Buchhaltung für Hebammen und freiberufliche Pflege in der Schweiz
Abrechnung mit den Krankenversicherern, Kurse auf Selbstzahlerbasis, die MWST-Ausnahme für Heilbehandlungen, Fahrten und Pikett: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du bist unterwegs zu Familien, in Wohnungen, manchmal nachts. Deine Arbeit findet dort statt, wo Menschen sind – nicht an einem Schreibtisch. Trotzdem gehört ein Stück Administration dazu, sobald du freiberuflich arbeitest.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
Zwei Dinge unterscheiden diese Berufe von anderen: Ein grosser Teil deines Geldes kommt nicht von deiner Kundschaft, sondern von Krankenversicherern. Und du bist ständig im Auto oder im Zug. Beides schauen wir uns an.
Abrechnung über die Krankenversicherer
Als freiberufliche Hebamme oder in der freiberuflichen Pflege rechnest du Leistungen der Grundversicherung über die Krankenversicherer ab. Dafür brauchst du eine ZSR-Nummer, die Zulassung und einen Tarif – bei Hebammen etwa nach den Vereinbarungen des Schweizerischen Hebammenverbands mit den Versicherern.
Für deine Buchhaltung ist der entscheidende Punkt ein anderer, und er wird oft übersehen: Deine Einnahme ist, was tatsächlich überwiesen wird – und das ist nicht immer, was du in Rechnung gestellt hast. Positionen werden gekürzt, Rückfragen verzögern die Zahlung, manchmal wird eine Position gestrichen.
Führe deshalb eine Liste deiner gestellten Abrechnungen mit dem Betrag – und hake ab, was wirklich eingegangen ist. In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst du nur die Zahlung. Ohne diese zweite Liste merkst du nicht, wenn eine Abrechnung nie beglichen wurde.
Bei Tiers payant zahlt die Versicherung direkt an dich; bei Tiers garant zahlt die Familie und reicht die Rechnung selbst ein. Im zweiten Fall ist deine Einnahme das, was die Familie überweist – und du hast dieselbe Aufgabe wie jeder andere Selbständige: nachfassen, wenn nichts kommt.
Du erfasst jede Abrechnung als Rechnung mit Status – offen, bezahlt oder überfällig. Damit siehst du auf einen Blick, welche Abrechnungen noch ausstehen, ohne eine zweite Liste zu führen. Für Selbstzahler-Leistungen erstellst du eine Rechnung mit Swiss QR-Code direkt aus gespeicherten Positionen.
Leistungen ausserhalb der Grundversicherung
Neben der abrechenbaren Leistung steht bei vielen ein zweites Standbein: Geburtsvorbereitungskurse, Rückbildung, Stillberatung über das versicherte Mass hinaus, Beratung auf Selbstzahlerbasis, Betreuung im Stundenlohn.
Diese Einnahmen laufen nicht über die Versicherer, sondern direkt – und sie sind buchhalterisch der unkompliziertere Teil: Rechnung stellen oder bar kassieren, Einnahme erfassen, Beleg dazu.
Mehrwertsteuerlich sind sie allerdings nicht automatisch gleich zu behandeln wie die Heilbehandlung. Dazu gleich mehr.
Abrechnungen und Kursgebühren an einem Ort
Rechnung mit QR-Code erstellen, Status verfolgen, Beleg fotografieren – auch unterwegs vom Handy.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteMehrwertsteuer: die Heilbehandlung ist ausgenommen
Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach Art. 21 MWSTG von der Mehrwertsteuer ausgenommen – vorausgesetzt, du verfügst über die nötige Berufsausübungsberechtigung. Für Hebammen und die freiberufliche Pflege trifft das auf die pflegerische und geburtshilfliche Tätigkeit in aller Regel zu.
Damit ist der Hauptteil deiner Arbeit vom Thema befreit, unabhängig vom Umsatz. Zwei Dinge lohnen trotzdem einen Blick.
Erstens: Nicht jede Leistung ist eine Heilbehandlung. Ein Geburtsvorbereitungskurs, der als Kurs organisiert ist, oder der Verkauf von Produkten ist etwas anderes als eine pflegerische Behandlung. Für diese Umsätze gilt die normale Umsatzgrenze von CHF 100'000.
Zweitens: Weil das eine ausgenommen und das andere steuerbar ist, gehören die beiden Bereiche in deiner Aufstellung getrennt. Genau darauf würde eine Prüfung schauen.
Wenn dein Kursangebot einen nennenswerten Umfang erreicht, ist das der Punkt für eine kurze, am besten schriftliche Abklärung mit der ESTV.
Du kategorisierst deine Leistungen und siehst die Umsätze nach Kategorie getrennt – die Grundlage dafür, ausgenommene und steuerbare Leistungen auseinanderzuhalten.
Fahrten und Pikett
Kaum ein anderer Beruf fährt so viel. Fahrten zu Hausbesuchen sind Geschäftsausgaben – und weil sie bei dir einen grossen Posten ausmachen, lohnt sich eine saubere Aufzeichnung mehr als anderswo.
Nutzt du das Auto ausschliesslich geschäftlich, sind alle Kosten Geschäftsausgaben: Treibstoff, Versicherung, Service, Reifen, Vignette, Parkgebühren. Nutzt du es auch privat, gehört nur der geschäftliche Anteil dazu. Ein einfaches Fahrtenbuch – Datum, Ziel, Kilometer, Anlass – ist dabei nicht Bürokratie, sondern der Beleg für einen deiner grössten Abzüge.
Ein Satz pro Fahrt genügt. Wer das im Auto direkt nach dem Besuch notiert, hat am Jahresende eine belastbare Aufstellung. Wer es im Januar rekonstruiert, hat eine Schätzung, die im Zweifel niemanden überzeugt.
Zum Pikett: Eine Bereitschaftsentschädigung, die du erhältst, ist eine Einnahme wie jede andere. Die Zeit, in der du bereit bist und nicht gerufen wirst, ist dagegen kein Abzug – auch wenn sie dich einschränkt.
Ausgaben und Belege
Diese Posten sind geschäftlich und gehen am häufigsten vergessen:
- Fahrzeugkosten – anteilig, wenn du privat mitfährst. In diesen Berufen oft der grösste Einzelposten.
- Material und Verbrauch. Handschuhe, Desinfektion, Verbandmaterial, Einwegartikel.
- Geräte. Waage, Blutdruckmessgerät, Doptone, Pulsoximeter, Stillhilfen.
- Weiterbildung, Fortbildungspflicht, Fachliteratur, Verbandsbeiträge.
- Berufshaftpflicht – in diesen Berufen keine Kür, sondern Voraussetzung.
- Handy und Internet, anteilig. Bei ständiger Erreichbarkeit ein realer Posten.
- Abrechnungssoftware, Dokumentationssystem, Terminverwaltung.
- Kursraummiete, wenn du Kurse anbietest, sowie Kursmaterial.
- Berufskleidung, soweit sie wirklich Berufskleidung ist.
Du fotografierst die Quittung mit dem Handy, direkt im Auto nach dem Einkauf – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Der Beleg bleibt bei der Buchung, auch in zehn Jahren noch.
Geräte: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du Verbandmaterial für CHF 80, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du ein Auto für CHF 22'000 oder Geräte für mehrere tausend Franken, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Fahrzeuge, Geräte, Mobiliar, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Beim Auto kommt der Privatanteil dazu: Abgeschrieben wird nur der geschäftliche Teil. Weil die Kantone das unterschiedlich handhaben, gehört vor einen Fahrzeugkauf ein Anruf beim Steueramt deines Kantons.
AHV und Vorsorge
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet im ersten Jahr mit einer Schätzung und gleicht später aus – deshalb kommt die unangenehme Rechnung meist im zweiten Jahr.
Häufig ist in diesen Berufen die Mischform: ein Teilpensum im Spital oder bei der Spitex, daneben freiberufliche Tätigkeit. Der angestellte Teil läuft über den Lohnausweis und gehört nicht in deine Aufstellung. Beim selbständigen Teil liegt die Vorsorge dagegen bei dir – ein Punkt, der bei einem kleinen freiberuflichen Pensum gerne untergeht und sich über zwanzig Jahre bemerkbar macht.
Leg von jeder Zahlung einen festen Anteil zur Seite, für Steuern und AHV.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren. Die Patientendokumentation folgt eigenen, längeren Regeln – die ist etwas anderes als deine Buchhaltung.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Nach jedem Besuch, im Auto: Fahrt notieren, allfällige Quittung fotografieren. Eine Minute.
- Einmal pro Woche: Abrechnungen erstellen und den Status der offenen prüfen.
- Einmal im Monat: Kontoauszug durchgehen und abhaken, welche Abrechnungen bezahlt wurden.
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Was ist meine Einnahme, wenn die Krankenversicherung zahlt?
Was tatsächlich überwiesen wird – und das ist nicht immer, was du in Rechnung gestellt hast. Positionen werden gekürzt oder verzögern sich. Führe deshalb eine Liste der gestellten Abrechnungen und hake ab, was eingegangen ist; erfasst wird in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nur die Zahlung.
Muss ich auf meine Leistungen Mehrwertsteuer abrechnen?
Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach Art. 21 MWSTG von der Mehrwertsteuer ausgenommen, sofern du über die nötige Berufsausübungsberechtigung verfügst. Für die pflegerische und geburtshilfliche Tätigkeit trifft das in aller Regel zu. Kurse und Produktverkäufe sind dagegen normal steuerbar – für sie gilt die Umsatzgrenze von CHF 100'000.
Wie halte ich meine Fahrten fest?
Mit einem einfachen Fahrtenbuch: Datum, Ziel, Kilometer, Anlass – ein Satz pro Fahrt, direkt nach dem Besuch notiert. Fahrten sind in diesen Berufen einer der grössten Abzüge, und eine im Januar rekonstruierte Schätzung überzeugt im Zweifel niemanden.
Ist eine Pikettentschädigung eine Einnahme?
Ja, wie jede andere. Die Bereitschaftszeit, in der du nicht gerufen wirst, ist dagegen kein Abzug – auch wenn sie dich einschränkt.
Ich bin teilzeitangestellt und daneben freiberuflich – was gehört wohin?
Der angestellte Teil läuft über den Lohnausweis und gehört nicht in deine selbständige Aufstellung; er taucht an einer anderen Stelle der Steuererklärung auf. Nur der freiberufliche Teil braucht eine eigene Aufstellung – und dort liegt auch die Vorsorge bei dir.
Kann ich ein Auto oder Geräte sofort abziehen?
Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Darüber gilt der Grundsatz, den Betrag über mehrere Jahre zu verteilen – viele Kantone erlauben eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen, sofern dadurch kein Verlust entsteht. Beim Auto wird nur der geschäftliche Anteil abgeschrieben.
Brauche ich eine richtige Buchhaltung?
Meistens nicht. Solange deine Einzelfirma weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr macht, genügt eine einfache Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben plus die Belege dazu.
Fazit
Buchhaltung in Hebammenarbeit und freiberuflicher Pflege besteht im Kern aus vier Dingen: nachhalten, welche Abrechnung tatsächlich bezahlt wurde, Fahrten konsequent aufzeichnen, ausgenommene Heilbehandlung und steuerbare Kurse getrennt führen und einen Teil des Gewinns für Steuern, AHV und die eigene Vorsorge zurücklegen.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance