Buchhaltung für Architekt:innen und Planer:innen in der Schweiz
Honorarphasen und Teilrechnungen, Projekte über den Jahreswechsel, teure Planungssoftware und die Berufshaftpflicht: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du planst, zeichnest, koordinierst, leitest aus. Projekte laufen bei dir nicht über Tage, sondern über Monate und Jahre – und genau daraus ergeben sich die buchhalterischen Eigenheiten deines Berufs.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
Drei Themen prägen deinen Alltag: Honorarphasen, Projekte über den Jahreswechsel und teure Software. Der Reihe nach.
Honorarphasen und Teilrechnungen
Ob du nach SIA-Ordnung, nach Zeitaufwand oder pauschal abrechnest – gemeinsam ist allen Modellen, dass du nicht am Ende eine Rechnung stellst, sondern unterwegs mehrere.
Das ist buchhalterisch kein Sonderfall: Jede Teilrechnung ist eine Rechnung, jede Zahlung eine Einnahme, sobald sie eingeht. Wichtig ist die Systematik. Vereinbare die Zahlungspunkte im Vertrag – nach Vorprojekt, nach Baueingabe, nach Ausführungsplanung, nach Abschluss – und halte dich daran, statt zu warten, bis «genug zusammengekommen» ist.
Zwei Punkte aus der Praxis. Erstens: Bezeichne auf jeder Teilrechnung eindeutig, welche Phase sie abdeckt und was bereits verrechnet wurde. Bei Projekten über zwei Jahre erinnert sich sonst niemand mehr. Zweitens: Halte Zusatzleistungen fest, sobald sie anfallen – eine nachträglich geänderte Grundrissvariante ist Aufwand, und der lässt sich nur verrechnen, wenn er dokumentiert ist.
Du führst jedes Projekt einzeln und lässt die Zeit per Start/Stopp mitlaufen – oder trägst sie abends nach. Aus den erfassten Stunden erstellst du direkt die Teilrechnung, und du siehst jederzeit, wie viel Aufwand ein Projekt bisher wirklich gekostet hat.
Projekte über den Jahreswechsel
Ein Projekt beginnt im Oktober und endet im Mai. Deine Arbeit fällt in zwei Steuerjahre, die Zahlungen möglicherweise ebenfalls – aber nicht im selben Verhältnis.
In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die Regel unmissverständlich: Erfasst wird, was fliesst. Eine im Dezember geleistete Arbeit, die im Februar bezahlt wird, ist eine Einnahme des neuen Jahres. Eine Abgrenzung wie in der doppelten Buchhaltung – angefangene Arbeiten bewerten und dem richtigen Jahr zuordnen – ist hier weder nötig noch vorgesehen.
Das ist eine Erleichterung, hat aber eine Nebenwirkung: Dein steuerbarer Gewinn schwankt stärker, als deine tatsächliche Auslastung es tut. Ein Jahr, in dem zwei Schlussrechnungen zusammenfallen, sieht aus wie ein Ausnahmejahr – und wird auch so besteuert. Wer das kommen sieht, kann die Zahlungspunkte im Vertrag entsprechend legen.
Für die eigene Übersicht lohnt sich daneben eine simple Projektliste: Was ist vereinbart, was bereits verrechnet, was noch offen? Nicht für die Steuer – für die Frage, ob du das nächste Mandat annehmen kannst.
Teilrechnungen aus erfassten Stunden
Projekt anlegen, Zeit mitlaufen lassen, Teilrechnung mit deinem Logo und QR-Code erzeugen.
Kostenlos testen – ohne KreditkartePlanungssoftware und Lizenzen
CAD, BIM, Statik, Visualisierung, Ausschreibungssoftware: In kaum einem anderen Beruf sind die Werkzeuge so teuer.
Für die Buchhaltung ist die Unterscheidung einfach. Ein Abo – Jahreslizenz, Cloud-Nutzung, Subskription – ist eine laufende Ausgabe im Jahr der Zahlung. Eine gekaufte Lizenz für mehrere Jahre ist eine Anschaffung und folgt denselben Regeln wie ein Gerät. Dazu gleich mehr.
Praktisch relevanter ist etwas anderes: Diese Kosten laufen automatisch ab Kreditkarte, oft in Fremdwährung, und sie sind der Posten, der am häufigsten unvollständig erfasst wird. Einmal im Monat die Abrechnungen durchgehen kostet fünf Minuten und findet regelmässig etwas.
Berufshaftpflicht
Die Berufshaftpflicht ist in Architektur und Planung keine Nebensache, sondern oft Voraussetzung für einen Auftrag – und selbstverständlich eine Geschäftsausgabe.
Ein Punkt, der über die Buchhaltung hinausgeht und trotzdem hierher gehört: Deine Haftung endet nicht mit dem Projekt. Mängelrechte laufen über Jahre, und eine Police sollte auch Ansprüche abdecken, die nach dem Ende deiner Tätigkeit geltend gemacht werden. Das ist der Grund, warum sich die Prämie auch in einem Jahr ohne grosses Mandat lohnt.
Für die Steuererklärung gilt: Die Prämie ist im Jahr der Zahlung abziehbar. Rückstellungen für mögliche künftige Ansprüche kennt die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht – wirtschaftlich vorsorgen kannst du trotzdem, indem du zurücklegst.
Weitere Ausgaben und Belege
- Software und Lizenzen, Cloud-Speicher, Renderdienste.
- Hardware. Rechner, grosse Bildschirme, Plotter, Drucker, Messgeräte, Kamera.
- Büro oder Arbeitszimmer, anteilig, wenn du von zu Hause arbeitest.
- Fahrten auf die Baustelle, Parkgebühren, Bahnbillette.
- Fachliteratur, Normen und Regelwerke, Weiterbildung, Verbandsbeiträge und Kammermitgliedschaften.
- Plankopien, Modellbau, Materialmuster.
- Fremdleistungen. Was du an Statik, Visualisierung oder Bauphysik weitergibst, ist deine Ausgabe – deren Rechnung ist dein Beleg.
- Ein Teil von Handy und Internet.
Bei allem, was du auch privat nutzt, gehört nur der geschäftliche Anteil in die Buchhaltung. Eine nachvollziehbare Schätzung, bei der du bleibst, ist besser als eine genaue Zahl, die du jedes Jahr neu erfindest.
Du fotografierst die Quittung oder hängst das PDF an – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Ordnest du die Ausgabe dem Projekt zu, siehst du am Ende, was ein Mandat wirklich gekostet hat.
Hardware und Lizenzen: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du einen Satz Stifte für CHF 60, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du einen Rechner mit zwei grossen Bildschirmen für CHF 6'000 oder einen Plotter, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Geräte, Mobiliar, Fahrzeuge, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Bei einem Gewinn, der wegen zusammenfallender Schlussrechnungen in einem Jahr hoch ausfällt, ist das ein wirksames Instrument: die ohnehin fällige Hardware in genau dieses Jahr legen. Weil die Kantone es unterschiedlich handhaben, gehört vor eine grosse Anschaffung ein Anruf beim Steueramt.
Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Bei Architektur- und Planungshonoraren ist diese Grenze mit ein bis zwei grösseren Mandaten erreicht – massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn.
Planungsleistungen sind normal steuerbar zum Satz von 8,1 %. Für Geschäftskunden und Bauherrschaften, die selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind, ist die MWST ein durchlaufender Posten; bei privaten Bauherrschaften verteuert sie dein Honorar effektiv.
Weil ein einzelnes grosses Mandat dich über die Grenze bringen kann, lohnt sich der Blick auf die erwarteten Umsätze zu Jahresbeginn – nicht erst, wenn die Schlussrechnung geschrieben ist.
Wenn du MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt, effektiv oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
AHV und schwankende Jahre
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet mit einer Schätzung und gleicht später aus. Bei Projektgeschäft mit stark schwankenden Jahren ist das ein Dauerthema: Auf ein starkes Jahr folgt zwei Jahre später eine Nachzahlung – oft dann, wenn gerade weniger läuft.
Melde deutliche Veränderungen aktiv, und leg von jeder Zahlung einen festen Anteil zur Seite. Wer das ab dem ersten Mandat macht, hat später nie ein Problem.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren. Projektunterlagen und Pläne folgen eigenen, oft längeren Aufbewahrungsüberlegungen – die sind etwas anderes als deine Buchhaltung.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Täglich, nebenbei: Stunden aufs Projekt erfassen, während du sie leistest.
- Bei jedem Meilenstein: Teilrechnung stellen, statt zu warten.
- Einmal im Monat: Software-Abrechnungen ablegen, Kontoauszug durchgehen, offene Teilrechnungen prüfen.
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Wie verbuche ich Teilrechnungen?
Jede Teilrechnung ist eine Rechnung, jede Zahlung eine Einnahme, sobald sie eingeht. Vereinbare die Zahlungspunkte im Vertrag und bezeichne auf jeder Rechnung eindeutig, welche Phase sie abdeckt und was bereits verrechnet wurde.
Was gilt bei Projekten über den Jahreswechsel?
In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird erfasst, was fliesst. Eine im Dezember geleistete Arbeit, die im Februar bezahlt wird, ist eine Einnahme des neuen Jahres. Eine Bewertung angefangener Arbeiten wie in der doppelten Buchhaltung ist weder nötig noch vorgesehen.
Warum schwankt mein Gewinn stärker als meine Auslastung?
Weil nur zählt, wann gezahlt wird. Fallen zwei Schlussrechnungen in dasselbe Jahr, sieht es wie ein Ausnahmejahr aus und wird auch so besteuert. Wer das kommen sieht, kann die Zahlungspunkte im Vertrag entsprechend legen.
Ist Planungssoftware im Abo abziehbar?
Ja, als laufende Ausgabe im Jahr der Zahlung. Eine gekaufte Mehrjahreslizenz ist dagegen eine Anschaffung und folgt denselben Regeln wie ein Gerät.
Kann ich Rückstellungen für Haftpflichtfälle bilden?
In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht – Rückstellungen kennt sie nicht. Die Versicherungsprämie ist im Jahr der Zahlung abziehbar. Wirtschaftlich vorsorgen kannst du trotzdem, indem du zurücklegst.
Kann ich einen neuen Rechner sofort abziehen?
Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Darüber gilt der Grundsatz, den Betrag über mehrere Jahre zu verteilen – viele Kantone erlauben aber eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen, sofern dadurch kein Verlust entsteht. In einem Jahr mit hohem Gewinn ist das ein wirksames Instrument.
Ab wann muss ich Mehrwertsteuer abrechnen?
Ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr. Bei Planungshonoraren ist das mit ein bis zwei grösseren Mandaten erreicht. Planungsleistungen sind normal steuerbar zum Satz von 8,1 %.
Fazit
Buchhaltung in Architektur und Planung besteht im Kern aus vier Dingen: Teilrechnungen an vereinbarten Meilensteinen stellen, Stunden pro Projekt erfassen, teure Software und Hardware vollständig geltend machen und wissen, dass der steuerbare Gewinn stärker schwankt als die Auslastung. Wer die Zahlungspunkte bewusst legt, hat auch diesen Teil im Griff.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance