Buchhaltung für Therapeut:innen in der Schweiz
Heilbehandlung oder Wellness, Selbstzahler und Zusatzversicherung, Bargeld in der Praxis, Weiterbildung und die Einrichtung: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du behandelst Menschen. Massage, Physiotherapie, Ergotherapie, Naturheilkunde, psychologische Begleitung – die Arbeit ist körperlich oder emotional fordernd genug, ohne dass am Abend noch ein Belegstapel wartet. Trotzdem gehört er dazu, sobald du auf eigene Rechnung arbeitest.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
Ein Thema ragt in dieser Branche heraus, und es entscheidet über Tausende von Franken: die Frage, ob deine Behandlungen von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind. Wir kommen ausführlich darauf zurück.
Anerkennung als selbständig
Ob du selbständig bist, entscheidet die Ausgleichskasse deines Kantons. Sie schaut darauf, ob du für mehrere Auftraggeber:innen beziehungsweise für eigene Patient:innen arbeitest, unter eigenem Namen auftrittst, Rechnungen stellst, eigene Räume und Arbeitsmittel hast und das unternehmerische Risiko trägst.
Häufig ist im Gesundheitsbereich die Mischform: ein Teilpensum in einer Praxis oder Klinik, daneben eigene Behandlungen. Das ist völlig normal. Wichtig ist nur die saubere Trennung: Der angestellte Teil läuft über den Lohnausweis und gehört nicht in deine Aufstellung, der selbständige Teil braucht eine eigene.
Melde dich bei der Ausgleichskasse als selbständigerwerbend an, bevor die ersten grösseren Rechnungen laufen. Das ist ein Formular und ein Entscheid, kein Verfahren – und du bekommst damit auch gleich Klarheit über deine Beiträge.
Die entscheidende Frage: Heilbehandlung und Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du grundsätzlich erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Für Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin gibt es darüber hinaus eine Ausnahme: Sie sind von der Mehrwertsteuer ausgenommen (Art. 21 MWSTG) – dann spielt die Umsatzgrenze für diesen Teil deiner Arbeit keine Rolle.
Der entscheidende Punkt ist, wann diese Ausnahme greift. Sie hängt nicht davon ab, wie therapeutisch sich eine Behandlung anfühlt, sondern an zwei nüchternen Bedingungen: Es muss eine Behandlung von Krankheit, Verletzung oder einer anderen Störung der körperlichen oder seelischen Gesundheit sein – und du musst über die nötige Berufsausübungsberechtigung deines Kantons beziehungsweise eine im jeweiligen Kanton anerkannte Qualifikation verfügen.
Daraus ergeben sich in der Praxis drei Gruppen:
- Klar ausgenommen: ärztlich verordnete Physio- oder Ergotherapie und vergleichbare Behandlungen durch Personen mit kantonaler Bewilligung.
- Klar steuerbar: Wellness und Wohlbefinden. Die Entspannungsmassage im Spa, Kosmetik, Fussreflexzonen zum Wohlfühlen – das ist eine normale Dienstleistung zu 8,1 %.
- Der Graubereich: Naturheilkunde, Komplementärtherapie, medizinische Massage. Hier entscheidet die kantonale Regelung, und die ist von Kanton zu Kanton verschieden.
Weil das so ist, gilt für diesen einen Punkt: Kläre ihn ab, bevor du ihn brauchst. Ein Anruf oder eine schriftliche Anfrage bei der ESTV beziehungsweise beim kantonalen Gesundheitsamt ist deutlich billiger als eine Nachbelastung über zwei Jahre. Und wenn du beides anbietest – Behandlung und Wellness –, führe die Umsätze getrennt. Genau darauf wird geschaut.
Du kannst deine Leistungen kategorisieren und siehst die Umsätze nach Kategorie getrennt – die Grundlage dafür, ausgenommene und steuerbare Leistungen auseinanderzuhalten. Wirst du für einen Teil pflichtig, rechnet easyBalance die MWST nach der Methode aus, die für dich gilt.
Selbstzahler, Zusatzversicherung, Grundversicherung
Woher dein Geld kommt, bestimmt, wie viel Verwaltung dazugehört.
Selbstzahler:innen sind der einfachste Fall: Behandlung, Rechnung oder Barzahlung, fertig. Auf die Rechnung gehören dein Name und deine Adresse, Datum, Rechnungsnummer, die Behandlung und der Betrag. Wenn deine Patient:innen die Rechnung bei ihrer Zusatzversicherung einreichen wollen, brauchen sie zusätzlich die üblichen Angaben zur Behandlung sowie – je nach Versicherung – deine ZSR- beziehungsweise EAN-Nummer und die Methodennummer. Frag im Zweifel deinen Berufsverband, welche Angaben dessen anerkannte Versicherer erwarten.
Zusatzversicherungen erstatten in der Regel deinen Patient:innen, nicht dir. Für deine Buchhaltung ändert das nichts: Deine Einnahme ist, was deine Patientin bezahlt.
Über die Grundversicherung abzurechnen – etwa als Physiotherapeut:in mit ärztlicher Verordnung – bedeutet Tarifpositionen, Zulassung und ein Abrechnungssystem. Dann ist deine Einnahme, was die Versicherung überweist, und die Differenz zwischen gestellter und bezahlter Position gehört nachgeführt.
Rechnungen erstellst du mit deinem Logo aus gespeicherten Patient:innen und Leistungen, der Swiss QR-Code sitzt automatisch darauf. Jede Rechnung hat einen Status – offen, bezahlt oder überfällig –, du siehst also jederzeit, was noch aussteht.
Behandlung erfasst, Rechnung geschrieben
Patient:in wählen, Leistung erfassen, fertiges PDF mit deinem Logo und QR-Code – oder gleich bar quittieren.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteBargeld und Terminausfälle
In vielen Praxen wird bar bezahlt. Eine Bareinnahme ist eine Einnahme wie jede andere – nur ohne Kontoauszug, der sie belegt. Den Beleg erzeugst du selbst: Quittung ausstellen, Durchschlag oder Foto behalten, Betrag am selben Tag erfassen.
Wenn ein nennenswerter Teil deiner Einnahmen bar kommt, führe eine Barkasse: Anfangsbestand, jede Einnahme, jede Entnahme, Endbestand. Und zahle regelmässig aufs Geschäftskonto ein – eine Einzahlung mit Datum und Betrag ist der beste Beleg, den du dir selbst ausstellen kannst.
Zu den Terminausfällen: Wenn jemand nicht erscheint und du gemäss deinen Bedingungen ein Ausfallhonorar verrechnest, ist das eine ganz normale Einnahme, sobald sie bezahlt wird. Kommt das Geld nie, hast du in einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nichts zu tun – du hast ja nichts eingenommen. Es gibt keinen Abzug für entgangenen Umsatz.
Ausgaben und Belege
Diese Posten sind geschäftlich und gehen am häufigsten vergessen:
- Praxisraum. Miete, Nebenkosten, Reinigung – oder der Anteil, wenn du dich in eine Praxis einmietest.
- Verbrauchsmaterial. Öle, Tapes, Handtücher, Desinfektion, Einwegauflagen.
- Weiterbildung und Supervision, dazu Verbandsbeiträge und Rezertifizierungen. In therapeutischen Berufen oft Pflicht für die Kassenanerkennung – und abziehbar.
- Berufshaftpflicht. Die geschäftliche ja, die private Haftpflicht nein.
- Terminbuchungssystem, Website, Telefon und Internet – bei Handy und Internet der geschäftliche Anteil.
- Berufskleidung, soweit sie wirklich Berufskleidung ist.
- Fahrten zu Hausbesuchen, mit Datum, Ziel und Anlass festgehalten.
Du fotografierst die Quittung mit dem Handy – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Du schaust kurz drüber und speicherst. Der Beleg bleibt bei der Buchung, auch in zehn Jahren noch.
Behandlungsliege, Gerät, Praxiseinrichtung
Kaufst du Massageöl für CHF 60, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du eine Behandlungsliege für CHF 2'800 oder ein Therapiegerät für CHF 6'000, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Geräte, Mobiliar, Fahrzeuge, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Gerade bei einer Praxiseröffnung ist das relevant: Im ersten Jahr ist der Gewinn oft klein, die Investitionen sind gross. Dann bringt der volle Abzug im Kaufjahr wenig, und die Verteilung über mehrere Jahre ist sogar die günstigere Variante. Weil die Kantone das unterschiedlich handhaben, ist ein Anruf beim Steueramt vor der Einrichtung der Praxis gut investierte Zeit.
AHV: der Posten, der überrascht
Auf deinem Gewinn aus selbständiger Tätigkeit zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet zunächst mit einer Schätzung und gleicht später aus – deshalb kommt die unangenehme Rechnung meist im zweiten Jahr.
Leg von jeder Einnahme einen Teil zur Seite, für Steuern und für die AHV. Wer das ab der ersten Behandlung macht, hat später nie ein Problem.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren. Patientendokumentation folgt eigenen, längeren Regeln – die ist etwas anderes als deine Buchhaltung.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Am Ende jedes Praxistags: Bareinnahmen erfassen, Kassenstand notieren. Fünf Minuten.
- Einmal pro Woche: Rechnungen schreiben, Belege der Woche fotografieren.
- Einmal im Monat: Kontoauszug durchgehen, offene Rechnungen prüfen, Bargeld einzahlen.
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Sind meine Behandlungen von der Mehrwertsteuer ausgenommen?
Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach Art. 21 MWSTG von der Mehrwertsteuer ausgenommen. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein: Es geht um die Behandlung von Krankheit, Verletzung oder einer anderen Gesundheitsstörung, und du verfügst über die nötige Berufsausübungsberechtigung deines Kantons. Wellness- und Entspannungsangebote sind dagegen normal steuerbar.
Ich biete Behandlung und Wellness an – was gilt dann?
Dann führst du die beiden Umsätze getrennt. Der ausgenommene Teil bleibt ausgenommen, der steuerbare zählt für die Umsatzgrenze von CHF 100'000. Genau auf diese Trennung wird bei einer Kontrolle geschaut, deshalb sollte sie von Anfang an in deiner Aufstellung sichtbar sein.
Wie erfasse ich Bareinnahmen in der Praxis?
Wie jede andere Einnahme – nur ohne Kontoauszug, der sie belegt. Stelle eine Quittung aus, behalte den Durchschlag oder ein Foto und erfasse den Betrag am selben Tag. Bei nennenswerten Baranteilen führst du eine Barkasse mit Anfangs- und Endbestand und zahlst regelmässig aufs Geschäftskonto ein.
Ist ein verrechnetes Ausfallhonorar eine Einnahme?
Sobald es bezahlt wird, ja – es ist eine ganz normale Einnahme. Wird es nicht bezahlt, hast du in einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nichts zu tun: Du hast nichts eingenommen, und einen Abzug für entgangenen Umsatz gibt es nicht.
Kann ich Weiterbildung abziehen?
Ja, solange sie deine ausgeübte Tätigkeit betrifft. In therapeutischen Berufen ist Weiterbildung oft Voraussetzung für die Anerkennung durch Verbände und Versicherer – und sie ist einer der grössten Ausgabenblöcke überhaupt.
Kann ich eine Behandlungsliege sofort abziehen?
Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Darüber gilt der Grundsatz, den Betrag über mehrere Jahre zu verteilen – viele Kantone erlauben aber eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen. Bedingung ist meist, dass dadurch kein Verlust entsteht. Im ersten Praxisjahr mit kleinem Gewinn ist die Verteilung über mehrere Jahre oft sogar die günstigere Variante.
Brauche ich eine richtige Buchhaltung?
Meistens nicht. Solange deine Einzelfirma weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr macht, genügt eine einfache Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben plus die Belege dazu.
Fazit
Buchhaltung in therapeutischen Berufen besteht im Kern aus vier Dingen: die Frage nach der Heilbehandlung früh und schriftlich klären, Bargeld diszipliniert erfassen, Weiterbildung und Praxiskosten vollständig geltend machen und einen Teil des Gewinns für Steuern und AHV zurücklegen. Der Rest ergibt sich – wenn du dranbleibst.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance