1 % / 2,6 % / 3,8 %)
- ESTV: Saldosteuersätze und Pauschalsteuersätze
- AHV/IV Merkblatt 2.02: Beiträge der Selbständigerwerbenden
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance