Buchhaltung für Coiffeur:innen und Kosmetik in der Schweiz
Tageskasse und Kassenbuch, Karte und Twint, Produkteverkauf, Trinkgeld und Stuhlmiete: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Dein Arbeitstag besteht aus Terminen, Händen und Gesprächen. Am Abend ist der Salon aufgeräumt, die Kasse gemacht – und irgendwo liegt noch ein Stapel Quittungen. Buchhaltung ist nicht der Grund, warum du diesen Beruf gewählt hast, gehört aber dazu, sobald du auf eigene Rechnung arbeitest.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
In deiner Branche gibt es dafür ein Thema, das über allen anderen steht: die Kasse. Viele kleine Beträge, viel Bargeld, kein automatischer Beleg. Genau da schaut eine Steuerkontrolle zuerst hin – und genau da fangen wir an.
Die Tageskasse: das kritische Thema
Wenn ein grosser Teil deiner Einnahmen bar über den Tresen geht, hast du ein Problem, das eine Beraterin mit Banküberweisungen nicht hat: Es gibt keinen Kontoauszug, der beweist, was hereingekommen ist. Den Nachweis musst du selbst erzeugen.
Das Mittel dafür heisst Kassenbuch – oder schlichter: eine tägliche Aufstellung. Sie hält fest:
- den Anfangsbestand der Kasse am Morgen,
- alle Einnahmen des Tages,
- alle Ausgaben, die du aus der Kasse bezahlt hast,
- allfällige Privatentnahmen und Einzahlungen aufs Geschäftskonto,
- den Endbestand am Abend – und der muss mit dem übereinstimmen, was tatsächlich in der Kasse liegt.
Zwei Regeln machen den Unterschied zwischen einer glaubwürdigen und einer angreifbaren Kasse: täglich abschliessen, nicht am Wochenende für die ganze Woche. Und die Kasse kann nie negativ sein – ein negativer Bestand ist der klassische Befund bei einer Kontrolle, weil er beweist, dass etwas fehlt oder falsch datiert wurde.
Und der wichtigste praktische Rat: Zahle regelmässig aufs Geschäftskonto ein. Eine Einzahlung mit Datum und Betrag ist der beste Beleg, den du dir selbst ausstellen kannst – und sie hält die Kasse in einer Grössenordnung, die niemand erklären muss.
Du erfasst die Tageseinnahme als eine Buchung und hängst den Kassenabschluss oder das Foto des Kassenzettels an. Damit ist die Einnahme belegt, ohne dass du jeden einzelnen Haarschnitt einzeln eintippst.
Karte, Twint und die Abrechnung des Anbieters
Bezahlung per Karte oder Twint ist buchhalterisch angenehmer als Bargeld – mit einer Falle.
Deine Einnahme ist der volle Betrag, den die Kundin bezahlt hat, nicht der Betrag, der bei dir auf dem Konto ankommt. Die Differenz sind die Gebühren des Zahlungsanbieters, und die sind eine Ausgabe. Wer nur die Gutschrift erfasst, weist zu wenig Umsatz und zu wenig Kosten aus – das gleicht sich beim Gewinn zwar aus, ist aber falsch und fällt bei einer Kontrolle auf.
Auch hier gilt: Die monatliche Abrechnung deines Anbieters ist dein Beleg. Einmal im Monat herunterladen und ablegen, fertig.
Produkte weiterverkaufen
Shampoo, Pflegeprodukte, Kosmetik – der Verkauf ist ein zweites Standbein und buchhalterisch etwas anderes als deine Dienstleistung.
Der Einkauf ist eine Ausgabe, der Verkauf eine Einnahme. Beides gehört in die Aufstellung, auch wenn deine Marge klein ist. Und beides gehört getrennt von der Dienstleistung erfasst – sonst weisst du nie, ob sich der Verkauf überhaupt lohnt.
Zum Warenlager: In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst du den Einkauf, wenn du ihn bezahlst. Eine Lagerbewertung wie in der doppelten Buchhaltung brauchst du nicht. Zur Vermögenslage, die zur einfachen Buchführung gehört, zählt ein nennenswertes Warenlager allerdings – wenn du am Jahresende für mehrere tausend Franken Ware im Regal hast, notiere den Bestand.
Was du privat aus dem Regal nimmst, ist eine Privatentnahme und keine Geschäftsausgabe. Das gilt für das Shampoo für zu Hause genauso wie für die Behandlung an dir selbst. Ein kurzer Vermerk genügt – aber er sollte da sein.
Trinkgeld
Trinkgeld, das dir persönlich zufliesst, ist Einkommen. In einer Einzelfirma, in der du selbst arbeitest, ist die saubere Handhabung deshalb: als Einnahme erfassen.
In der Praxis läuft es oft über die Kasse mit und ist damit ohnehin Teil der Tageseinnahme. Wichtig ist nur, dass du eine Regel hast und dabei bleibst – nicht, dass du jeden Zweifranken einzeln dokumentierst.
Anders ist es, wenn du Angestellte hast und Trinkgeld an sie weitergibst: Dann ist der weitergegebene Teil bei dir kein Ertrag, sondern gehört – je nach Ausgestaltung – zum Lohn der Person. Das ist der Moment, in dem sich eine kurze Rückfrage bei der Ausgleichskasse lohnt.
Stuhlmiete und Mietvertrag
Viele arbeiten nicht im eigenen Salon, sondern mieten sich einen Platz – als «Stuhlmiete» oder gegen eine Umsatzbeteiligung.
Buchhalterisch ist die Miete eine Ausgabe wie jede andere. Wichtiger ist die dahinterliegende Frage: Bist du dabei wirklich selbständig? Die Ausgleichskasse schaut darauf, ob du eigene Kundschaft hast, eigene Preise machst, dein Material selbst einkaufst, deine Arbeitszeiten bestimmst und das Risiko trägst. Wer feste Zeiten, feste Preise und zugewiesene Kundschaft hat, ist in ihren Augen möglicherweise angestellt – mit allen Konsequenzen für den Salonbetrieb.
Bei einer Umsatzbeteiligung gilt zusätzlich: Deine Einnahme ist der volle Betrag, den die Kundin zahlt; die Beteiligung, die du abgibst, ist deine Ausgabe. Nur den Restbetrag zu erfassen, verkürzt deinen Umsatz – und damit die Basis für die MWST-Grenze.
Melde dich bei der Ausgleichskasse deines Kantons als selbständigerwerbend an, bevor du dich irgendwo einmietest. Mit der Anerkennung in der Hand ist die Frage geklärt – ohne sie schwebt sie über jedem Jahr, und im Zweifel trägt der Salon die Nachzahlung.
Tageskasse erfasst, Beleg dabei
Tageseinnahme eintragen, Kassenabschluss fotografieren, fertig. Auch vom Handy zwischen zwei Terminen.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteAusgaben und Belege
Diese Posten sind geschäftlich und gehen am häufigsten vergessen:
- Verbrauchsmaterial. Farben, Pflegeprodukte, Folien, Handschuhe, Desinfektion, Wäsche.
- Werkzeug. Scheren, Maschinen, Föhn, Geräte – vom Kleinteil bis zur grösseren Anschaffung.
- Salonmiete oder Stuhlmiete, Nebenkosten, Reinigung.
- Gebühren des Zahlungsanbieters für Karte und Twint.
- Terminbuchungssystem, Website, Social Media, Werbung.
- Weiterbildung. Kurse, Messen, Fachzeitschriften – in dieser Branche laufend nötig und vollständig abziehbar.
- Berufskleidung, soweit sie wirklich Berufskleidung ist.
- Versicherungen: Betriebshaftpflicht ja, private Haftpflicht nein.
- Ein Teil von Handy und Internet, wenn du Termine darüber führst.
Du fotografierst die Quittung mit dem Handy – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Gerade bei Lieferantenrechnungen, die jeden Monat gleich aussehen, ist das eine Sache von Sekunden.
Einrichtung und Geräte: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du eine Schere für CHF 180, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Richtest du einen Salon ein oder kaufst ein Gerät für CHF 8'000, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Geräte, Mobiliar, Fahrzeuge, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Bei einer Saloneröffnung heisst das oft: Im ersten Jahr ist der Gewinn klein, die Investition gross – dann bringt der volle Abzug wenig, und die Verteilung über mehrere Jahre ist die günstigere Variante. Weil die Kantone das unterschiedlich handhaben, gehört vor die Einrichtung ein Anruf beim Steueramt.
Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn – und der Produkteverkauf zählt mit.
Ein gut ausgelasteter Einzelsalon kommt dieser Grenze näher, als viele denken. Für Coiffeur- und Kosmetikleistungen sowie für den Produkteverkauf gilt der Normalsatz von 8,1 %.
Bist du pflichtig, bekommst du im Gegenzug die Mehrwertsteuer auf deinen Einkäufen zurück – bei Produkten, Material und Einrichtung durchaus ein Betrag. Weil deine Kundschaft überwiegend privat ist und die MWST nicht abziehen kann, spürst du sie aber im Preis. Rechne beides einmal durch, bevor du dich freiwillig anmeldest.
Wenn du MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt, effektiv oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
AHV: der Posten, der überrascht
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet im ersten Jahr mit einer Schätzung und gleicht später aus – deshalb kommt die unangenehme Rechnung meist im zweiten Jahr.
Leg von jeder Tageseinnahme einen Anteil zur Seite, für Steuern und AHV. Bei einem Geschäft mit vielen kleinen Beträgen ist ein fester Prozentsatz, den du beim Einzahlen aufs Konto gleich mit abzweigst, die einfachste Methode.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über täglich abgeschlossen hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV. Dazu kommt der Bestand deines Warenlagers, wenn er nennenswert ist.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt – und in deiner Branche besonders wichtig: Die Thermopapier-Quittungen der Lieferanten verblassen innerhalb weniger Monate. Mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Jeden Abend: Kasse abschliessen, Tageseinnahme erfassen, Beleg anhängen. Fünf Minuten.
- Einmal pro Woche: Bargeld einzahlen, Lieferantenbelege fotografieren.
- Einmal im Monat: Abrechnung des Zahlungsanbieters ablegen, Kontoauszug durchgehen.
- Am Jahresende: Warenbestand notieren, Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Muss ich ein Kassenbuch führen?
Wenn ein nennenswerter Teil deiner Einnahmen bar hereinkommt: ja. Ohne Kontoauszug gibt es keinen anderen Nachweis. Eine tägliche Aufstellung mit Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Privatentnahmen und Endbestand genügt – wichtig ist, dass sie täglich gemacht wird und die Kasse nie negativ ist.
Wie verbuche ich Karten- und Twint-Zahlungen?
Deine Einnahme ist der volle Betrag, den die Kundin bezahlt, nicht die Gutschrift auf dem Konto. Die Differenz sind die Gebühren des Zahlungsanbieters, und die sind eine Ausgabe. Die monatliche Abrechnung des Anbieters ist dein Beleg.
Ist Trinkgeld steuerpflichtig?
Trinkgeld, das dir persönlich zufliesst, ist Einkommen und gehört als Einnahme erfasst. In der Praxis läuft es meist über die Kasse mit. Wichtig ist eine Regel, bei der du bleibst. Gibst du Trinkgeld an Angestellte weiter, gehört es je nach Ausgestaltung zu deren Lohn – dann lohnt sich eine Rückfrage bei der Ausgleichskasse.
Wie behandle ich Produkte, die ich weiterverkaufe?
Der Einkauf ist eine Ausgabe, der Verkauf eine Einnahme. Führe beides getrennt von der Dienstleistung, sonst weisst du nie, ob sich der Verkauf lohnt. Was du privat aus dem Regal nimmst, ist eine Privatentnahme und keine Geschäftsausgabe.
Bin ich bei Stuhlmiete selbständig?
Nicht automatisch. Die Ausgleichskasse schaut darauf, ob du eigene Kundschaft und eigene Preise hast, dein Material selbst einkaufst, deine Zeiten bestimmst und das Risiko trägst. Feste Zeiten, feste Preise und zugewiesene Kundschaft sprechen dagegen. Melde dich an, bevor du dich einmietest.
Ab wann muss ich Mehrwertsteuer abrechnen?
Ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr, Produkteverkauf inklusive. Für Coiffeur- und Kosmetikleistungen gilt der Normalsatz von 8,1 %. Ein gut ausgelasteter Einzelsalon kommt dieser Grenze näher, als viele denken.
Kann ich die Saloneinrichtung sofort abziehen?
Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Darüber gilt der Grundsatz, den Betrag über mehrere Jahre zu verteilen – viele Kantone erlauben eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen, sofern dadurch kein Verlust entsteht. Im ersten Jahr mit kleinem Gewinn ist die Verteilung über mehrere Jahre oft sogar günstiger.
Fazit
Buchhaltung im Salon besteht im Kern aus vier Dingen: die Kasse täglich und nachvollziehbar abschliessen, Karten- und Twint-Gebühren als das erfassen, was sie sind, den Produkteverkauf getrennt führen und die MWST-Grenze im Auge behalten. Wer die Kasse im Griff hat, hat das Schwierigste dieser Branche erledigt.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance