Buchhaltung für Texter:innen und Übersetzer:innen in der Schweiz
Wortpreise und Pauschalen, Nutzungsrechte, Ausschüttungen, Honorare aus Deutschland und Österreich: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du arbeitest mit Sprache – als Texterin, Lektor, Übersetzerin oder freie Journalistin. Deine Zeit gehört den Texten, nicht einem Belegordner. Trotzdem gehört er dazu, sobald du regelmässig Geld mit dem Schreiben verdienst.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
Das Unangenehme an dieser Branche ist nicht die Menge, sondern die Streuung: ein Blogtext für 300 Franken, ein Handbuch für 4'000, ein Honorar aus Deutschland in Euro, eine Ausschüttung der Verwertungsgesellschaft im Herbst. Genau dafür brauchst du ein System, das ohne Nachdenken funktioniert.
Wortpreis, Zeilenpreis, Stundensatz, Pauschale
In kaum einer Branche gibt es so viele Abrechnungsmodelle nebeneinander. Für die Buchhaltung ist das gleichgültig – eine Einnahme ist eine Einnahme. Für dich ist es das nicht.
Denn nur eine Zahl sagt dir, ob sich ein Auftrag gelohnt hat: dein tatsächlicher Stundenlohn. Ein Wortpreis von 60 Rappen klingt gut, bis ein Text drei Korrekturschleifen und zwei Abstimmungscalls braucht. Ein Pauschalhonorar für eine Broschüre klingt gut, bis der Kunde eine vierte Fassung möchte.
Deshalb ist die Zeiterfassung in dieser Branche kein Verwaltungsakt, sondern die Grundlage deiner Preisgestaltung. Nach zehn Aufträgen weisst du, welche Kundschaft dich verdient und welche dich beschäftigt.
Du führst einen Auftrag als Projekt und lässt die Zeit per Start/Stopp mitlaufen – oder trägst sie abends nach. Nach ein paar Aufträgen siehst du schwarz auf weiss, was eine Pauschale pro Stunde wirklich ergibt. Aus den erfassten Stunden erstellst du direkt die Rechnung.
«Inklusive zwei Korrekturschleifen, jede weitere nach Aufwand zu CHF X pro Stunde» ist der Satz, der in dieser Branche am meisten Geld rettet – und er gehört ins Angebot, nicht in die Diskussion danach.
Die Rechnung stellen
Deine Rechnung braucht deine vollständige Adresse, die Adresse des Kunden, das Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine verständliche Leistungsbeschreibung und den Betrag. Dazu kommt in der Schweiz der QR-Code: Kontonummer, Betrag und Referenz stecken darin, dein Kunde scannt ihn im E-Banking und tippt nichts ab.
Weise Positionen einzeln aus – Text, Recherche, zusätzliche Korrekturschleifen, allenfalls eingeräumte Rechte. Das wirkt professioneller und beugt Rückfragen vor. Bei Verlagen und Agenturen lohnt sich zusätzlich die Bestell- oder Auftragsnummer, sonst verzögert sich die Zahlung um Wochen.
Der QR-Code sitzt automatisch und korrekt auf jeder Rechnung. Jede Rechnung trägt einen Status: offen, bezahlt oder überfällig. Bei vielen kleinen Honoraren ist das der Unterschied zwischen Überblick und Bauchgefühl.
Viele kleine Honorare, ein Überblick
Kunde wählen, Positionen erfassen, fertiges PDF mit deinem Logo und QR-Code herunterladen oder direkt versenden.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteNutzungsrechte und Zweitverwertung
Was du verkaufst, ist selten «ein Text». Es ist das Recht, ihn zu nutzen – für einen bestimmten Zweck, ein bestimmtes Medium, eine bestimmte Dauer.
Das klingt nach Juristerei, ist aber sehr praktisch gemeint: Der Kunde bestellt einen Text für seine Website, und ein halbes Jahr später steht er in einer Broschüre und in einer Anzeige. Ohne Absprache ist das ein unangenehmes Gespräch, bei dem du meist schlecht dastehst.
Halte deshalb schon im Angebot fest, wofür der Text verwendet werden darf. Steht es auch auf der Rechnung, hast du im Zweifel etwas in der Hand – und du kannst eine Erweiterung anbieten, statt dich zu ärgern.
Für die Buchhaltung sind Einnahmen aus Rechteeinräumung und Zweitverwertung ganz normale Einnahmen. Es lohnt sich aber, sie separat zu erfassen: Oft ist das der Teil deines Geschäfts mit der besten Marge, weil die Arbeit schon getan ist.
Ausschüttungen von Verwertungsgesellschaften
Wenn du für Zeitungen, Zeitschriften oder Bücher schreibst, kommen möglicherweise Ausschüttungen dazu – in der Schweiz etwa über ProLitteris.
Diese Beträge sind Einnahmen deiner selbständigen Tätigkeit und gehören in die Aufstellung. Sie gehen besonders häufig vergessen, weil sie einmal im Jahr kommen, nicht angefordert werden müssen und oft auf einem anderen Konto landen als der Rest.
Setz dir einen wiederkehrenden Termin für den Monat, in dem deine Ausschüttung üblicherweise eintrifft. Fünf Minuten im Kalender ersparen dir, im Februar drei Abende lang nach Beträgen zu suchen, die im September schon da waren.
Honorare aus Deutschland und Österreich
Viele Texter:innen und fast alle Übersetzer:innen in der Schweiz arbeiten für Kundschaft im Ausland. Das ist einfacher, als viele befürchten.
Dienstleistungen an Geschäftskunden im Ausland gelten mehrwertsteuerlich in der Regel als am Ort des Empfängers erbracht: Du stellst ohne Schweizer Mehrwertsteuer Rechnung, dein Kunde versteuert die Leistung in seinem Land selbst. In der EU heisst das Verfahren Reverse Charge; ein Hinweis darauf und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden gehören auf die Rechnung.
Zwei Dinge, die dabei untergehen. Erstens zählen Auslandumsätze trotzdem für die Frage, ob du in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig wirst. Zweitens: Rechnest du in Euro ab, erfasst du die Einnahme in Franken. Nimm den Kurs am Tag des Zahlungseingangs, halte ihn fest und bleib bei dieser Methode – und vergiss die Gebühren deiner Bank oder deines Zahlungsdienstes nicht, die sind eine Ausgabe.
Ausgaben und Belege
Schreiben gilt als Beruf ohne Kosten. Das stimmt nicht, die Kosten sind nur klein und viele:
- Recherchekosten. Fachbücher, Archivzugänge, Zeitungsabos, Datenbanken, Fahrten zu Interviews.
- Werkzeuge. Textverarbeitung, Übersetzungssoftware und Translation Memory, Rechtschreibprüfung, KI-Assistenten, Cloud-Speicher.
- Wörterbücher und Fachlexika – gedruckt wie im Abo.
- Weiterbildung. Kurse, Fachtagungen, Verbandsmitgliedschaften.
- Website, Portfolio, Newsletter.
- Ein Teil von Handy und Internet, sowie ein Anteil an einem überwiegend geschäftlich genutzten Arbeitszimmer.
- Fremdleistungen. Was du an Lektorat oder Übersetzung weitergibst, ist deine Ausgabe – und deren Rechnung dein Beleg.
Bei allem, was du auch privat nutzt, gehört nur der geschäftliche Anteil in die Buchhaltung. Eine nachvollziehbare Schätzung, bei der du bleibst, ist besser als eine genaue Zahl, die du jedes Jahr neu erfindest.
Du fotografierst die Quittung oder hängst das PDF an – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Bei Abos, die jeden Monat gleich kommen, ist das eine Sache von Sekunden.
Grössere Anschaffungen: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du ein Fachbuch für CHF 60, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du einen Laptop für CHF 2'500 oder richtest dir ein Arbeitszimmer ein, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Geräte, Mobiliar, Fahrzeuge, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Weil die Kantone das unterschiedlich handhaben, ist der sinnvolle Schritt vor einer teuren Anschaffung ein Anruf beim Steueramt deines Kantons. Und unabhängig davon gilt: Erfasse jede Anschaffung mit Datum, Betrag und Beleg, auch wenn du gerade nicht weisst, wie sie behandelt wird.
Mehrwertsteuer – betrifft dich wahrscheinlich nicht
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Die meisten selbständigen Texter:innen und Übersetzer:innen liegen darunter. Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn – und Auslandumsätze zählen mit.
Liegst du darunter, schreibst du deine Rechnungen ohne Mehrwertsteuer. Das ist kein Nachteil, im Gegenteil: Für Kundschaft, die keine Vorsteuer abziehen kann, bist du dadurch effektiv günstiger.
Kommst du in die Nähe der Grenze, plane die Anmeldung früh. Für Texte gilt der Normalsatz von 8,1 %.
Wenn du MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt, effektiv oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
AHV: der Posten, der überrascht
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet im ersten Jahr mit einer Schätzung und gleicht später aus – deshalb kommt die unangenehme Rechnung meist im zweiten Jahr.
Besonders wichtig ist das bei einem schwankenden Einkommen: Leg von jeder Zahlung einen festen Anteil zur Seite, für Steuern und AHV, auch in den guten Monaten. Wer das ab dem ersten Auftrag macht, hat später nie ein Problem.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Nach jedem Auftrag: Rechnung stellen, Stunden abschliessen. Zehn Minuten.
- Einmal im Monat: Kontoauszug durchgehen, Abo-Belege ablegen, offene Honorare prüfen.
- Einmal im Quartal: Schauen, ob genug für Steuern und AHV zurückgelegt ist – und ob die Preise noch stimmen.
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Brauche ich als Texterin eine richtige Buchhaltung?
Meistens nicht. Solange deine Einzelfirma weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr macht, genügt eine einfache Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben plus die Belege dazu.
Wie verbuche ich ein Honorar aus Deutschland?
Dienstleistungen an Geschäftskunden im Ausland gelten mehrwertsteuerlich als am Ort des Empfängers erbracht – du stellst ohne Schweizer MWST Rechnung, dein Kunde versteuert die Leistung selbst (Reverse Charge). Die Einnahme erfasst du in Franken, zum Kurs am Tag des Zahlungseingangs. Bankgebühren sind eine Ausgabe.
Sind ProLitteris-Ausschüttungen Einnahmen?
Ja, wenn sie zu deiner selbständigen Tätigkeit gehören. Sie gehen besonders oft vergessen, weil sie nur einmal im Jahr kommen und nicht angefordert werden müssen – ein wiederkehrender Kalendereintrag im richtigen Monat löst das Problem.
Muss ich Nutzungsrechte in der Buchhaltung separat führen?
Nötig ist es nicht – es sind ganz normale Einnahmen. Sinnvoll ist es trotzdem: Zweitverwertung und Rechteeinräumung sind oft der Teil deines Geschäfts mit der besten Marge, weil die Arbeit schon getan ist.
Kann ich Fachbücher und Wörterbücher abziehen?
Ja. Recherchekosten, Fachliteratur, Archivzugänge, Datenbanken und Übersetzungssoftware sind Geschäftsausgaben, solange sie beruflich genutzt werden.
Ab wann muss ich Mehrwertsteuer abrechnen?
Ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr, weltweit gerechnet – Auslandumsätze zählen mit, auch wenn sie in der Schweiz nicht steuerbar sind. Für Texte gilt der Normalsatz von 8,1 %.
Kann ich einen neuen Laptop sofort abziehen?
Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Darüber gilt der Grundsatz, den Betrag über mehrere Jahre zu verteilen – viele Kantone erlauben aber eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen, also den vollen Abzug im Kaufjahr. Bedingung ist meist, dass dadurch kein Verlust entsteht.
Fazit
Buchhaltung im Schreibberuf besteht im Kern aus vier Dingen: viele kleine Honorare zuverlässig erfassen, Nutzungsrechte im Angebot regeln, Ausschüttungen und Auslandhonorare nicht vergessen und einen Teil des Gewinns für Steuern und AHV zurücklegen. Die Zeiterfassung ist dabei kein Verwaltungsakt, sondern das, was dir zeigt, welche Aufträge sich lohnen.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance