Steuererklärung für Selbständige in der Schweiz
Das Hilfsblatt für Selbständigerwerbende, was abziehbar ist, Privatanteile, Abschreibungen und Verluste aus Vorjahren – und wie Steuern und AHV zusammenhängen.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Einmal im Jahr wird aus deiner Buchhaltung eine Steuererklärung. Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist das ein Nachmittag. Wenn nicht, ist es ein Projekt – und das ist der ganze Unterschied.
Was du am Ende brauchst, sind zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn aus selbständiger Erwerbstätigkeit – die Grundlage für Einkommenssteuer und AHV.
Diese Seite geht durch, welche Unterlagen du brauchst, wie das Hilfsblatt funktioniert, was abziehbar ist und was nicht – und welche Abzüge Selbständige am häufigsten liegen lassen.
Das Hilfsblatt für Selbständigerwerbende
Als Selbständige:r füllst du zusätzlich zur normalen Steuererklärung ein Hilfsblatt aus – je nach Kanton heisst es Hilfsblatt A, Fragebogen für Selbständigerwerbende oder ähnlich. Es ist die Brücke zwischen deiner Buchhaltung und der Steuererklärung.
Verlangt werden im Kern:
- der Umsatz beziehungsweise die Einnahmen aus selbständiger Tätigkeit,
- die Aufwände, meist nach Kategorien gegliedert,
- Abschreibungen auf Anlagevermögen,
- die Privatanteile – Auto, Telefon, Wohnung, Waren,
- der resultierende Gewinn,
- Angaben zur Vermögenslage: Geschäftskonto, Forderungen, Anlagevermögen, Schulden.
Dazu legst du deine Aufstellung bei – bei einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genügt eine geordnete Übersicht mit dem Ergebnis. Eine Bilanz brauchst du unter CHF 500'000 Umsatz nicht.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld. Genau die Gliederung, die das Hilfsblatt verlangt – du überträgst die Zahlen, statt sie zu suchen.
Am Jahresende nur noch übertragen
Laufend erfassen, Belege anhängen, Abschluss auf Knopfdruck – mit Aufschlüsselung nach Kategorien.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteWas abziehbar ist
Der Grundsatz ist einfach: Abziehbar sind die geschäftsmässig begründeten Aufwände – alles, was nötig ist, um dein Einkommen zu erzielen.
Diese Posten werden am häufigsten liegen gelassen, obwohl sie geschäftlich sind:
- Anteil an Handy und Internet. Fast alle nutzen beides geschäftlich, viele ziehen nichts ab.
- Arbeitszimmer. Ein Raum oder Raumanteil, den du überwiegend geschäftlich nutzt, anteilig nach Fläche.
- Weiterbildung in deiner ausgeübten Tätigkeit, inklusive Fachliteratur und Verbandsbeiträgen.
- Beiträge an die Säule 3a. Ohne Anschluss an eine Pensionskasse darfst du deutlich mehr einzahlen als Angestellte – der wirksamste Abzug, den die meisten Selbständigen haben.
- Freiwillige Beiträge an die 2. Säule, wenn du dich angeschlossen hast.
- AHV-Beiträge auf dem Einkommen aus selbständiger Tätigkeit.
- Geschäftsversicherungen – Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Sachversicherung.
- Zinsen auf Geschäftsschulden.
- Verluste aus den Vorjahren. Dazu gleich mehr.
Nicht abziehbar sind private Lebenshaltungskosten – auch dann nicht, wenn sie dir beruflich helfen. Kleidung, die man auch privat trägt, das Mittagessen allein, die Zeitung, das Auto für den Arbeitsweg zum eigenen Büro: Das sind die Klassiker, die gestrichen werden.
Privatanteile: der häufigste Streitpunkt
Alles, was du gemischt nutzt, gehört anteilig in die Buchhaltung. Das betrifft in der Praxis vier Dinge: Auto, Telefon, Wohnung und – in Handel und Gastronomie – Waren.
Für die Steuerbehörde zählt nicht die exakte Zahl, sondern die Nachvollziehbarkeit. Eine Schätzung, die du herleiten kannst und bei der du über die Jahre bleibst, ist besser als eine präzise Zahl, die jedes Jahr anders ausfällt.
Beim Auto ist ein einfaches Fahrtenbuch die stärkste Grundlage – Datum, Ziel, Kilometer, Anlass. Fehlt es, arbeiten die Kantone mit Pauschalen für den Privatanteil.
Bei Waren aus dem eigenen Betrieb – Coiffeur, Gastronomie, Handel – gibt es kantonale Pauschalansätze für den Eigenverbrauch. Frag im ersten Jahr kurz nach, welcher Ansatz gilt, und halte dich daran.
Abschreibungen und Sofortabschreibung
Grössere Anschaffungen werden im Grundsatz nicht im Kaufjahr abgezogen, sondern über die Nutzungsdauer verteilt – abgeschrieben. Die üblichen Sätze stehen im Merkblatt A/1995 der ESTV; sie gelten degressiv vom Buchwert, bei linearer Abschreibung vom Anschaffungswert gilt der halbe Satz.
In der Praxis darfst du als Einzelfirma aber oft alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege: die Bagatellgrenze für kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – und die Sofortabschreibung, die etliche Kantone auf beweglichem Anlagevermögen zulassen. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen fast überall auf: nur im Kaufjahr möglich, und es darf kein Verlust entstehen. Damit wird die Sofortabschreibung zum Planungsinstrument: In einem starken Jahr die ohnehin fällige Anschaffung tätigen und vollständig abziehen. Weil die Kantone es unterschiedlich handhaben, gehört vor eine grosse Investition ein Anruf beim Steueramt.
Verluste aus Vorjahren
Das erste Jahr ist oft ein Verlustjahr – Investitionen stehen am Anfang, die Erträge kommen später. Diese Verluste sind nicht verloren: Sie lassen sich mit späteren Gewinnen verrechnen.
Bei der direkten Bundessteuer können Verluste aus den sieben vorangegangenen Geschäftsjahren abgezogen werden, soweit sie noch nicht berücksichtigt wurden; die Kantone folgen dieser Regel weitgehend.
Voraussetzung ist, dass die Verluste in der Steuererklärung des jeweiligen Jahres deklariert und veranlagt wurden. Wer ein Verlustjahr nicht sauber deklariert, verliert den Abzug später – deshalb lohnt sich die Steuererklärung auch in einem Jahr, in dem nichts zu versteuern ist.
Rückstellungen: was in der einfachen Buchhaltung geht
Rückstellungen für künftige Verpflichtungen sind ein Instrument der doppelten Buchhaltung. In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gibt es sie nicht – erfasst wird, was fliesst.
Das heisst nicht, dass du nicht vorsorgen sollst. Es heisst nur, dass das Zurücklegen für Steuern, AHV oder mögliche Rückforderungen eine wirtschaftliche Massnahme ist, keine steuerliche. Der Betrag auf deinem zweiten Konto senkt deinen Gewinn nicht.
Wie Steuern und AHV zusammenhängen
Beide setzen am selben Gewinn an, kommen aber von verschiedenen Stellen und zu verschiedenen Zeiten.
Die Steuerbehörde veranlagt dein Einkommen und meldet das Ergebnis der Ausgleichskasse. Die rechnet daraufhin ihre Akontobeiträge definitiv ab. Deshalb kommt die AHV-Nachzahlung typischerweise ein bis zwei Jahre nach dem Jahr, auf das sie sich bezieht – mehr dazu in AHV-Anmeldung als Selbständige:r.
Die praktische Konsequenz: Rechne mit beidem gleichzeitig. Ein fester Anteil jeder Zahlung auf ein zweites Konto – für Steuern und AHV zusammen – ist die einzige Methode, die im Alltag hält.
Was du bereitlegst
- Deine Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung des Jahres mit dem Ergebnis.
- Die Belege, geordnet nach Geschäftsjahr.
- Kontoauszüge des Geschäftskontos, Jahresanfang bis Jahresende.
- Die Liste deiner Anschaffungen mit Datum und Betrag.
- Belege zu Säule 3a und allfälligen Beiträgen an die 2. Säule.
- Die AHV-Abrechnungen des Jahres.
- Bei MWST-Pflicht: die MWST-Abrechnungen.
- Die Vermögenswerte per 31. Dezember: Kontostand, offene Forderungen, Warenbestand, Anlagen.
Häufige Fragen
Welches Formular brauche ich als Selbständige:r?
Zusätzlich zur normalen Steuererklärung ein Hilfsblatt für Selbständigerwerbende – je nach Kanton Hilfsblatt A oder Fragebogen genannt. Dazu legst du deine Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung bei; eine Bilanz brauchst du unter CHF 500'000 Umsatz nicht.
Welche Abzüge werden am häufigsten vergessen?
Der Anteil an Handy und Internet, das Arbeitszimmer, Weiterbildung und Fachliteratur, Software-Abos, Fahrten – und vor allem die Säule 3a. Ohne Anschluss an eine Pensionskasse darfst du deutlich mehr einzahlen als Angestellte; das ist der wirksamste Abzug, den die meisten Selbständigen haben.
Wie halte ich Privatanteile fest?
Nachvollziehbar und gleichbleibend. Beim Auto ist ein einfaches Fahrtenbuch die stärkste Grundlage; fehlt es, arbeiten die Kantone mit Pauschalen. Für Waren aus dem eigenen Betrieb gibt es kantonale Pauschalansätze – frag im ersten Jahr nach, welcher gilt.
Kann ich eine grosse Anschaffung im Kaufjahr vollständig abziehen?
Oft ja. Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 werden direkt als Aufwand verbucht, und viele Kantone erlauben darüber hinaus eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen. Bedingungen sind meist: nur im Kaufjahr, und es darf kein Verlust entstehen.
Was passiert mit einem Verlustjahr?
Verluste lassen sich mit späteren Gewinnen verrechnen – bei der direkten Bundessteuer aus den sieben vorangegangenen Geschäftsjahren. Voraussetzung ist, dass sie im jeweiligen Jahr deklariert und veranlagt wurden. Deshalb lohnt sich die Steuererklärung auch in einem Jahr ohne Gewinn.
Kann ich Rückstellungen für Steuern bilden?
In einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht – erfasst wird, was fliesst. Zurücklegen solltest du trotzdem, aber es ist eine wirtschaftliche Massnahme, keine steuerliche: Der Betrag auf dem zweiten Konto senkt deinen Gewinn nicht.
Warum kommt die AHV-Rechnung später als die Steuerrechnung?
Weil die Steuerbehörde dein Einkommen veranlagt und das Ergebnis der Ausgleichskasse meldet. Erst dann rechnet die Kasse ihre Akontobeiträge definitiv ab. Deshalb kommt die AHV-Nachzahlung typischerweise ein bis zwei Jahre nach dem betreffenden Jahr.
Fazit
Die Steuererklärung ist kein eigenes Projekt, sondern die Auswertung dessen, was du übers Jahr erfasst hast. Halte Privatanteile nachvollziehbar fest, lass die häufig vergessenen Abzüge nicht liegen – Handy, Arbeitszimmer, Weiterbildung, Säule 3a –, deklariere auch Verlustjahre und rechne bei den Rücklagen Steuern und AHV zusammen. Dann bleibt am Ende wirklich nur das Übertragen.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance