Belege richtig sammeln und 10 Jahre aufbewahren

Wie lange musst du Belege in der Schweiz aufbewahren? Erfahre, was für Selbständige wichtig ist und wie du Belege digital sauber organisierst.

Belege sind der Beweis für deine Buchhaltung. Sie zeigen, warum du Geld erhalten oder ausgegeben hast. Ohne Belege wird es schwierig, deine Zahlen später zu erklären.

Die Kurzantwort lautet: In der Schweiz müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden.

Für Selbständige, Freelancer:innen und kleine Vereine bedeutet das: Du brauchst ein System, mit dem du deine Belege geordnet, lesbar und auffindbar aufbewahrst.

Welche Belege solltest du aufbewahren?

Aufbewahren solltest du alles, was deine geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben erklärt. Dazu gehören zum Beispiel:

• Rechnungen, die du gestellt hast,
• Rechnungen, die du bezahlt hast,
• Quittungen,
• Kontoauszüge,
• Verträge,
• Zahlungsbestätigungen,
• Abrechnungen von Plattformen,
• Spenden- oder Beitragsnachweise bei Vereinen,
• Unterlagen zu grösseren Anschaffungen.

Auch deine Einnahmen-Ausgaben-Übersicht und der Jahresabschluss gehören zu deinen Geschäftsunterlagen.

Wie lange gilt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre. Sie beginnt nicht mitten im Jahr, sondern hängt mit dem Geschäftsjahr zusammen. Praktisch heisst das: Belege aus einem abgeschlossenen Geschäftsjahr solltest du so aufbewahren, dass sie auch Jahre später noch auffindbar und lesbar sind.

Dürfen Belege digital sein?

Ja, Geschäftsbücher und Rechnungsbelege können in der Schweiz auch elektronisch aufbewahrt werden. Wichtig ist aber, dass die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Das klingt technischer, als es ist. Für dich heisst das:

• Der Beleg muss vollständig sein.
• Er muss lesbar bleiben.
• Er muss der richtigen Buchung zugeordnet sein.
• Er darf nicht unbemerkt verändert werden können.
• Du solltest ihn bei Bedarf wiederfinden.

Um auf der sicheren Seite zu sein, lohnt es sich, wenn du Papierbelege fotografierst oder scannst, auch die Originalbelege aufzubewahren. Hierfür kann es praktisch sein, alle Belege Originalbelege der Reihe nach in einem Ordner abzulegen.

Warum Handyfotos allein oft nicht reichen

Ein Foto in deiner Galerie ist besser als nichts, aber kein gutes Archiv. Nach ein paar Monaten weisst du vielleicht nicht mehr:

• Zu welchem Auftrag gehörte die Quittung?
• Wurde sie schon verbucht?
• War es privat oder geschäftlich?
• Ist das Bild noch lesbar?

Darum ist die Zuordnung so wichtig. easyBalance hilft dir, Belege direkt bei der passenden Buchung abzulegen. So bleibt klar, welcher Beleg zu welcher Einnahme oder Ausgabe gehört.

Ein einfaches Belegsystem

Ein gutes Belegsystem muss nicht kompliziert sein. Es sollte nur konsequent sein.

1. Beleg sofort sichern
Wenn du eine Quittung erhältst, fotografiere oder scanne sie möglichst sofort.

2. Buchung erfassen
Mit easyBalance kannst du mit dem Handy von überall einen Beleg fotografieren und der Rest der Buchen vervollständigt sich von selbst. Wenn du es lieber manuell machst: Trage Datum, Betrag, Kategorie und Beschreibung ein.

3. Beleg zuordnen
Lege den Beleg direkt bei der Buchung ab.

4. Originale bewusst behandeln
Bei wichtigen Papierbelegen oder Unsicherheit: Original zusätzlich aufbewahren.

5. Regelmässig prüfen
Einmal pro Woche kontrollieren: Gibt es Ausgaben ohne Beleg? Gibt es Belege ohne Buchung?

Was tun bei Thermopapier?

Viele Kassenquittungen bestehen aus Thermopapier. Dieses kann mit der Zeit verblassen. Deshalb ist es sinnvoll, solche Belege rasch zu digitalisieren. Achte darauf, dass Betrag, Datum, Händler:in und Zweck lesbar sind.

Fazit

Belege sind nicht einfach Papierkram. Sie sind die Grundlage dafür, dass deine Buchhaltung nachvollziehbar bleibt. Mit einem einfachen System – Buchung erfassen, Beleg direkt zuordnen, lesbar aufbewahren – vermeidest du Chaos und Stress.

easyBalance unterstützt dich dabei, Belege geordnet, lesbar und direkt bei der passenden Buchung abzulegen. Bei Unsicherheit zu Originalbelegen oder elektronischer Archivierung lohnt sich eine kurze Abklärung.

Quellen

• KMU.admin.ch: Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher
• KMU.admin.ch: Aufbewahrung elektronischer Rechnungen und Buchungsbelege
• Obligationenrecht Art. 958f, über KMU.admin.ch erläutert