Buchhaltung für virtuelle Assistenz in der Schweiz
Retainer und Monatspakete, viele kleine Tool-Abos, Kundschaft im Ausland und Provisionen: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du hältst anderen den Rücken frei – Postfach, Termine, Social Media, Projekte, Rechnungen. Die Ironie deines Berufs: Für die eigene Administration bleibt oft am wenigsten Zeit. Trotzdem gehört sie dazu, sobald du auf eigene Rechnung arbeitest.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
Drei Dinge machen diese Branche buchhalterisch besonders: wiederkehrende Monatspakete, sehr viele kleine Tool-Abos und Kundschaft, die häufig nicht in der Schweiz sitzt. Genau die gehen wir durch.
Retainer: wiederkehrende Monatspakete
Das Retainer-Modell – ein fester Betrag pro Monat für ein bestimmtes Stundenkontingent – ist in der virtuellen Assistenz der Normalfall. Für die Buchhaltung ist es der angenehmste Fall überhaupt: gleiche Rechnung, gleicher Betrag, planbarer Eingang.
Zwei Punkte lohnen trotzdem einen Blick.
Erstens die Stunden. Ein Retainer über 20 Stunden im Monat, aus dem regelmässig 28 werden, ist kein Kundenerfolg, sondern ein Preisproblem. Nur wer die Zeit erfasst, merkt das rechtzeitig – und kann beim nächsten Gespräch mit Zahlen statt mit Gefühl argumentieren.
Zweitens die Vorauszahlung. Wird der Monat im Voraus bezahlt, ist die Einnahme in einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst, sobald das Geld eingeht. Buchhalterisch völlig korrekt – nur solltest du wissen, dass ein Teil davon noch zu leisten ist, bevor du das Konto für Gewinn hältst.
Du legst Kunden und Leistungen einmal an und erzeugst die Monatsrechnung daraus in Sekunden. Mandate führst du als Projekt und lässt die Zeit per Start/Stopp mitlaufen – nach zwei Monaten siehst du schwarz auf weiss, was dein Retainer pro Stunde wirklich ergibt.
Die Rechnung stellen
Deine Rechnung braucht deine vollständige Adresse, die Adresse der Kundin, das Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine verständliche Leistungsbeschreibung und den Betrag. Dazu kommt in der Schweiz der QR-Code: Kontonummer, Betrag und Referenz stecken darin, deine Kundin scannt ihn im E-Banking und tippt nichts ab.
Weise das Paket und Zusatzstunden getrennt aus – «Betreuung September, Paket 20 Std.» und darunter «Zusätzlicher Aufwand, 6 Std.». Das ist transparenter und macht das Gespräch über eine Anpassung des Pakets später einfacher.
Der QR-Code sitzt automatisch und korrekt auf jeder Rechnung. Jede Rechnung trägt einen Status: offen, bezahlt oder überfällig – bei wiederkehrenden Monatsrechnungen ist das der Unterschied zwischen «müsste bezahlt sein» und «ist bezahlt».
Monatsrechnungen in Sekunden
Kundin wählen, Paket erfassen, fertiges PDF mit deinem Logo und QR-Code herunterladen oder direkt versenden.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteKundschaft im Ausland
Virtuelle Assistenz ist ortsunabhängig, und entsprechend oft sitzt die Kundschaft in Deutschland, Österreich oder weiter weg. Das ist einfacher, als viele befürchten.
Dienstleistungen an Geschäftskunden im Ausland gelten mehrwertsteuerlich in der Regel als am Ort des Empfängers erbracht: Du stellst ohne Schweizer Mehrwertsteuer Rechnung, dein Kunde versteuert die Leistung in seinem Land selbst. In der EU heisst das Verfahren Reverse Charge; ein Hinweis darauf und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden gehören auf die Rechnung.
Drei Dinge, die dabei untergehen. Erstens zählen Auslandumsätze für die Frage mit, ob du in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig wirst. Zweitens: Rechnest du in Euro ab, erfasst du die Einnahme in Franken – Kurs am Tag des Zahlungseingangs, festhalten, dabei bleiben. Drittens sind die Gebühren von Zahlungsdiensten wie PayPal, Wise oder Stripe eine Ausgabe; deine Einnahme ist der volle Rechnungsbetrag, nicht die Gutschrift.
Die häufigste Verwechslung: Nur die Netto-Gutschrift zu erfassen. Damit fehlen dir Umsatz und Kosten. Am Gewinn ändert es nichts, an der Basis für die MWST-Grenze schon – und bei einer Kontrolle fällt es auf.
Affiliate- und Provisionseinnahmen
Empfehlungsprovisionen, Affiliate-Links, Vermittlungshonorare: In dieser Branche kommt oft ein zweiter, unregelmässiger Einnahmestrom dazu.
Diese Beträge sind Einnahmen deiner selbständigen Tätigkeit und gehören in die Aufstellung – auch die kleinen. Sie gehen besonders häufig vergessen, weil sie auf Plattformen liegen, in die man selten schaut, unregelmässig ausgezahlt werden und oft auf einem anderen Konto landen.
Eine Routine löst das: einmal im Monat, immer am gleichen Tag, die Plattformen durchgehen und erfassen. Fünf Minuten.
Ausgaben und Belege – vor allem Abos
Dein grösster Kostenblock ist unsichtbar, weil er monatlich automatisch abgebucht wird. Diese Posten sind geschäftlich:
- Tools und Abos. Projektmanagement, Planungstools für Social Media, Designsoftware, Terminbuchung, Passwortmanager, Cloud-Speicher, KI-Assistenten.
- Website, Domain, Hosting, Newsletter-Tool.
- Gebühren von Zahlungsdiensten und Bankspesen für Fremdwährung.
- Weiterbildung. Kurse, Zertifikate, Fachbücher, Mitgliedschaften in Netzwerken.
- Hardware und Büromaterial.
- Ein Teil von Handy und Internet, sowie ein Anteil an einem überwiegend geschäftlich genutzten Arbeitszimmer.
- Coworking-Platz, wenn du einen mietest.
- Fremdleistungen. Was du an andere weitergibst, ist deine Ausgabe – deren Rechnung ist dein Beleg.
Bei allem, was du auch privat nutzt, gehört nur der geschäftliche Anteil in die Buchhaltung. Eine nachvollziehbare Schätzung, bei der du bleibst, ist besser als eine genaue Zahl, die du jedes Jahr neu erfindest.
Du hängst das PDF der Abo-Rechnung an oder fotografierst die Quittung – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Bei Abos, die jeden Monat gleich kommen, ist das eine Sache von Sekunden.
Das Arbeitszimmer zu Hause
Fast alle in dieser Branche arbeiten von zu Hause. Ein Anteil der Wohnkosten kann dann eine Geschäftsausgabe sein.
Die Kantone handhaben das unterschiedlich, aber die Logik ist überall ähnlich: Es geht um einen Raum oder Raumanteil, den du überwiegend geschäftlich nutzt, und der Abzug bemisst sich nach dessen Anteil an der Gesamtfläche. Ein Laptop am Küchentisch reicht dafür in der Regel nicht.
Rechne den Anteil einmal sauber aus, halte fest, wie du darauf gekommen bist, und bleib dabei.
Grössere Anschaffungen: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du eine Tastatur für CHF 120, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du einen Laptop für CHF 2'500 samt Bildschirm und Bürostuhl, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Geräte, Mobiliar, Fahrzeuge, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Weil die Kantone das unterschiedlich handhaben, ist der sinnvolle Schritt vor einer teuren Anschaffung ein Anruf beim Steueramt deines Kantons. Und unabhängig davon gilt: Erfasse jede Anschaffung mit Datum, Betrag und Beleg.
Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Massgebend ist der weltweite Umsatz, nicht der Gewinn – Auslandumsätze zählen mit, auch wenn sie in der Schweiz nicht steuerbar sind.
Liegst du darunter, schreibst du deine Rechnungen ohne Mehrwertsteuer. Für Leistungen an Schweizer Kundschaft gilt sonst der Normalsatz von 8,1 %.
Bei überwiegend ausländischer Kundschaft ergibt sich eine Konstellation, die es zu kennen lohnt: Deine Umsätze sind in der Schweiz nicht steuerbar, zählen aber für die Grenze mit. Kommst du darüber, wirst du pflichtig – und kannst dann die Vorsteuer auf deinen Schweizer Einkäufen zurückfordern, ohne deiner Kundschaft mehr zu verrechnen. Das ist einer der wenigen Fälle, in denen eine freiwillige Anmeldung sich rechnen kann.
Wenn du MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt, effektiv oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
AHV: der Posten, der überrascht
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet im ersten Jahr mit einer Schätzung und gleicht später aus – deshalb kommt die unangenehme Rechnung meist im zweiten Jahr.
Leg von jeder Zahlung einen festen Anteil zur Seite, für Steuern und AHV. Bei planbaren Monatseinnahmen ist ein Dauerauftrag auf ein zweites Konto die einfachste Lösung.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Am Monatsanfang: Retainer-Rechnungen stellen. Zehn Minuten für alle.
- Einmal im Monat: Abo-Belege ablegen, Plattformen auf Provisionen prüfen, Kontoauszug durchgehen.
- Einmal im Quartal: Erfasste Stunden gegen die Pakete halten – stimmt der Preis noch?
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Wie verbuche ich einen Retainer, der im Voraus bezahlt wird?
In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst du die Einnahme, wenn das Geld eingeht – auch wenn du die Leistung erst im Lauf des Monats erbringst. Wichtig ist nur, dass du es immer gleich handhabst.
Muss ich Kundschaft in Deutschland Schweizer MWST verrechnen?
In der Regel nicht. Dienstleistungen an Geschäftskunden im Ausland gelten mehrwertsteuerlich als am Ort des Empfängers erbracht – du stellst ohne Schweizer MWST Rechnung, dein Kunde versteuert die Leistung selbst (Reverse Charge). Der Umsatz zählt aber für deine eigene Umsatzgrenze mit.
Erfasse ich den Rechnungsbetrag oder die Gutschrift von PayPal?
Den vollen Rechnungsbetrag als Einnahme und die Gebühr des Zahlungsdienstes als Ausgabe. Nur die Netto-Gutschrift zu buchen verkürzt Umsatz und Kosten gleichzeitig – am Gewinn ändert das nichts, an der Basis für die MWST-Grenze schon.
Sind Affiliate-Provisionen Einnahmen?
Ja, wenn sie zu deiner selbständigen Tätigkeit gehören – auch die kleinen. Sie gehen besonders oft vergessen, weil sie unregelmässig kommen und auf Plattformen liegen, in die man selten schaut. Eine feste monatliche Runde durch die Plattformen löst das.
Kann ich mein Arbeitszimmer zu Hause abziehen?
Wenn du einen Raum oder Raumanteil überwiegend geschäftlich nutzt, ja – anteilig nach Fläche. Ein Laptop am Küchentisch reicht in der Regel nicht. Die Kantone handhaben das unterschiedlich.
Sind Tool-Abos abziehbar?
Ja, vollständig, soweit sie geschäftlich genutzt werden – Projektmanagement, Planungstools, Designsoftware, Cloud-Speicher, Terminbuchung. Es ist in dieser Branche der grösste und unauffälligste Kostenblock, weil er monatlich automatisch abgebucht wird.
Brauche ich eine richtige Buchhaltung?
Meistens nicht. Solange deine Einzelfirma weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr macht, genügt eine einfache Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben plus die Belege dazu.
Fazit
Buchhaltung in der virtuellen Assistenz besteht im Kern aus vier Dingen: Retainer sauber und pünktlich verrechnen, die vielen kleinen Abos vollständig erfassen, bei Auslandkundschaft den vollen Rechnungsbetrag statt der Netto-Gutschrift buchen und einen Teil des Gewinns für Steuern und AHV zurücklegen. Der Rest ergibt sich – wenn du dranbleibst.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance