Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren – so geht es in der Schweiz
Zehn Jahre, digital erlaubt: Was auf einen Beleg gehört, wie ein einfaches System aussieht, warum Thermopapier ein Problem ist und was bei einer Kontrolle wirklich gefragt wird.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Belege sind der Beweis für deine Buchhaltung. Sie zeigen, warum du Geld erhalten oder ausgegeben hast. Ohne sie wird es schwierig, deine Zahlen später zu erklären – und «später» heisst in der Schweiz: bis zu zehn Jahre danach.
Die Kurzantwort: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind 10 Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Digital ist ausdrücklich erlaubt – ein Foto der Quittung genügt, solange es lesbar bleibt und der richtigen Buchung zugeordnet ist.
Das ist die eigentliche Erleichterung: Du brauchst keinen Ordner und keinen Schuhkarton. Du brauchst nur die Angewohnheit, den Beleg zu sichern, bevor er in der Jackentasche zerknittert. Wie das konkret aussieht, gehen wir hier durch.
Welche Belege du aufbewahren solltest
Aufbewahren solltest du alles, was deine geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben erklärt:
- Rechnungen, die du gestellt hast,
- Rechnungen, die du bezahlt hast,
- Quittungen und Kassenbons,
- Kontoauszüge,
- Verträge und Auftragsbestätigungen,
- Zahlungsbestätigungen,
- Abrechnungen von Plattformen und Zahlungsdiensten,
- Spesenbelege bei Geschäftsreisen,
- Unterlagen zu grösseren Anschaffungen.
Auch deine Einnahmen-Ausgaben-Übersicht und der Jahresabschluss selbst gehören zu deinen Geschäftsunterlagen – nicht nur die einzelnen Belege.
Was auf einem Beleg stehen muss
Ein Beleg muss den Geschäftsvorfall nachvollziehbar machen. Praktisch heisst das, dass vier Angaben erkennbar sein müssen:
- Datum – wann ist es passiert?
- Betrag – um wie viel geht es?
- Wer – von wem stammt der Beleg beziehungsweise an wen ging das Geld?
- Wofür – was wurde geliefert oder geleistet?
Der vierte Punkt fehlt am häufigsten. Auf einem Kassenbon steht «Total CHF 84.50» – aber nicht, dass es um Material für einen bestimmten Auftrag ging. Schreib den Zweck dazu, bevor du den Beleg ablegst. Ein halber Satz genügt, und er ist in drei Jahren Gold wert.
Das gilt besonders für Bewirtung und Kundenessen: Ohne Vermerk, mit wem und zu welchem Anlass, ist es im Zweifel ein privates Essen.
Wie lange die Frist läuft
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Sie beginnt nicht am Tag des Belegs, sondern nach dem Ende des Geschäftsjahres, zu dem er gehört. Für einen Beleg vom März 2026 läuft sie also ab dem 31. Dezember 2026 – bis Ende 2036.
Praktisch heisst das: Räume nicht nach Datum auf, sondern nach Geschäftsjahr. Und wirf nichts weg, solange das Jahr noch nicht durch ist.
Digital aufbewahren: was erlaubt ist
Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen elektronisch aufbewahrt werden. Verlangt wird, dass die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Das klingt technischer, als es ist. Für dich heisst es fünf Dinge:
- Der Beleg muss vollständig sein – nicht halb abgeschnitten.
- Er muss lesbar bleiben, auch in zehn Jahren.
- Er muss der richtigen Buchung zugeordnet sein.
- Er darf nicht unbemerkt verändert werden können.
- Du musst ihn wiederfinden.
Bei besonders wichtigen Papierbelegen – etwa zu einer grossen Anschaffung – ist es sinnvoll, das Original zusätzlich aufzubewahren. Ein einfacher Ordner, in dem alles chronologisch liegt, reicht dafür völlig.
Du fotografierst die Quittung mit dem Handy – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und ins Formular übernommen. Du schaust kurz drüber und speicherst. Der Beleg bleibt bei der Buchung, auch in zehn Jahren noch.
Warum Handyfotos allein nicht reichen
Ein Foto in deiner Galerie ist besser als nichts – aber es ist kein Archiv. Nach ein paar Monaten weisst du nicht mehr:
- Zu welchem Auftrag gehörte die Quittung?
- Wurde sie schon verbucht – oder vielleicht zweimal?
- War das privat oder geschäftlich?
- Ist das Bild überhaupt noch lesbar?
Der Unterschied zwischen einem Foto und einem Beleg ist die Zuordnung. Ein Bild, das an der Buchung hängt, beantwortet alle vier Fragen von selbst. Eines in der Galerie beantwortet keine davon.
Beleg fotografieren, Buchung entsteht
Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt – du prüfst kurz und speicherst.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteEin einfaches Belegsystem
Ein gutes System muss nicht kompliziert sein. Es muss konsequent sein.
- Beleg sofort sichern. Fotografiere oder scanne die Quittung, solange du sie in der Hand hast – im Auto, bevor du losfährst.
- Buchung erfassen. Datum, Betrag, Kategorie, Beschreibung. Oder du fotografierst und lässt die Angaben auslesen.
- Beleg zuordnen. Direkt bei der Buchung ablegen, nicht in einem separaten Ordner.
- Originale bewusst behandeln. Bei wichtigen Papierbelegen das Original zusätzlich aufbewahren.
- Einmal pro Woche prüfen. Gibt es Ausgaben ohne Beleg? Gibt es Belege ohne Buchung?
Der fünfte Punkt ist der, den alle weglassen – und der, der das System am Leben hält.
Thermopapier: das Problem mit den Kassenbons
Viele Kassenquittungen bestehen aus Thermopapier. Das verblasst – je nach Lagerung innerhalb von Monaten, im heissen Auto noch schneller. Ein weisses Stück Papier ist kein Beleg.
Wenn du nur eine Regel aus diesem Text mitnimmst: Kassenbons sofort digitalisieren. Achte darauf, dass Betrag, Datum, Händler und Zweck erkennbar sind. Danach ist es gleichgültig, ob das Papier verblasst.
Was bei einer Kontrolle wirklich passiert
Die Vorstellung einer Steuerkontrolle ist meist schlimmer als die Sache selbst. Gefragt wird nach dem, was ohnehin da sein sollte: Zeig mir die Aufstellung, zeig mir die Belege zu diesen Positionen, erklär mir diesen Posten.
Unangenehm wird es an drei Stellen: bei Bareinnahmen ohne nachvollziehbare Aufzeichnung, bei privaten Ausgaben, die als geschäftlich verbucht wurden, und bei grösseren Positionen ohne Beleg.
Was hilft, ist keine perfekte Buchhaltung, sondern eine nachvollziehbare. Wer erklären kann, wie er auf eine Zahl gekommen ist, und die Belege dazu zeigt, hat den schwierigen Teil hinter sich.
Belege aus dem Ausland und in Fremdwährung
Ein Beleg aus Deutschland oder von einem Online-Dienst in den USA ist ein Beleg wie jeder andere. Zwei Punkte kommen dazu.
Erstens: Erfasst wird in Franken. Nimm den Kurs am Tag der Zahlung, halte ihn fest und bleib bei dieser Methode.
Zweitens: Bei digitalen Diensten ist die Rechnung oft nur im Konto abrufbar und wird nicht per Mail geschickt. Lade sie einmal im Monat herunter – nach einer Kündigung kommst du unter Umständen nicht mehr an sie heran.
Deine Belege liegen bei den Buchungen, nicht in einem separaten Archiv. Am Jahresende entsteht auf Knopfdruck ein Abschluss-Dokument mit der Aufschlüsselung nach Kategorien – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Zehn Jahre. Die Frist beginnt nicht am Tag des Belegs, sondern nach dem Ende des Geschäftsjahres, zu dem er gehört – ein Beleg vom März 2026 ist also bis Ende 2036 aufzubewahren.
Darf ich Belege digital aufbewahren?
Ja, das ist ausdrücklich erlaubt. Verlangt wird, dass der Beleg vollständig und lesbar bleibt, der richtigen Buchung zugeordnet ist, nicht unbemerkt verändert werden kann und wiederauffindbar ist.
Muss ich das Papier zusätzlich aufheben?
Für die meisten Belege nicht. Bei besonders wichtigen Papierbelegen – etwa zu einer grossen Anschaffung – ist es sinnvoll, das Original zusätzlich chronologisch abzulegen.
Was muss auf einem Beleg stehen?
Datum, Betrag, wer, wofür. Der letzte Punkt fehlt am häufigsten: Auf einem Kassenbon steht der Betrag, aber nicht der Zweck. Schreib ihn dazu, bevor du den Beleg ablegst – bei Bewirtung zwingend mit Anlass und Teilnehmenden.
Was mache ich mit Thermopapier-Quittungen?
Sofort digitalisieren. Thermopapier verblasst je nach Lagerung innerhalb von Monaten, im heissen Auto schneller. Ein weisses Stück Papier ist kein Beleg.
Was passiert bei einer Steuerkontrolle?
Gefragt wird nach dem, was ohnehin da sein sollte: die Aufstellung, die Belege zu einzelnen Positionen, die Erklärung zu auffälligen Posten. Unangenehm wird es bei Bareinnahmen ohne Aufzeichnung, bei privaten Ausgaben, die als geschäftlich verbucht wurden, und bei grösseren Positionen ohne Beleg.
Wie gehe ich mit Belegen aus dem Ausland um?
Wie mit jedem anderen. Erfasst wird in Franken, zum Kurs am Tag der Zahlung. Bei digitalen Diensten ist die Rechnung oft nur im Konto abrufbar – lade sie einmal im Monat herunter, nach einer Kündigung kommst du unter Umständen nicht mehr heran.
Fazit
Belege sind nicht einfach Papierkram. Sie sind die Grundlage dafür, dass deine Buchhaltung nachvollziehbar bleibt. Mit einem einfachen System – Beleg sofort sichern, Buchung erfassen, Beleg direkt zuordnen, einmal pro Woche prüfen – vermeidest du das Chaos, das sonst im Januar auf dich wartet. Und du darfst das Papier danach wegwerfen.
Quellen
- KMU.admin.ch: Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- KMU.admin.ch: Aufbewahrung elektronischer Rechnungen und Buchungsbelege
- Obligationenrecht Art. 958f, über KMU.admin.ch erläutert
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance