1. Die Buchhaltungspflicht: Wer darf einfach, wer muss doppelt buchen?
Das Obligationenrecht (Art. 957 OR) unterscheidet zwei Stufen.
Vereinfachte Buchführung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) ist erlaubt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 500'000 sowie für Vereine und Stiftungen, die nicht zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind. Bei dieser Form erfassen Sie chronologisch Ihre Einnahmen und Ausgaben und erstellen am Jahresende eine einfache Übersicht über Ihr Vermögen. Eine formale Bilanz oder Erfolgsrechnung ist nicht nötig.
Doppelte Buchhaltung (mit Bilanz und Erfolgsrechnung) ist verpflichtend für Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000 Jahresumsatz, für alle juristischen Personen — also GmbH, AG, Genossenschaft — unabhängig von der Umsatzhöhe von Tag eins an, sowie für Vereine und Stiftungen, die ins Handelsregister eingetragen werden müssen. Diese Form verlangt ein vollständiges Soll-Haben-System, aus dem Bilanz und Erfolgsrechnung abgeleitet werden. Der administrative Aufwand ist deutlich höher.
Unabhängig von der gewählten Form müssen Buchhaltungsunterlagen und Belege 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR) — Papier- wie elektronische Belege gleichermassen, sofern deren Echtheit und Unveränderbarkeit sichergestellt ist.
2. Die Mehrwertsteuer: eine zweite, unabhängige Pflicht
Die MWST-Pflicht hat mit der Buchhaltungspflicht nichts direkt zu tun — sie wird separat ausgelöst. Die allgemeine Schwelle liegt bei CHF 100'000 Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen. Für Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnützige Organisationen gilt eine höhere Schwelle, meist CHF 250'000. Wer die Schwelle erreicht oder absehbar erreichen wird, muss sich innerhalb von 30 Tagen selbständig bei der ESTV anmelden — es gibt keine automatische Aufforderung.
Bei der Abrechnung stehen zwei Methoden zur Wahl.
Effektive Methode: Sie weisen die eingenommene MWST aus und ziehen die auf Ihren eigenen Einkäufen bezahlte Vorsteuer ab. Das ist exakt, aber buchhalterisch aufwendiger — jede Eingangsrechnung mit MWST muss separat erfasst werden. Abgerechnet wird in der Regel vierteljährlich.
Saldosteuersatz-Methode (SSS): Sie multiplizieren Ihren Bruttoumsatz mit einem von der ESTV festgelegten, branchenspezifischen Pauschalsatz — fertig. Einen separaten Vorsteuerabzug gibt es nicht, da er im Pauschalsatz bereits eingerechnet ist. Abgerechnet wird nur halbjährlich, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Voraussetzung: Jahresumsatz höchstens CHF 5,024 Mio. und geschuldete Steuer höchstens CHF 108'000 pro Jahr — für die allermeisten Einzelunternehmen und Vereine kein Hindernis.
Die Saldosteuersatz-Methode lohnt sich vor allem für Dienstleistungsbetriebe mit wenig Vorsteuer-Aufwand (Beratung, Coaching, Handwerk mit geringem Materialeinkauf). Wer hingegen hohe Vorsteuerbeträge hat, fährt mit der effektiven Methode oft günstiger — das ist im Einzelfall zu prüfen.
3. Wo easyBalance passt — und wo nicht
easyBalance eignet sich für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Jahresumsatz — also genau die Unternehmen, die gesetzlich nur eine vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen müssen. Ebenso für Vereine, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind. Und für Unternehmen, die MWST-pflichtig sind und nach der Saldosteuersatz-Methode abrechnen — easyBalance berechnet die halbjährliche Abgabe automatisch aus den erfassten Bruttoeinnahmen und zeigt die Fristen an.
easyBalance eignet sich nicht für GmbH und AG — diese sind unabhängig vom Umsatz immer zur doppelten Buchhaltung mit Bilanz verpflichtet. Auch nicht für Einzelunternehmen oder Personengesellschaften ab CHF 500'000 Jahresumsatz, für handelsregisterpflichtige Vereine sowie für Unternehmen, die MWST nach der effektiven Methode abrechnen — also mit separatem Vorsteuerabzug pro Rechnung. easyBalance unterstützt aktuell ausschliesslich die Saldosteuersatz-Methode.
4. Kurz zusammengefasst
Bei der MWST gilt zusätzlich: easyBalance unterstützt die Saldosteuersatz-Methode, nicht die effektive Methode mit Vorsteuerabzug.
Dieser Text dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Massgebend sind die jeweils aktuellen Bestimmungen des Obligationenrechts (OR), des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) sowie die Mitteilungen der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Bei Unsicherheiten oder grenznahen Fällen empfehlen wir die Rücksprache mit einer Treuhänderin oder einem Treuhänder.