Buchhaltung für Immobilien- und Versicherungsmakler:innen in der Schweiz
Provisionen und ihr Zeitpunkt, Rückforderungen und Stornoreserven, das Fahrzeug und die Akquisekosten: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Dein Einkommen besteht aus Provisionen. Das heisst: unregelmässig, oft gross, manchmal Monate nach der Arbeit – und gelegentlich zurückgefordert. Genau diese Eigenheit macht deine Buchhaltung anders als die einer Beraterin mit Monatsrechnungen.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
Drei Themen entscheiden bei dir über Ruhe oder Ärger: der Zeitpunkt der Einnahme, Stornoreserven und das Fahrzeug. Der Reihe nach.
Wann ist eine Provision eine Einnahme?
Die Antwort ist in einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfreulich schlicht: wenn das Geld auf deinem Konto ist. Nicht, wenn der Vertrag unterschrieben wurde, nicht, wenn du die Abrechnung erhalten hast, nicht, wenn der Anspruch entstanden ist.
Das klingt banal, hat aber eine praktische Folge, die dich über den Jahreswechsel betrifft. Ein Abschluss im Dezember, dessen Provision im Februar überwiesen wird, fällt steuerlich ins neue Jahr. Das kann dir nützen oder schaden – wichtig ist vor allem, dass du es immer gleich handhabst und nicht von Jahr zu Jahr wechselst.
Zweitens: Führe eine Liste deiner erwarteten Provisionen mit Abschluss, Betrag und Fälligkeit. Nicht für die Steuer – dort zählt nur der Eingang –, sondern weil in dieser Branche regelmässig Abrechnungen untergehen. Wer nicht nachhält, merkt nie, dass eine Provision nie kam.
Du erfasst erwartete Provisionen als Rechnung mit Status – offen, bezahlt oder überfällig. Damit hast du die Liste, ohne eine zweite Tabelle zu führen, und siehst auf einen Blick, wo etwas aussteht.
Rückforderungen und Stornoreserven
Das ist die Eigenheit, die deine Branche von fast allen anderen unterscheidet: Geld, das du erhalten hast, kann zurückgefordert werden. Kündigt eine Kundin ihre Police innerhalb der Stornohaftungszeit, verlangt die Gesellschaft einen Teil der Provision zurück.
Buchhalterisch ist das unkompliziert: Die Rückzahlung ist eine Ausgabe in dem Jahr, in dem sie erfolgt – oder sie wird direkt mit der nächsten Provisionsabrechnung verrechnet. Im zweiten Fall ist deine Einnahme der volle Provisionsbetrag und die Verrechnung eine Ausgabe. Nur den Nettobetrag zu erfassen, ist der häufigste Buchungsfehler in dieser Branche.
Wirtschaftlich ist es das grössere Thema: Wer Provisionen als Einkommen behandelt, das ihm sicher gehört, hat in einem schlechten Jahr ein Problem. Leg von jeder Provision einen Anteil zurück – für Steuern, für die AHV und für mögliche Rückforderungen. Wie hoch, sagt dir deine eigene Stornoquote der letzten Jahre besser als jede Faustregel.
Behält die Gesellschaft eine Stornoreserve direkt ein, ist der einbehaltene Teil noch nicht bei dir – und damit noch keine Einnahme. Erfasst wird er, wenn er ausbezahlt wird. Die Abrechnung der Gesellschaft ist dabei dein Beleg; leg sie ab, auch wenn sie unübersichtlich ist.
Provisionen nachhalten statt hoffen
Erwartete Beträge erfassen, Status verfolgen, Abrechnung als Beleg anhängen – auch unterwegs vom Handy.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteDas Fahrzeug
In kaum einem anderen Beruf ist das Auto so zentral – und entsprechend häufig ist es der Punkt, an dem das Steueramt nachfragt.
Nutzt du das Fahrzeug ausschliesslich geschäftlich, sind Anschaffung, Treibstoff, Versicherung, Service, Reifen, Vignette und Parkgebühren Geschäftsausgaben. Nutzt du es auch privat – und das ist der Normalfall –, gehört nur der geschäftliche Anteil dazu.
Ein einfaches Fahrtenbuch mit Datum, Ziel, Kilometern und Anlass ist die Grundlage. Wer stattdessen eine Pauschale schätzt, sollte sie einmal sauber herleiten, das festhalten und dabei bleiben. Was nicht funktioniert: jedes Jahr eine andere Zahl.
Auch die Fahrt vom Wohnort zum eigenen Büro ist übrigens nicht dasselbe wie die Fahrt zum Kundentermin – Arbeitswege werden anders behandelt als Geschäftsfahrten. Wenn das Fahrzeug bei dir ein grosser Posten ist, ist das eine der wenigen Fragen, für die sich ein Anruf beim Steueramt wirklich lohnt.
Akquisekosten
Du gibst Geld aus, bevor du weisst, ob daraus ein Abschluss wird. Das ist normal und vollständig abziehbar – sofern es geschäftlich veranlasst ist:
- Leads und Adressen, Portalgebühren, Inserate.
- Werbung, Website, Flyer, Beschriftungen.
- Immobilienportale und Ausstattung für Besichtigungen, Fotografie, Home Staging, Grundbuchauszüge.
- Netzwerkanlässe und Mitgliedschaften.
- Kundenanlässe und Geschäftsessen. Hier ist Sorgfalt angebracht: Notiere auf dem Beleg, mit wem und zu welchem Anlass. Ohne diesen Vermerk ist es im Zweifel ein privates Essen.
Was hingegen nicht geht, ist die Grauzone bewusst auszureizen. Ein Geschenk an eine Kundin ist ein Grenzfall, den man erklären können muss; die Familienferien im Nachhinein zur Akquise zu erklären, ist keiner.
Weitere Ausgaben und Belege
- Berufshaftpflicht und branchenspezifische Versicherungen – die private Haftpflicht gehört nicht dazu.
- Aus- und Weiterbildung, Zertifizierungen, das Cicero-Register bei Versicherungsvermittlung, Verbandsbeiträge.
- Büro oder Arbeitszimmer, anteilig, wenn du von zu Hause arbeitest.
- Software für Kundenverwaltung, Offerten und Vergleichsrechner.
- Handy und Internet, anteilig – bei ständiger Erreichbarkeit ein realer Posten.
Du fotografierst die Quittung direkt nach dem Termin mit dem Handy – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Der Beleg bleibt bei der Buchung, auch in zehn Jahren noch.
Grössere Anschaffungen: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du einen Bürostuhl für CHF 300, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du ein Fahrzeug für CHF 30'000, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Fahrzeuge, Geräte, Mobiliar, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Bei einem schwankenden Provisionseinkommen ist das ein echtes Planungsinstrument: In einem starken Jahr ein ohnehin fälliges Fahrzeug kaufen und vollständig abziehen, statt den Gewinn zu versteuern. Beim Auto wird dabei nur der geschäftliche Anteil abgeschrieben. Weil die Kantone es unterschiedlich handhaben, gehört vor den Kauf ein Anruf beim Steueramt.
Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Bei Provisionseinkommen ist diese Grenze schneller erreicht, als es sich anfühlt – massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn, und deine Kosten sind hier oft klein im Verhältnis.
Vermittlungs- und Maklerleistungen sind grundsätzlich normal steuerbar zum Satz von 8,1 %. Für einen Teil der Finanzdienstleistungen sieht das Mehrwertsteuergesetz allerdings eine Ausnahme vor, und die Abgrenzung zwischen ausgenommener Vermittlung im Versicherungs- und Finanzbereich und steuerbarer Beratung oder Verwaltung ist heikel.
Weil hier je nach Tätigkeit sehr unterschiedliche Regeln greifen können, ist das der eine Punkt auf dieser Seite, bei dem eine verbindliche Abklärung mit der ESTV oder einer Fachperson keine Kür ist – und zwar bevor du die Grenze erreichst, nicht danach.
Wenn du MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt. Und du kannst deine Einnahmen kategorisieren, um verschiedene Arten von Erträgen getrennt auszuweisen.
AHV und das schwankende Einkommen
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet mit einer Schätzung und gleicht später aus – bei stark schwankendem Einkommen ist das ein wiederkehrendes Thema, nicht nur eines des ersten Jahres.
Melde der Ausgleichskasse deutliche Veränderungen aktiv. Ein Jahr mit einem grossen Abschluss führt sonst zu einer Nachzahlung, die zwei Jahre später kommt – genau dann, wenn das Geschäft vielleicht ruhiger läuft.
Und die praktische Regel bleibt: Von jeder Provision geht ein fester Anteil auf ein zweites Konto, bevor du überlegst, was davon dir gehört.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Nach jedem Termin: Fahrt notieren, Quittung fotografieren, Anlass dazuschreiben. Zwei Minuten.
- Bei jeder Provisionsabrechnung: Beleg ablegen, Betrag erfassen, Anteil für Steuern, AHV und Storno abzweigen.
- Einmal im Monat: Erwartete Provisionen gegen die Eingänge halten.
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Wann ist eine Provision eine Einnahme?
In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dann, wenn das Geld auf deinem Konto ist – nicht bei Vertragsabschluss und nicht bei Erhalt der Abrechnung. Ein Abschluss im Dezember mit Zahlung im Februar fällt damit ins neue Jahr. Wichtig ist, dass du es immer gleich handhabst.
Wie verbuche ich eine zurückgeforderte Provision?
Als Ausgabe in dem Jahr, in dem du zurückzahlst. Wird sie mit der nächsten Abrechnung verrechnet, ist deine Einnahme trotzdem der volle Provisionsbetrag und die Verrechnung eine Ausgabe. Nur den Nettobetrag zu erfassen, ist der häufigste Buchungsfehler in dieser Branche.
Was ist mit einer einbehaltenen Stornoreserve?
Der einbehaltene Teil ist noch nicht bei dir und damit noch keine Einnahme. Erfasst wird er, wenn er ausbezahlt wird. Die Abrechnung der Gesellschaft ist dein Beleg.
Kann ich mein Auto vollständig abziehen?
Nur wenn du es ausschliesslich geschäftlich nutzt. Im Normalfall gehört der geschäftliche Anteil dazu; Grundlage ist ein einfaches Fahrtenbuch oder eine einmal sauber hergeleitete Pauschale, bei der du bleibst. Arbeitswege zum eigenen Büro werden anders behandelt als Fahrten zu Kundenterminen.
Sind Kundenessen abziehbar?
Wenn sie geschäftlich veranlasst sind, ja. Notiere auf dem Beleg, mit wem und zu welchem Anlass – ohne diesen Vermerk ist es im Zweifel ein privates Essen.
Muss ich auf Provisionen Mehrwertsteuer abrechnen?
Vermittlungs- und Maklerleistungen sind grundsätzlich normal steuerbar zum Satz von 8,1 %, ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Für einen Teil der Finanzdienstleistungen sieht das MWSTG eine Ausnahme vor, und die Abgrenzung zur steuerbaren Beratung ist heikel – kläre das ab, bevor du die Grenze erreichst.
Wie gehe ich mit stark schwankendem Einkommen um?
Melde der Ausgleichskasse deutliche Veränderungen aktiv, sonst kommt die Nachzahlung für ein starkes Jahr zwei Jahre später – oft dann, wenn es ruhiger läuft. Und leg von jeder Provision einen festen Anteil zurück: für Steuern, AHV und mögliche Rückforderungen.
Fazit
Buchhaltung als Makler:in besteht im Kern aus vier Dingen: Provisionen erfassen, wenn sie eingehen, Rückforderungen als das buchen, was sie sind, das Fahrzeug sauber aufteilen und von jeder Provision zurücklegen – für Steuern, AHV und Storno. Wer den letzten Punkt ernst nimmt, übersteht auch ein schwaches Jahr ohne Schrecken.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance