Buchhaltung für Handwerker:innen mit Einzelfirma in der Schweiz
Offerte und Akonto, Material weiterverrechnen, Fahrzeug und Maschinen, Aushilfen und die MWST-Grenze, die hier früher kommt: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du baust, malst, montierst, pflanzt. Deine Arbeit passiert auf der Baustelle, im Garten oder in der Werkstatt – nicht am Schreibtisch. Trotzdem gehört der Schreibtisch dazu, sobald du eine eigene Einzelfirma führst.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
Im Handwerk hat die Buchhaltung zwei Eigenheiten, die sie von Dienstleistungsberufen unterscheiden: Es fliesst viel Geld für Material durch deine Hand, das dir nie gehört hat. Und die Umsatzgrenze für die Mehrwertsteuer ist schneller erreicht, als man denkt – weil Material mitzählt.
Von der Offerte zum Auftrag
Eine schriftliche Offerte ist im Handwerk mehr als Höflichkeit. Sie hält fest, was du machst, was du dafür an Material einsetzt, wie lange es dauert und was es kostet – und sie erspart dir später die Diskussion, ob etwas «doch noch dazugehört hätte».
Zwei Sätze gehören in jede Offerte. Erstens die Unterscheidung zwischen Pauschale und Aufwand: «Regiearbeiten nach Aufwand zu CHF X pro Stunde zuzüglich Material.» Zweitens die Gültigkeitsdauer – Materialpreise ändern sich, und eine Offerte vom Frühling trägt im Herbst nicht mehr.
Für die Buchhaltung passiert bei der Offerte noch nichts. Du hast nichts verdient, also gibt es nichts einzutragen. Relevant wird es, wenn der Auftrag zustande kommt.
Offerten erstellst du mit deinem Logo aus gespeicherten Kunden und Leistungen – in Minuten statt aus einer Word-Vorlage. Sagt der Kunde zu, wird daraus per Klick ein Projekt oder direkt eine Rechnung. Du tippst nichts zweimal ab.
Material: durchlaufender Posten oder Ertrag?
Diese Frage stellen sich viele Handwerker:innen – und die Antwort ist einfacher, als sie klingt.
Kaufst du Material ein und verrechnest es deiner Kundschaft weiter, ist beides in deiner Buchhaltung sichtbar: Der Einkauf ist eine Ausgabe, der weiterverrechnete Betrag eine Einnahme. Auch wenn du nichts daran verdienst, läuft es durch beide Seiten deiner Aufstellung.
Das hat eine Konsequenz, die viele unterschätzt: Für die MWST-Grenze von CHF 100'000 zählt dein Umsatz – also inklusive weiterverrechnetem Material. Ein Maler mit CHF 70'000 Arbeitsleistung und CHF 40'000 Farbe und Material ist mehrwertsteuerpflichtig, auch wenn sein Gewinn deutlich kleiner aussieht.
Es gibt Fälle, in denen Material tatsächlich nur durchläuft: wenn die Kundschaft direkt beim Lieferanten bestellt und bezahlt und du nur montierst. Dann taucht es bei dir gar nicht auf. Sobald du aber selbst bestellst, in Vorleistung gehst und weiterverrechnest, gehört beides in deine Aufstellung.
Erfasse Materialeinkäufe mit dem Auftrag, zu dem sie gehören. Am Jahresende siehst du damit nicht nur den Gewinn, sondern auch, bei welchen Aufträgen die Kalkulation gestimmt hat – und bei welchen nicht.
Rechnung, Akonto, Teilzahlungen
Deine Rechnung braucht deine vollständige Adresse, die Adresse des Kunden, das Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine Beschreibung der Arbeit und den Betrag. Dazu kommt in der Schweiz der QR-Code: Kontonummer, Betrag und Referenz stecken darin, dein Kunde scannt ihn im E-Banking und tippt nichts ab.
Bei grösseren Aufträgen gehört die Akontozahlung zum Handwerk. Du gehst mit Material in Vorleistung und wartest sonst Wochen auf dein Geld. Üblich sind ein Drittel bei Auftragserteilung, ein Teil bei einem definierten Zwischenstand und der Rest nach Abnahme.
Buchhalterisch ist eine Akontozahlung eine ganz normale Einnahme, sobald sie eingeht. In der Schlussrechnung ziehst du sie als bereits bezahlte Position ab – so bleibt nachvollziehbar, was der Auftrag insgesamt gekostet hat und was noch offen war.
Weise Arbeit, Material und Anfahrt getrennt aus. Das wirkt professioneller, macht Rückfragen unwahrscheinlicher, und es hilft dir bei der nächsten Offerte.
Der QR-Code sitzt automatisch und korrekt auf jeder Rechnung. Jede Rechnung trägt einen Status: offen, bezahlt oder überfällig, und mit einem Klick verschickst du eine Zahlungserinnerung. Bei Akontozahlungen siehst du jederzeit, was zu einem Auftrag schon geflossen ist.
Offerte, Rechnung, Zahlungserinnerung
Kunde wählen, Positionen erfassen, fertiges PDF mit deinem Logo und QR-Code herunterladen oder direkt versenden.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteWenn nicht bezahlt wird
Nicht bezahlte Rechnungen sind im Handwerk der häufigste Grund, warum trotz vollem Auftragsbuch das Geld auf dem Konto fehlt.
Die erste Massnahme ist unspektakulär und wirkt am besten: früh und freundlich nachfassen. Eine Zahlungserinnerung nach zehn Tagen ist keine Eskalation, sondern normal – und sie erreicht oft genau die Person, bei der die Rechnung untergegangen ist.
Für Bauarbeiten gibt es in der Schweiz zusätzlich das Bauhandwerkerpfandrecht: eine gesetzliche Sicherheit, mit der du für deine Leistung ein Pfandrecht am Grundstück eintragen lassen kannst. Es ist an eine kurze Frist gebunden und wird beim Grundbuchamt beziehungsweise über das Gericht geltend gemacht. Wenn eine grössere Forderung auf einem Bauobjekt offen ist, ist das der Moment für eine rechtliche Beratung – und zwar sofort, nicht in drei Monaten.
Für die Buchhaltung gilt derweil: In einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst du, was tatsächlich eingeht. Eine unbezahlte Rechnung ist keine Einnahme und wird auch nicht abgezogen – du hast ja nichts erhalten.
Fahrzeug und Werkzeug
Der Lieferwagen ist im Handwerk der grösste einzelne Ausgabenblock – und der häufigste Streitpunkt mit dem Steueramt.
Nutzt du das Fahrzeug ausschliesslich geschäftlich, sind Anschaffung, Treibstoff, Versicherung, Service, Reifen und Vignette Geschäftsausgaben. Nutzt du es auch privat, gehört nur der geschäftliche Anteil dazu. Ein einfaches Fahrtenbuch oder eine nachvollziehbare, gleichbleibende Schätzung des Privatanteils ist die Grundlage – und der Punkt, an dem eine saubere Aufzeichnung später viel Diskussion erspart.
Werkzeug ist unkomplizierter: Handwerkzeug, Verbrauchsmaterial und Kleingeräte sind Ausgaben im Jahr des Kaufs. Bei Maschinen wird es interessant – dazu gleich mehr.
Und die Berufskleidung: Arbeitshosen, Sicherheitsschuhe, Helm und Handschuhe sind Geschäftsausgaben. Die Jeans, die du auch auf der Baustelle trägst, ist es nicht.
Ausgaben und Belege
Auf der Baustelle entstehen Belege, die es nicht bis in die Buchhaltung schaffen: das Parkticket, der Schnellkauf im Baumarkt, der Kaffee mit dem Bauleiter. Der einzige Trick, der wirklich funktioniert, ist derselbe wie überall: Erfasse den Beleg, solange du ihn in der Hand hast. Im Fahrzeug, bevor du losfährst.
- Material und Verbrauchsmaterial, auch der kleine Einkauf zwischendurch.
- Fahrzeugkosten – anteilig, wenn du privat mitfährst.
- Werkzeug, Maschinen, Miete von Spezialgeräten.
- Berufskleidung und Sicherheitsausrüstung.
- Versicherungen: Betriebshaftpflicht, Bauversicherung, Werkzeugversicherung. Die private Haftpflicht gehört nicht dazu.
- Entsorgungsgebühren, Deponie, Container.
- Weiterbildung, Zertifikate, Verbandsbeiträge, Bewilligungen.
- Ein Teil von Handy und Internet, sowie Büromaterial und Software.
- Fremdleistungen. Was du an andere Betriebe weitergibst, ist deine Ausgabe – deren Rechnung ist dein Beleg.
Du fotografierst die Quittung direkt auf der Baustelle mit dem Handy – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Du schaust kurz drüber und speicherst. Der Beleg bleibt bei der Buchung, auch in zehn Jahren noch.
Aushilfen und Mitarbeitende
Sobald jemand für dich arbeitet und weisungsgebunden ist, wird aus deiner Einzelfirma ein Arbeitgeber – auch bei einer Aushilfe für zwei Wochen im Sommer.
Das heisst konkret: Anmeldung bei der Ausgleichskasse als Arbeitgeber, Abrechnung von AHV/IV/EO und ALV, Unfallversicherung nach UVG, je nach Lohnhöhe berufliche Vorsorge, und eine Lohnabrechnung für die Person. Für Löhne unter einer bestimmten Grenze gibt es das vereinfachte Abrechnungsverfahren, das den Aufwand deutlich reduziert.
Der eine Fehler, der teuer wird: eine Aushilfe «auf Rechnung» arbeiten lassen, die faktisch angestellt ist. Wenn die Ausgleichskasse das aufgreift, zahlst du die Beiträge nach – beide Anteile, rückwirkend. Wenn du unsicher bist, ruf bei deiner Ausgleichskasse an, bevor die Person anfängt.
Maschinen: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du einen Akkuschrauber für CHF 200, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du einen Lieferwagen für CHF 35'000 oder eine Maschine für CHF 12'000, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Maschinen, Werkzeug, Fahrzeuge, Mobiliar, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Für das Handwerk ist das eines der wirksamsten Steuerinstrumente überhaupt: In einem guten Jahr eine notwendige Maschine kaufen und vollständig abziehen, statt den Gewinn zu versteuern. Weil die Kantone es unterschiedlich handhaben, gehört vor eine grosse Investition ein Anruf beim Steueramt deines Kantons.
Mehrwertsteuer – hier kommt sie früher
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Weil weiterverrechnetes Material mitzählt, erreichen Handwerksbetriebe diese Grenze deutlich früher als reine Dienstleister.
Für Bau- und Handwerksleistungen gilt der Normalsatz von 8,1 %. Bist du pflichtig, hat das auch einen Vorteil: Du bekommst die Mehrwertsteuer auf deinen Materialeinkäufen, dem Fahrzeug und den Maschinen als Vorsteuer zurück. Bei materialintensiven Betrieben ist das ein erheblicher Betrag.
Wer überwiegend für Privatkundschaft arbeitet, spürt die MWST dagegen im Preis – Private können sie nicht abziehen. Rechne beides einmal durch, bevor du dich freiwillig anmeldest.
Wenn du MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt, effektiv oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
AHV: der Posten, der überrascht
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet im ersten Jahr mit einer Schätzung und gleicht später aus – deshalb kommt die unangenehme Rechnung meist im zweiten Jahr.
Leg von jeder Zahlung einen festen Anteil zur Seite, für Steuern und AHV. Wer das ab dem ersten Auftrag macht, hat später nie ein Problem.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren. Gerade im Handwerk ist das eine echte Erleichterung: Thermopapier-Quittungen aus dem Baumarkt verblassen innerhalb von Monaten – das Foto nicht.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Im Fahrzeug, nach jedem Einkauf: Quittung fotografieren. Dreissig Sekunden.
- Nach jedem Auftrag: Rechnung stellen, Material dem Auftrag zuordnen.
- Einmal im Monat: Kontoauszug durchgehen, offene Rechnungen prüfen, bei überfälligen nachfassen.
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Zählt weiterverrechnetes Material zum Umsatz?
Ja. Der Einkauf ist eine Ausgabe, der weiterverrechnete Betrag eine Einnahme – auch wenn du nichts daran verdienst. Für die MWST-Grenze von CHF 100'000 zählt der Umsatz, also inklusive Material. Handwerksbetriebe erreichen sie deshalb früher als reine Dienstleister.
Wie verbuche ich eine Akontozahlung?
Als ganz normale Einnahme, sobald sie eingeht. In der Schlussrechnung ziehst du sie als bereits bezahlte Position ab – so bleibt nachvollziehbar, was der Auftrag insgesamt gekostet hat.
Kann ich den Lieferwagen komplett abziehen?
Wenn du ihn ausschliesslich geschäftlich nutzt, ja – Anschaffung, Treibstoff, Versicherung, Service und Reifen. Nutzt du ihn auch privat, gehört nur der geschäftliche Anteil dazu. Ein einfaches Fahrtenbuch oder eine gleichbleibende, nachvollziehbare Schätzung ist die Grundlage.
Kann ich eine neue Maschine sofort abziehen?
Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Darüber gilt der Grundsatz, den Betrag über mehrere Jahre zu verteilen – viele Kantone erlauben aber eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen, also den vollen Abzug im Kaufjahr. Bedingung ist meist, dass dadurch kein Verlust entsteht. Weil das kantonal geregelt ist, fragst du vor einer grossen Investition am besten kurz beim Steueramt nach.
Was gilt, wenn ich eine Aushilfe beschäftige?
Dann wirst du Arbeitgeber – auch bei zwei Wochen im Sommer. Nötig sind die Anmeldung bei der Ausgleichskasse, die Abrechnung von AHV/IV/EO und ALV, die Unfallversicherung und je nach Lohnhöhe die berufliche Vorsorge. Für kleine Löhne gibt es das vereinfachte Abrechnungsverfahren. Eine faktisch angestellte Aushilfe auf Rechnung arbeiten zu lassen, wird bei einer Kontrolle teuer.
Was ist das Bauhandwerkerpfandrecht?
Eine gesetzliche Sicherheit für Bauleistungen: Du kannst für deine Forderung ein Pfandrecht am Grundstück eintragen lassen. Es ist an eine kurze Frist gebunden – wenn eine grössere Forderung auf einem Bauobjekt offen ist, gehört das sofort in eine rechtliche Beratung, nicht in drei Monaten.
Kann ich eine unbezahlte Rechnung abziehen?
Nein. In einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst du, was tatsächlich eingeht. Eine unbezahlte Rechnung ist keine Einnahme und wird deshalb auch nicht abgezogen – du hast ja nichts erhalten.
Fazit
Buchhaltung im Handwerk besteht im Kern aus vier Dingen: Material sauber dem Auftrag zuordnen, Akontozahlungen und offene Rechnungen im Blick behalten, Fahrzeug und Maschinen richtig behandeln und die MWST-Grenze im Auge behalten – die kommt hier früher als anderswo, weil das Material mitzählt.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance