Buchhaltung für Foodtruck, Catering und Marktstand in der Schweiz
Tageskasse, die zwei Mehrwertsteuersätze am selben Verkaufsfenster, Wareneinsatz und Verderb, Standplätze und Aushilfen: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du kochst, servierst, räumst auf – und am Ende des Tages steht eine Kasse voller Münz und ein Stapel Lieferscheine. Buchhaltung war nicht der Grund für dieses Geschäft, gehört aber dazu, sobald du auf eigene Rechnung verkaufst.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
In der Gastronomie kommen zwei Themen dazu, die es sonst kaum gibt: eine Kasse mit sehr vielen kleinen Bareinnahmen und zwei verschiedene Mehrwertsteuersätze am selben Verkaufsfenster. Beides schauen wir uns genau an.
Die Kasse: das kritische Thema
Wenn ein grosser Teil deiner Einnahmen bar hereinkommt, gibt es keinen Kontoauszug, der beweist, was du eingenommen hast. Den Nachweis musst du selbst erzeugen – und die Steuerbehörden schauen in dieser Branche besonders genau hin.
Das Mittel dafür ist eine tägliche Kassenaufstellung mit Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben aus der Kasse, Privatentnahmen und Endbestand. Der Endbestand muss mit dem übereinstimmen, was tatsächlich in der Kasse liegt.
Zwei Regeln entscheiden über die Glaubwürdigkeit deiner Kasse: täglich abschliessen, nicht am Wochenende für die ganze Woche. Und die Kasse kann nie negativ sein – ein negativer Bestand ist der klassische Befund bei einer Kontrolle.
Wenn du ein Kassensystem hast, ist der Tagesabschluss – der Z-Bon – dein Beleg. Bewahre ihn auf, auch wenn dein System die Daten ohnehin speichert. Und zahle regelmässig aufs Geschäftskonto ein: Eine Einzahlung mit Datum und Betrag ist der beste Beleg, den du dir selbst ausstellen kannst.
Du erfasst die Tageseinnahme als eine Buchung und hängst den Tagesabschluss oder ein Foto davon an. Damit ist die Einnahme belegt, ohne dass du jeden einzelnen Verkauf eintippst.
Take-away oder vor Ort: 2,6 % oder 8,1 %
Das ist das Thema, das in dieser Branche am meisten Geld bewegt – und es betrifft dich, sobald du mehrwertsteuerpflichtig bist.
Der Grundsatz: Lebensmittel zum Mitnehmen gelten als Lieferung und unterliegen dem reduzierten Satz von 2,6 %. Werden dieselben Lebensmittel als gastgewerbliche Leistung vor Ort konsumiert, gilt der Normalsatz von 8,1 %. Entscheidend ist nicht, was du verkaufst, sondern ob du dazu eine Konsumationsmöglichkeit anbietest – Tische, Stühle, Stehtische, Geschirr.
Für einen Foodtruck ohne Sitzgelegenheit ist die Sache meist einfach: Take-away zu 2,6 %. Sobald du aber Stehtische aufstellst oder auf einem Markt Bänke dazustellst, wird es zur Mischung. Und dann gilt: Du musst die beiden Umsätze trennen. Wer das nicht kann, muss im Zweifel alles zum höheren Satz abrechnen.
Praktisch heisst das: Richte dein Kassensystem von Anfang an mit zwei Verkaufsarten ein und frag beim Verkauf «zum Mitnehmen oder hier essen?». Diese eine Frage ist der Unterschied zwischen 2,6 % und 8,1 % – bei CHF 150'000 Umsatz sind das über CHF 8'000.
Getränke folgen eigenen Regeln: Alkoholische Getränke und in der Regel auch Süssgetränke unterliegen dem Normalsatz, unabhängig davon, ob sie mitgenommen werden.
Unter CHF 100'000 Umsatz betrifft dich das alles nicht – du verkaufst ohne Mehrwertsteuer. Weil die Grenze in der Gastronomie aber schnell erreicht ist, lohnt es sich, die Kasse von Beginn an richtig einzurichten. Umstellen, wenn es soweit ist, kostet mehr Nerven als es gleich richtig zu machen.
Wareneinsatz und Verderb
Der Wareneinkauf ist deine grösste laufende Ausgabe und wird bei Bezahlung erfasst. Eine Lagerbewertung wie in der doppelten Buchhaltung brauchst du in der einfachen Aufstellung nicht; zur Vermögenslage gehört aber ein nennenswerter Warenbestand am Jahresende.
Zum Verderb, der Frage, die am häufigsten kommt: Was du wegwerfen musst, hast du eingekauft und bezahlt – die Ausgabe steht bereits in deiner Buchhaltung. Es gibt keinen zusätzlichen Abzug für verdorbene Ware. Du hast ja nur keinen Ertrag daraus erzielt.
Was du selbst isst oder mit nach Hause nimmst, ist dagegen eine Privatentnahme und keine Geschäftsausgabe. Bei Verpflegung im eigenen Betrieb arbeiten die Steuerbehörden mit Pauschalen – frag im ersten Jahr kurz beim Steueramt nach, welcher Ansatz in deinem Kanton gilt, und halte dich daran.
Und der betriebswirtschaftliche Teil, der wichtiger ist als der steuerliche: Erfasse den Wareneinsatz laufend und setze ihn ins Verhältnis zum Umsatz. Diese eine Kennzahl sagt dir mehr über die Gesundheit deines Betriebs als jede andere.
Du fotografierst die Lieferantenrechnung mit dem Handy – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Bei Lieferanten, die wöchentlich gleich aussehen, ist das eine Sache von Sekunden.
Standplätze, Märkte, Caterings
Standmieten, Marktgebühren, Bewilligungen und Umsatzbeteiligungen an Veranstalter sind Geschäftsausgaben. Ein Punkt verdient dabei Aufmerksamkeit: Wenn ein Veranstalter eine Umsatzbeteiligung verlangt, ist deine Einnahme der volle Verkaufsumsatz, und die Beteiligung ist eine Ausgabe. Nur den Restbetrag zu erfassen, verkürzt deinen Umsatz – und damit die Basis für die MWST-Grenze.
Bei Caterings läuft es umgekehrt zum Tagesgeschäft: Du stellst eine Rechnung und wartest auf Zahlung. Das ist der Teil deines Geschäfts, bei dem sich eine saubere Rechnung mit QR-Code und ein Blick auf offene Posten wirklich lohnt.
Tageskasse und Catering-Rechnungen an einem Ort
Tageseinnahme erfassen, Beleg anhängen, Catering-Rechnung mit QR-Code erstellen – auch vom Handy im Truck.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteWeitere Ausgaben
- Fahrzeug und Ausbau beim Foodtruck: Treibstoff, Versicherung, Service, Gas, Strom.
- Küchengeräte und Ausstattung, Kühlung, Geschirr, Verpackungsmaterial.
- Bewilligungen und Gebühren, Lebensmittelkontrolle, Patente.
- Reinigung, Hygiene, Entsorgung.
- Versicherungen: Betriebshaftpflicht ja, private Haftpflicht nein.
- Personal und Aushilfen – dazu gleich mehr.
- Website, Social Media, Werbung und ein Teil von Handy und Internet.
Aushilfen an Events
An einem grossen Event arbeitet selten jemand allein. Sobald jemand für dich arbeitet und weisungsgebunden ist, wirst du Arbeitgeber – auch für einen einzigen Samstag.
Das heisst: Anmeldung bei der Ausgleichskasse als Arbeitgeber, Abrechnung von AHV/IV/EO und ALV, Unfallversicherung nach UVG und eine Lohnabrechnung für die Person. Für kleinere Löhne gibt es das vereinfachte Abrechnungsverfahren, das genau für solche Fälle gemacht ist.
Der Fehler, der teuer wird: Aushilfen bar und ohne Abrechnung bezahlen. Das ist kein Kavaliersdelikt – bei einer Kontrolle zahlst du die Beiträge nach, beide Anteile, rückwirkend, plus Verzugszins. Und ohne Unfallversicherung haftest du persönlich, wenn etwas passiert.
Truck und Küche: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du ein Schneidebrett für CHF 40, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du einen Foodtruck für CHF 60'000 oder eine Kühlanlage für CHF 9'000, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Fahrzeuge, Maschinen, Einrichtung, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Beim Start eines Foodtrucks heisst das meist: Die Investition ist gross, der Gewinn im ersten Jahr klein – dann bringt der volle Abzug wenig, und die Verteilung über mehrere Jahre ist die günstigere Variante. In einem guten dritten Jahr sieht das ganz anders aus. Weil die Kantone es unterschiedlich handhaben, gehört vor eine grosse Investition ein Anruf beim Steueramt.
Mehrwertsteuer: die Grenze kommt schnell
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. In der Gastronomie ist das keine ferne Grösse: Ein Foodtruck mit CHF 400 Tagesumsatz an 250 Tagen liegt darüber.
Bist du pflichtig, gilt die Unterscheidung zwischen 2,6 % und 8,1 % von oben – und du bekommst im Gegenzug die Vorsteuer auf Wareneinkauf, Fahrzeug und Ausrüstung zurück. In einer Branche mit hohem Wareneinsatz ist das ein spürbarer Betrag.
Für Betriebe mit vielen kleinen Umsätzen gibt es zudem den Saldosteuersatz: Statt jede Position einzeln abzurechnen, führst du einen pauschalen Prozentsatz vom Umsatz ab und ziehst dafür keine Vorsteuer ab. Das reduziert den Aufwand erheblich. Ob es sich für dich rechnet, hängt vom Verhältnis zwischen Wareneinsatz und Umsatz ab – rechne beide Varianten einmal durch.
easyBalance rechnet die MWST nach der Methode aus, die für dich gilt – effektiv oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
AHV: der Posten, der überrascht
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet im ersten Jahr mit einer Schätzung und gleicht später aus – deshalb kommt die unangenehme Rechnung meist im zweiten Jahr.
Zweig einen festen Anteil ab, wenn du die Tageseinnahmen aufs Konto einzahlst. Bei einem Geschäft mit vielen kleinen Beträgen ist das die einzige Methode, die im Alltag hält.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über täglich abgeschlossen hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV. Dazu kommt der Warenbestand, wenn er nennenswert ist.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt – und in dieser Branche besonders wichtig, weil Kassenbons und Lieferscheine auf Thermopapier innert Monaten verblassen. Mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Nach jedem Verkaufstag: Kasse abschliessen, Tageseinnahme erfassen, Z-Bon anhängen. Fünf Minuten.
- Einmal pro Woche: Bargeld einzahlen, Lieferantenrechnungen fotografieren.
- Einmal im Monat: Wareneinsatz gegen den Umsatz halten, Catering-Rechnungen prüfen.
- Am Jahresende: Warenbestand notieren, Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Take-away oder vor Ort – welcher MWST-Satz gilt?
Lebensmittel zum Mitnehmen gelten als Lieferung und unterliegen dem reduzierten Satz von 2,6 %. Werden sie als gastgewerbliche Leistung vor Ort konsumiert, gilt der Normalsatz von 8,1 %. Entscheidend ist, ob du eine Konsumationsmöglichkeit anbietest – Tische, Stehtische, Geschirr. Bietest du beides an, musst du die Umsätze trennen; wer das nicht kann, rechnet im Zweifel alles zum höheren Satz ab.
Muss ich ein Kassenbuch führen?
Wenn ein grosser Teil deiner Einnahmen bar hereinkommt: ja. Eine tägliche Aufstellung mit Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Privatentnahmen und Endbestand genügt. Zwei Regeln entscheiden über die Glaubwürdigkeit: täglich abschliessen, und die Kasse kann nie negativ sein.
Kann ich verdorbene Ware abziehen?
Es gibt keinen zusätzlichen Abzug. Die Ware hast du eingekauft und bezahlt – die Ausgabe steht bereits in deiner Buchhaltung. Du hast nur keinen Ertrag daraus erzielt.
Was ist mit dem Essen, das ich selbst konsumiere?
Das ist eine Privatentnahme und keine Geschäftsausgabe. Bei Verpflegung im eigenen Betrieb arbeiten die Steuerbehörden mit Pauschalen – frag im ersten Jahr kurz beim Steueramt nach, welcher Ansatz in deinem Kanton gilt.
Wie verbuche ich eine Umsatzbeteiligung an den Veranstalter?
Deine Einnahme ist der volle Verkaufsumsatz, die Beteiligung ist eine Ausgabe. Nur den Restbetrag zu erfassen, verkürzt deinen Umsatz – und damit die Basis für die MWST-Grenze.
Was gilt für Aushilfen an einem Event?
Sobald jemand weisungsgebunden für dich arbeitet, wirst du Arbeitgeber – auch für einen einzigen Samstag. Nötig sind die Anmeldung bei der Ausgleichskasse, die Abrechnung von AHV/IV/EO und ALV sowie die Unfallversicherung. Für kleine Löhne gibt es das vereinfachte Abrechnungsverfahren. Aushilfen bar und ohne Abrechnung zu bezahlen, wird bei einer Kontrolle teuer.
Lohnt sich der Saldosteuersatz?
Für Betriebe mit vielen kleinen Umsätzen reduziert er den Aufwand erheblich: Du führst einen pauschalen Prozentsatz vom Umsatz ab und ziehst dafür keine Vorsteuer ab. Ob es sich rechnet, hängt vom Verhältnis zwischen Wareneinsatz und Umsatz ab – rechne beide Varianten einmal durch.
Fazit
Buchhaltung in der Gastronomie besteht im Kern aus vier Dingen: die Kasse täglich und nachvollziehbar abschliessen, Take-away und Konsumation vor Ort von Anfang an getrennt erfassen, den Wareneinsatz im Verhältnis zum Umsatz beobachten und Aushilfen korrekt abrechnen. Die Frage «zum Mitnehmen oder hier essen?» ist dabei nicht nur Service – sie ist der Unterschied zwischen zwei Steuersätzen.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance