Buchhaltung für Webdesign und Webagentur in der Schweiz
Projekte mit Teilzahlungen, Wartungsverträge als tragender Teil, Hosting und Domains für andere sowie zugekaufte Fremdleistungen: Wir gehen deinen Alltag der Reihe nach durch und schauen bei jedem Schritt, was davon in die Buchhaltung gehört.
Sven FerstlGründer von easyBalance
Du baust Websites, betreust sie danach und lebst zu einem guten Teil von dem, was danach kommt: Wartung, Hosting, kleine Anpassungen. Genau diese Mischung aus Projekt und Dauerleistung macht deine Buchhaltung anders als die einer reinen Projektarbeiterin.
Die gute Nachricht gleich zuerst: Solange du weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr machst, brauchst du keine richtige Buchhaltung mit Bilanz und Kontenplan. Es genügt eine saubere Aufstellung – was ist hereingekommen, was hinausgegangen – und die Belege dazu.
Drei Themen bestimmen deinen Alltag: wiederkehrende Erlöse, Hosting und Domains, die du für andere bezahlst, und Fremdleistungen, die du einkaufst. Der Reihe nach.
Das Projekt: Offerte, Teilzahlungen, Abnahme
Eine Website ist ein Projekt mit einem Anfang, einer unklaren Mitte und einem Ende, das der Kunde bestimmt. Zwei Dinge in der Offerte lösen die meisten späteren Probleme.
Erstens der Leistungsumfang. «Bis zu fünf Unterseiten, zwei Korrekturschleifen, Inhalte werden vom Kunden geliefert» ist eine andere Ausgangslage als «Website». Was danach dazukommt, ist Zusatzaufwand – und den kannst du nur verrechnen, wenn er von Anfang an so benannt war.
Zweitens die Teilzahlungen. Üblich ist ein Drittel bei Auftragserteilung, ein Drittel bei einem definierten Zwischenstand, der Rest bei Aufschaltung. Das schützt dich vor dem Projekt, das im Entwurfsstadium einschläft – und verteilt deinen Cashflow.
Buchhalterisch ist jede Teilzahlung eine ganz normale Einnahme, sobald sie eingeht. In der Schlussrechnung ziehst du sie als bereits bezahlte Position ab.
Offerten erstellst du mit deinem Logo aus gespeicherten Kunden und Leistungen; sagt der Kunde zu, wird daraus per Klick ein Projekt oder direkt eine Rechnung. Läuft das Projekt über Wochen, erfasst du die Zeit per Start/Stopp und siehst, was der Pauschalpreis pro Stunde wirklich ergibt.
Wartungsverträge: der Teil, der trägt
Wartung, Support-Kontingente, Betreuungspauschalen: Das ist der Teil deines Geschäfts, der nicht bei jedem Projektende wieder bei null anfängt. Buchhalterisch ist er der angenehmste – gleiche Rechnung, gleicher Betrag, planbarer Eingang.
Wird jährlich im Voraus abgerechnet, erfasst du die Einnahme in einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, sobald das Geld eingeht – auch wenn die Leistung übers Jahr verteilt erbracht wird. Das ist korrekt und unkompliziert.
Eine Nebenwirkung, die man kennen sollte: Rechnest du alle Wartungsverträge im Januar ab, fällt ein grosser Teil deines Jahreseinkommens in einen Monat – und dein steuerbarer Gewinn schwankt entsprechend. Wer die Verlängerungstermine über das Jahr verteilt, glättet das nebenbei mit.
Und der praktische Teil: Führe eine Liste, welcher Vertrag wann zur Verlängerung ansteht. Ein Wartungsvertrag, der ein Jahr lang vergessen wird, ist ein Jahr Einnahme, das nie kommt.
Wiederkehrende Rechnungen ohne Suchen
Kunde wählen, Positionen erfassen, fertiges PDF mit deinem Logo und QR-Code herunterladen oder direkt versenden.
Kostenlos testen – ohne KreditkarteHosting und Domains, die du für andere bezahlst
Das ist die Eigenheit, die in dieser Branche am häufigsten falsch gebucht wird.
Wenn du Hosting und Domains auf deinen Namen einkaufst und deinen Kund:innen weiterverrechnest, ist beides in deiner Buchhaltung sichtbar: Der Einkauf ist eine Ausgabe, die Weiterverrechnung eine Einnahme. Auch wenn du keinen Aufschlag nimmst und der Betrag nur durchläuft.
Das hat eine Folge, die überrascht: Für die MWST-Grenze von CHF 100'000 zählt dein Umsatz – also inklusive weiterverrechnetem Hosting. Wer für dreissig Kunden Hosting und Domains führt, hat schnell einen fünfstelligen Betrag im Umsatz, an dem er nichts verdient.
Ein echter durchlaufender Posten ist es nur, wenn deine Kundschaft direkt beim Anbieter bestellt und bezahlt und du bloss verwaltest. Dann taucht es bei dir gar nicht auf. Das ist zugleich die Variante, die dich aus der Haftung nimmt, wenn ein Kunde nicht mehr zahlt – überlegenswert, sobald es viele werden.
Und unabhängig von der Buchhaltung: Diese Kosten laufen automatisch ab Kreditkarte, oft in Fremdwährung und über mehrere Anbieter. Einmal im Monat die Abrechnungen durchgehen ist der Unterschied zwischen «ich glaube, das stimmt» und «ich weiss es».
Fremdleistungen einkaufen
Text, Fotografie, Illustration, komplexere Programmierung: Was du zukaufst und weiterverrechnest, ist deine Ausgabe und deren Rechnung dein Beleg – die Weiterverrechnung ist deine Einnahme.
Zwei Punkte dazu. Erstens: Achte darauf, dass die Person dir korrekt Rechnung stellt und selbst als selbständig anerkannt ist. Wer regelmässig dieselbe Person weisungsgebunden beschäftigt, hat kein Einkaufsverhältnis mehr, sondern ein Anstellungsverhältnis – mit allen Konsequenzen bei den Sozialversicherungen.
Zweitens: Auch zugekaufte Leistungen zählen über die Weiterverrechnung in deinen Umsatz – und damit für die MWST-Grenze.
Ausgaben und Belege
- Hosting, Domains, Zertifikate, CDN, auch die für Kundenprojekte.
- Software und Abos. Designtools, Code-Editor, Plugins und Lizenzen, Analytics, Backup, KI-Assistenten.
- Fremdleistungen von Text bis Fotografie.
- Hardware. Rechner, Bildschirme, Testgeräte.
- Weiterbildung, Fachliteratur, Konferenzen.
- Berufshaftpflicht, bei grösseren Mandaten zunehmend vertraglich verlangt.
- Ein Teil von Handy und Internet, sowie ein Anteil an einem überwiegend geschäftlich genutzten Arbeitszimmer oder ein Coworking-Platz.
Bei allem, was du auch privat nutzt, gehört nur der geschäftliche Anteil in die Buchhaltung. Eine nachvollziehbare Schätzung, bei der du bleibst, ist besser als eine genaue Zahl, die du jedes Jahr neu erfindest.
Du hängst das PDF der Abo-Rechnung an oder fotografierst die Quittung – Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch erkannt und eingetragen. Ordnest du die Ausgabe dem Projekt zu, siehst du am Ende, was ein Mandat wirklich abgeworfen hat.
Hardware: sofort abziehen oder verteilen?
Kaufst du eine Maus für CHF 80, ist die Sache einfach: Ausgabe eintragen, Beleg dazu, fertig.
Kaufst du einen Rechner mit zwei Bildschirmen für CHF 4'000, stellt sich die Frage anders. Aus Sicht des Steueramts hast du kein Geld ausgegeben, sondern etwas Werthaltiges gekauft, das dir mehrere Jahre nützt. Der Grundsatz lautet deshalb: über die Nutzungsdauer verteilen statt sofort abziehen. Dafür gibt es einen Fachbegriff, den du nicht brauchst, aber vielleicht hörst: abschreiben.
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: In der Praxis darfst du als Einzelfirma oft trotzdem alles im Kaufjahr abziehen. Dorthin führen zwei Wege.
Der erste ist die Bagatellgrenze. Kleinere Anschaffungen – in vielen Kantonen bis rund CHF 1'000 – werden gar nicht erst als Anlage geführt, sondern direkt als Aufwand verbucht.
Der zweite heisst Sofortabschreibung und geht deutlich weiter. Etliche Kantone erlauben, bewegliches Anlagevermögen – Geräte, Mobiliar, Fahrzeuge, also alles ausser Liegenschaften – im Anschaffungsjahr vollständig oder bis auf einen kleinen Restwert abzuschreiben. Der Kanton Bern etwa regelt das in seiner Abschreibungsverordnung.
Zwei Bedingungen tauchen dabei fast überall auf: Die Sofortabschreibung ist nur im Kaufjahr möglich – nachholen geht nicht – und sie darf keinen Verlust erzeugen. Mehr als deinen Gewinn kannst du damit also nicht wegschreiben.
Weil Hardware schnell an Wert verliert, ist das für dich eine gute Nachricht. Und weil die Kantone es unterschiedlich handhaben, gehört vor eine grössere Anschaffung ein Anruf beim Steueramt deines Kantons.
Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr – weiterverrechnetes Hosting und zugekaufte Fremdleistungen zählen mit. Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn.
Webdesign, Entwicklung und Wartung sind normal steuerbar zum Satz von 8,1 %. Für Geschäftskunden ist die MWST ein durchlaufender Posten – sie ziehen sie als Vorsteuer ab. Für Vereine, Praxen und kleine Betriebe, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, verteuert sie dein Angebot dagegen effektiv.
Hast du Kundschaft im Ausland: Dienstleistungen an Geschäftskunden im Ausland gelten mehrwertsteuerlich in der Regel als am Ort des Empfängers erbracht – du stellst ohne Schweizer MWST Rechnung, dein Kunde versteuert die Leistung selbst. Der Umsatz zählt trotzdem für deine Grenze mit.
Wenn du MWST abrechnen musst, rechnet easyBalance den Betrag automatisch aus – nach der Methode, die für dich gilt, effektiv oder mit Saldosteuersatz. Solange du nicht pflichtig bist, musst du dich damit gar nicht beschäftigen.
AHV: der Posten, der überrascht
Auf deinem Gewinn zahlst du AHV-, IV- und EO-Beiträge. Die Ausgleichskasse arbeitet im ersten Jahr mit einer Schätzung und gleicht später aus – deshalb kommt die unangenehme Rechnung meist im zweiten Jahr.
Leg von jeder Zahlung einen festen Anteil zur Seite, für Steuern und AHV. Bei wiederkehrenden Wartungserlösen ist ein Dauerauftrag auf ein zweites Konto die einfachste Lösung.
Das Jahresende
Wenn du das Jahr über laufend erfasst hast, ist der Jahresabschluss kein Projekt, sondern ein Nachmittag. Du brauchst am Ende zwei Zahlen: was hereingekommen ist und was hinausgegangen ist. Die Differenz ist dein Gewinn – die Grundlage für Steuererklärung und AHV.
Belege bewahrst du danach zehn Jahre auf. Digital ist ausdrücklich erlaubt; mehr dazu in Belege sammeln und 10 Jahre aufbewahren.
Auf Knopfdruck entsteht ein Abschluss-Dokument mit deinen Firmendaten, der Aufschlüsselung nach Kategorien und einem Unterschriftsfeld – das legst du direkt der Steuererklärung bei.
Die Routine, die den Unterschied macht
- Täglich, nebenbei: Stunden aufs Projekt erfassen, während du sie leistest.
- Bei jedem Meilenstein: Teilrechnung stellen, statt bis zur Aufschaltung zu warten.
- Einmal im Monat: Hosting- und Abo-Abrechnungen ablegen, anstehende Wartungsverlängerungen prüfen.
- Am Jahresende: Abschluss erstellen und der Steuererklärung beilegen.
Nicht das Werkzeug entscheidet, ob Buchhaltung nervt – die Regelmässigkeit tut es.
Häufige Fragen
Zählt weiterverrechnetes Hosting zu meinem Umsatz?
Ja, wenn du es auf deinen Namen einkaufst und weiterverrechnest: Der Einkauf ist eine Ausgabe, die Weiterverrechnung eine Einnahme – auch ohne Aufschlag. Für die MWST-Grenze von CHF 100'000 zählt der Umsatz, also inklusive Hosting. Bestellt die Kundschaft direkt beim Anbieter, taucht es bei dir gar nicht auf.
Wie verbuche ich einen Wartungsvertrag, der jährlich im Voraus bezahlt wird?
Die Einnahme wird erfasst, sobald das Geld eingeht – auch wenn die Leistung übers Jahr verteilt erbracht wird. Rechnest du alle Verträge im Januar ab, fällt allerdings ein grosser Teil deines Jahres in einen Monat; Verlängerungstermine über das Jahr zu verteilen glättet das.
Wie verbuche ich Teilzahlungen?
Jede Teilzahlung ist eine ganz normale Einnahme, sobald sie eingeht. In der Schlussrechnung ziehst du sie als bereits bezahlte Position ab, damit nachvollziehbar bleibt, was das Projekt insgesamt gekostet hat.
Was muss ich bei zugekauften Fremdleistungen beachten?
Die Rechnung der Person ist dein Beleg, der Betrag deine Ausgabe. Achte darauf, dass sie tatsächlich selbständig ist – wer regelmässig dieselbe Person weisungsgebunden beschäftigt, hat ein Anstellungsverhältnis, mit allen Folgen bei den Sozialversicherungen.
Muss ich Kundschaft im Ausland MWST verrechnen?
In der Regel nicht: Dienstleistungen an Geschäftskunden im Ausland gelten mehrwertsteuerlich als am Ort des Empfängers erbracht. Der Umsatz zählt aber für deine eigene Umsatzgrenze mit.
Kann ich einen neuen Rechner sofort abziehen?
Kleinere Anschaffungen bis rund CHF 1'000 ziehst du direkt im Kaufjahr ab. Darüber gilt der Grundsatz, den Betrag über mehrere Jahre zu verteilen – viele Kantone erlauben eine Sofortabschreibung auf beweglichem Anlagevermögen, sofern dadurch kein Verlust entsteht.
Brauche ich eine richtige Buchhaltung?
Meistens nicht. Solange deine Einzelfirma weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr macht, genügt eine einfache Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben plus die Belege dazu.
Fazit
Buchhaltung im Webgeschäft besteht im Kern aus vier Dingen: Projekte mit Teilzahlungen abrechnen, Wartungsverträge nachhalten und verlängern, weiterverrechnetes Hosting als Ausgabe und Einnahme führen und die MWST-Grenze im Auge behalten – die kommt hier früher, weil Hosting und Fremdleistungen mitzählen.
Quellen
- KMU-Portal des Bundes: Buchführungspflicht
- ESTV: Mehrwertsteuerpflicht
- ESTV: Schweizer Mehrwertsteuersätze
- ESTV: Merkblätter zu Abschreibungen
Sven Ferstl
Gründer von easyBalance